Was bitte ist die SharePoint Homepage? Root-Site, Start-Page, Home-Site oder Hub-Site?

Unter Homepage versteht man im Web die oberste Seite einer Webpräsenz. Bei SharePoint ist eine solche eindeutige Seitenhierarchie nicht auf Anhieb erkennbar. Hier gibt es nämlich gleich vier Begriffe, die eine oberste Hierarchieebene suggerieren: Die Root Site, die Startseite, die Home Site und die Hub Site. Welche dieser Seitenarten in einer SharePoint-Umgebung ganz oben erscheint, hängt vom Einsatzzweck und der Intranet-Konfiguration ab.

Gibt es eine eindeutige SharePoint Homepage? Bei genauerer Betrachtung der Optionen findet man vier verschiedene Site-Arten vor, die auf ganz unterschiedliche Art eine Homepage oder Hauptseite sein können. Dass SharePoint vom Start weg keine eindeutige Antwort liefert, hat mit technischen Eigenheiten zu tun, und zudem mit individuellen organisatorischen Anforderungen, die abgedeckt werden müssen.

Hier eine Übersicht über die vier „Homepage“-Typen, wie sie funktionieren, und wie sie sich zueinander verhalten:

(Vorbemerkung zu den verwendeten Bezeichnungen: Da Microsoft einige Begriffe inkonsistent übersetzt hat, bleiben wir in den Beschreibungen weitgehend bei den englischen Namen.)

1. Root-Site – die Site mit der Haupt-URL

Die Root Site von SharePoint erfüllt in erster Linie eine technische Aufgabe. Es handelt hierbei um die ursprüngliche Hauptseite beim Anlegen eines neuen Microsoft 365-Tenants. Erkennbar ist sie an der kurzen URL ohne jeglichen Anhang, die den gesamten Tenant repräsentiert, nach dem Muster: <Tenantname>.sharepoint.com

Aufgrund des prägnanten „Home-URL“-Namens überträgt man die Root-Site-Rolle beim Einrichten des Intranets meistens auf eine als Homepage konfigurierte Home-Site. Auch eine Hub-Site kann diese Rolle übernehmen (mehr dazu unten).

Anpassung der Root-Site: Die Root-Site-Zuordnung findet im SharePoint-Admin-Center statt, im Abschnitt Websites/Aktive Websites. Hier wählt man die aktuelle Root-Site aus, klickt oben in der Menüleiste auf die drei Punkte und wählt Site ersetzen.

Falls die aktuelle Root-Site auch gleichzeitig eine Hub-Site ist, muss beim Ändern zunächst die Registrierung als Hub-Site aufgehoben werden. In unserem Bild ist der Menüpunkt deshalb ausgegraut.

Root-Site-Besonderheiten:

• Es kann nur eine Root-Site im gesamten Tenant geben
• Die Suchfunktion auf der Root-Site erstreckt sich über den gesamten Tenant
• Die Root-Site-Rolle lässt sich jederzeit auf andere Site-Typen übertragen, sie kann als Home-Site und als Hub-Site registriert werden
• Eine Root-Site lässt sich theoretisch löschen, was allerdings den gesamten SharePoint und OneDrive unbrauchbar machen würde

2. Start-Page – die Sonder-Home-Page über den App-Launcher

Bei der SharePoint Start-Page (Startseite) handelt es sich um eine Art „App-Homepage“. Sie wird immer aufgerufen, wenn man im Microsoft 365 App-Launcher auf das SharePoint-Icon klickt. Als Benutzer erreicht man über diesen Klickweg immer genau diese Seite, sie stellt damit so eine Art Neben-Homepage dar.

Das grundlegende optische Erscheinungsbild der Start-Page ist immer gleich, unabhängig von allen Modifikationen und Site-Designs im restlichen Tenant, dieses Layout kann auch nicht verändert werden. Das betrifft auch das SharePoint-Symbol im App-Launcher, das „hartverdrahtet“ ist und immer auf die Start-Page führt (alle Details dazu sind in einem separaten Artikel über die Startseite beschrieben).

Das besondere an der Startseite ist, dass sie als Überblicksseite konzipiert ist, im Stil von Social-Media-Sites. Jeder Benutzer findet hier die für ihn relevanten SharePoint-Sites, darüber hinaus auch Neuigkeiten, Links und Sites, denen man folgt.

