So verwalten Sie Aufgaben mit der neuen Tasks-App in Microsoft Teams

Microsoft vereinfacht die Aufgaben­verwaltung mit der Einführung der neuen Teams-Erweiterung Tasks. Dabei handelt es sich nicht wirklich um eine neue App, stattdessen vereint Tasks die be­stehenden Anwendungen Planner und To do in einer Oberfläche. Tasks eignet sich sowohl für die persönliche Aufgaben­verwaltung als auch für die in Gruppen. Auch eine Synchroni­sierung mit Outlook ist möglich.

Um die neue Aufgaben­planung nutzen zu können muss man zunächst einmal den Planner in Teams integrieren. Dazu klickt man in der linken Leiste mit den App-Symbolen ganz unten auf die drei Punkte. Hier sollte die Planner-App auftauchen. Falls nicht, kann man sie leicht über das Suchfeld finden.

Nach Planner im App-Katalog von Teams suchen

Falls der Planner nicht in der Suche auftaucht, prüfen Sie bitte, ob für Benutzer irgendwelche Richtlinien gelten, die das Hinzufügen von Apps unterbinden. Gerade bei der Einführung von Teams macht es durchaus Sinn, nicht gleich den gesamten App-Store freizugeben, sondern diesen auf ausgesuchte Apps zu beschränken.

Die Installation erfolgt dann über die Schaltfläche Hinzufügen.

Die App Planner zu Microsoft Teams hinzufügen

Planner integriert sich in die linke Symbolleiste. Das Menü von Planner ist recht einfach aufgebaut und umfasst folgende Punkte:

  • Aufgaben (To-dos): Liste der persönlichen Aufgaben, die sich mit Outlook (unter Aufgaben) synchronisieren
  • Wichtig (Important): Aufgaben, die mit einem Stern markiert wurden und daher von höherer Priorität sind.
  • Geplant (Planned): Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum.
  • Mir zugewiesen: Aufgaben, die von anderen Benutzern zugewiesen wurden.
Die Aufgaben aus Teams werden mit Outlook synchronisiert

Eine neue Aufgabe kann man recht einfach über den entsprechenden Link erstellen.

Neue Aufgabe anlegen

Durch das Klicken auf die jeweiligen Spalten kann man die Priorität und die Fälligkeit anpassen. Ganz wichtig dabei ist, nach der Erstellung der Aufgabe den kleinen Haken ganz rechts zu setzen, ansonsten wird sie nicht gespeichert.

Priorität und Fälligkeit lassen sich direkt aus der Übersicht anpassen.

Da wir die Priorität und auch die Fälligkeit definiert haben, füllen sich die Kategorien Wichtig und Geplant nun von alleine. Die Spalte Quelle zeigt, wo diese Aufgabe entstanden ist.

Teams kategorisiert die Aufgaben nach Priorität und Status.

Wird die Aufgabe begonnen, kann man diese mit einem Status versehen (aktuell gibt es hier nur Nicht begonnen und Erledigt, anders als in Outlook, wo man noch einen prozentualer Satz angeben kann, wie viel von der Aufgabe bereits abgearbeitet wurde.

Aktuell kennt Teams bei Aufgaben nur zwei Status.

Bei einer größeren Anzahl von Aufgaben lässt sich die Suche über die Filteroption einschränken.

Aufgaben über Suchbegriffe filtern

Bereits erledigte Tasks sind unter der dem Pulldown-Menü Alle aktiven zu finden, hier kann man den Status auf Erledigt ändern. Es geht also keine Aufgabe verloren.

Tasks können zudem auch für einzelne Teams über deren Register­karten eingebunden werden. Dazu klickt man auf das (+) neben den bestehenden Tabs und wählt dann den Planner aus.

Tasks in den Registerkarten eines Teams

Für die bessere Übersichtlichkeit lassen sich auch diese Tasks bei den normalen Aufgaben des Benutzers anzeigen und verwalten.

Fazit

Zusammenfassend kann man feststellen, dass sowohl einzelne Benutzer als auch Teams beziehungsweise Kanäle die Tasks nutzen können. Der Grund liegt darin, dass Tasks sich aus den Apps To do und Planner speist. Deswegen heißt es aktuell noch Tasks by Planner and To Do, wird aber demnächst bloß in Tasks umbenannt.

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4 Monate her

Sehr schöne Übersicht über die neuen Funktionen!

Gibt es auch eine Möglichkeit, die Aufgabenlisten mit Sharepoint zu verbinden? Ich möchte die Aufgaben in Sharepoint anzeigen, mit zusätzlichen Spalten ergänzen und mit Power Automate automatisch bearbeiten. Geht das?