Verschwundenen OneDrive-Sync-Button bei Multi-Tenant-B2B-Synchronisation wiederherstellen

Wenn Sie OneDrive-Ordner mit Ihrem lokalen Windows-Rechner synchronisieren wollen, klappt das in gewissen Szenarien nicht mehr so einfach. Stammt der Ordner nämlich aus einem externen Tenant, dann fehlt das bisherige „Synchronisieren“-Symbol im OneDrive-Webclient. Hier erfahren Sie, was Microsoft geändert hat und wie Sie Sync wiederherstellen:

OneDrive for Business ermöglicht das Freigeben von Dateien und Ordnern seit einiger Zeit auch für externe Nutzer wie Kunden, Dienstleister oder Geschäftspartner. Sie geben dafür beim Teilen einfach die E-Mail-Adresse an, sofern das die Rechte in der Organisation erlauben. Falls der Gegenüber ebenfalls Office 365 verwendet, spricht man von einer B2B-Synchronisation – zwischen zwei Office 365-Tenants.

Der Freigabevorgang im Windows Explorer ist soweit bekannt: Sie klicken auf  einen Ordner oder auf Dateien, wählen im Kontextmenü Teilen sowie die gewünschten Bearbeitungsrechte, und senden damit eine Freigabe-E-Mail an den Partner (Bild 1).

Der Empfänger klickt anschließend auf Öffnen und wird dabei aufgefordert, sich mit seiner Office 365-Adresse anzumelden (Bild 2).

Sobald der Empfänger den Ordner erfolgreich geöffnet hat, bekommen Sie eine Nachricht (Bild 3).

Öffnen Sie Im Browser anschließend den Ordner, sieht das meistens so aus (hier als Beispiel der Skillup365-Ordner):

Wenn Sie nun den im Browser geöffneten Ordner mit Ihrem Windows-Gerät permanent synchronisieren möchten, um die Dokumente immer lokal vorliegen zu haben, dann klicken Sie in der OneDrive-Menüleiste auf Synchronisieren.

Neben dem Synchronisieren von Dateien und Ordnern aus dem eigenen OneDrive ist auch die dauerhafte Verknüpfung mit externen freigegebenen Ordnern möglich. Diese Synchronisation über unterschiedliche Tenants hinweg heißt im Microsoft-Jargon B2B-Sync.

Kein Sync-Button mehr – wegen geänderter AAD-Registierung

Nun stellen neuerdings viele Nutzer fest, dass die entsprechende Synchronisierungs-Schaltfläche fehlt. Der Grund dafür ist eine Änderung bei der Nutzerregistrierung für die B2B-Synchronisation.

Bisher war es so, dass beim Teilen von externen Dateien und Ordnern die Nutzer mit eigenem Office 365-Konto inklusive Benutzerverzeichnis (Azure AD – AAD) automatisch registriert wurden. Wann immer Sie jemandem eine Freigabe schickten, wurde die Person automatisch im eigenen AAD als Gast-User angelegt. Zwar führte dieses Verfahren zu oft langen User-Listen, jedoch lief der gesamte Prozess automatisch ab.

Keine automatische Gast-Registrierung im AAD mehr

Inzwischen hat Microsoft diesen Automatismus abgeschafft. Das bedeutet, dass bei der Freigabe eines Ordners per OneDrive for Business die betreffende Person nicht mehr automatisch als Gast im AAD des eigenen Tenants angelegt wird.

Und genau aus diesem Grund wird auch der Sync-Button im OneDrive-Webclient nicht mehr angezeigt. Welche Möglichkeit gibt es nun, die bekannte Sync-Schaltfläche wieder zurückzuholen?

Die Lösung: Externe User manuell als Gäste ins AAD hinzufügen

Die Lösung ist grundsätzlich recht einfach: Sie müssen lediglich den externen User als Gast in Ihr AAD hinzufügen. Einzige Voraussetzung dafür ist, dass Sie die Rechte dafür haben.

Option 1: Benutzer anlegen mit Gasteinladungs-Mail

Zwei Wege stehen Ihnen dafür offen, wobei beide jeweils spezifische Nachteile haben. Weg eins führt über die Benutzerverwaltung (Bild), und hier erhält der neu angelegte Nutzer eine Gasteinladung per E-Mail, die sich nicht unterbinden lässt. Da Sie zuvor ja bereits eine Freigabe-Mail für den OfB-Order geschickt haben, ist das etwas nervig.

Hier sehen sie, dass das Feld-E-Mail-Adresse ein Pflichtfeld ist und Sie die Einladung nicht verhindern können:

Die zweite Option verzichtet auf die E-Mail beim Hinzufügen des Gastes, sie ist allerdings etwas umständlicher.

Option 2: Gäste per CSV-Datei ohne Einladung ins AAD aufnehmen

In diesem Fall nehmen Sie den User nach Versenden der OfB-Einladung über einen Dateiimport ins AAD auf. Dafür laden Sie im Dialog Massenbenutzereinladung die vorgegebene CSV-Vorlage herunter, tragen darin Ihren Gast ein und laden dann die Datei wieder hoch.

Über den Menüpunkt links Ergebnisse von Massenvorgängen können Sie den Erfolg oder Misserfolg der Ausführung der .CSV-Übernahme sehen. Alternativ können Sie den Vorgang auch über die PowerShell durchführen.

Was ist bei der CSV-Datei zu beachten? Sie können die vorgegebenen ersten Zeilen so stehen lassen. Wichtig ist der Eintrag FALSE, der bewirkt, dass keine Einladungsnachricht gesendet wird. Damit erübrigen sich auch die Information zur Redirect-URL sowie der Inhalt für eine Willkommensnachricht. Auch noch wichtig ist, dass die URL mit https angegeben werden muss.

Es dauert dann rund zwei Minuten, und der User ist im AAD als Gast sichtbar:

Und schließlich erscheint auch der Synchronisierungs-Button wieder – spätestens nach einmal ab- und wieder anmelden:

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