Die Startseite setzt sich aus folgenden Elementen zusammen:

1. Sites, denen man folgt (Following)
2. Sites, die man kürzlich besucht hat (Recent)
3. Sites, die man häufig besucht (Frequent Sites)
4. Vorgeschlagene Sites, die interessant sein könnten (Suggested Sites)
5. News aus der Organisation, über alle Sites hinweg (News)
6. Globale Suche, die sich über alle SharePoint-Sites mit User-Zugriff erstreckt, und den eigenen OneDrive (Search)

Besonderheiten der Startseite:

• Diese Seite erreicht man immer über das SharePoint-Symbol im Microsoft 365-App-Launcher
• Es ist eine vorkonfigurierte News- und Highlight-Seite, deren Layout sich nicht verändern lässt
• Einige Inhalte sind dynamisch und nutzerbezogen, und generieren sich aus Profilinformationen
• Die Startseite ist als eine Art Navigations-Portal gedacht. Falls keine Hub-Sites existieren, kann die Start-Seite als alternatives Hauptportal zum Ansteuern der vorhandenen Intranet-Sites genutzt werden

3. Home-Site – die eigentliche SharePoint-Homepage

Bei der Home-Site (die Microsoft stellenweise irreführend mit ‚Startseite‘ übersetzt) handelt es sich um die eigentliche Homepage in einem SharePoint Intranet. Diese muss als solche festgelegt werden, dafür gibt es im Admin Center eine Konfigurations-Option. Als Home-Site eignet sich jede beliebige SharePoint-Site, die als Kommunikationswebsite angelegt wurde. Teamwebsites sind dafür nicht geeignet.

Das ist beim Einrichten von Home-Sites zu beachten

• Nur Kommunikationswebsites können als Home-Sites deklariert werden, keine Teamwebsites
• In einem Tenant kann es nur eine Home-Site geben
• Eine Kommunikationswebsite, die in eine Hub-Site eingebunden ist, kann nicht zur Home-Site umgewandelt werden. Entweder ist es eine Stand-alone-Kommunikationswebsite, oder diese ist als Hub-Site deklariert.
• Eine Home-Site kann über Viva Connections in Teams als SharePoint-Home-Site integriert werden

Weitere Besonderheiten von Home-Sites

Übergeordnete Suche

Die Suche arbeitet bei der Home-Site über alle SharePoint-Sites hinweg. Bei normalen Site-Typen beschränkt sich sich auf die Site.

Hervorgehobene News

Neuigkeitenbeiträge, die innerhalb der Home-Site erstellt wurden, erhalten eine besondere Markierung mit dem Home-Site-Titel – in unserem Beispiel die Hub-Site, die gleichzeitig die Home-Site ist.

4. Hub-Sites – zentralisierte Navigation

Mit den Hub-Sites bietet SharePoint einen erweiterten Site-Typus, auf dem sich zusammengehörende Sites bündeln lassen. Die beiden Hauptfunktionen von Hub-Site sind eine einheitliche Navigation für alle untergeordneten Websites (siehe Bild), und das gemeinsame optische Erscheinungsbild (Branding) für alle Sites im Hub.

Hub-Sites erkennt man daran, dass die eine zusätzliche horizontale Navigationsleiste im Titelbereich vorweisen. Diese kann umfassend konfiguriert werden.

Ob in einer Organisation eine einzelne Hub-Site ausreicht, oder ob mehrere eingerichtet werden sollen, hängt einerseits von der Struktur ab, andererseits von der Informationsarchitektur. Denkbar sind folgende Einsatzszenarien:

• Intranet-Hub-Site: Als zentraler Navigationspunkt, der auf verschiedenen Bereichs- und Abteilungs-Websites verlinkt
• Abteilungs-Hub-Site: Ein Hub für die Abteilung, der auf Websites innerhalb dieser Struktur verlinkt
• Projekt-Hub-Site: Ein Hub für das Projektmanagement, das verschiedene Websites des Projekts vereint

Besonderheiten von Hub-Sites:

• Bis zu 2000 Hub-Sites können innerhalb eines Tenant eingerichtet werden
• Jede Website kann in einen Hub aufgenommen werden, die Hub-Site stellt dafür eine gemeinsame Navigation bereit
• Die Einbindung in eine Hub-Site hat keinerlei Einfluss auf Sicherheitseinstellungen und Berechtigungen innerhalb der jeweiligen Site
• Ein Hub aggregiert alle News der enthaltenen Sites
• Die Suche erstreckt sich über das gesamte Hub

5: Zusammenfassung: Vier Varianten SharePoint Homepage

• Root-Site: Hierbei handelt es sich um die „logische Hauptseite“ eines SharePoint-Tenants. Sie wird beim Start angelegt und verfügt über die kurze Haupt-URL
• Start-Page: Sie ist die nicht veränderbare ‚Neben-Homepage‘, die man über das Microsoft 365-App-Menü beim Klick auf das SharePoint-Icon erreicht. Inhaltlich bietet sie eine Art persönlichen Social-Media-News-Feed.
• Home-Site: In den meisten Intranets ist die Home-Site die eigentliche Homepage der Organisation. Man konfiguriert dafür eine Kommunikationswebsite, der man meist auch die kurze Root-Site-URL zuweist.
• Hub-Site: Eine erweiterte Site-Variante, die als Navigations-Sammelpunkt eingesetzt wird. Man fasst hier zusammengehörende Sites zusammen, die entweder das gesamte Intranet, eine Abteilung oder ein Projekt repräsentieren.