Mehr Sicherheit für den Teams Gastzugriff: BCC Affirmatic erleichtert das Guest User Management

Über den Gastzugriff ermöglicht Microsoft 365 externen Nutzern, Zugriff auf Teams, Dokumente und Apps zu bekommen. Über diesen Weg lassen sich Kunden und Partner auch ohne Microsoft-Konto in Teams-Besprechungen einladen. Allerdings muss die Administration der Gästekonten manuell erfolgen. Deutlich einfacher und sicherer gestaltet sich das Guest User Management beim Einsatz eines entsprechenden Verwaltungs-Tools.

Gastzugriff: Simpel, aber viel Administrationsaufwand

Mit dem Gastzugriff (Guest User Management) bietet Microsoft 365 eine einfache Möglichkeit, um externen Personen Zugriff auf Teams, Dokumente, Ressourcen, Chats und Anwendungen zu gewähren. Die Grundfunktionen sind einfach gestaltet, so dass Sie Gäste schnell einladen und deren Konten im Microsoft 365-Tenant sicher verwalten können.

Doch jenseits der Basisfunktionen ist die Gastbenutzer-Administration komplex und erfordert viel manuellen Aufwand für die IT. Das beginnt beim Überblick über die Gastkonten, betrifft aber auch Sicherheitsaspekte beim Zugriff externer Nutzer.

Überwachung von Berechtigungen, Compliance usw.

Egal, ob Sie die Anzahl der Benutzer abfragen oder die korrekte Vergabe von Berechtigungen prüfen wollen, müssen Sie dafür Zeit und entsprechendes Knowhow aufwenden. Dasselbe gilt auch für Szenarien wie beispielsweise die Einbindung in interne Genehmigungsverfahren, das Verhindern von Compliance-Verstößen und generell die Kontrolle über die Unternehmensdaten.

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Die Probleme beim Umgang mit einer größeren Zahl an Gastkonten sind vielfältig.

Das Tool BCC Affirmatic adressiert die Probleme eines manuellen Lifecycle-Management von Gastkonten mit Hilfe einer automatisierte Lösung.

Das sind die wichtigsten Funktionen von BCC Affirmatic

Gastnutzer-Verwaltung über Self-Service:

Mit dem Employee Self-Service wird das Onboarding von externen Benutzern mit einem standardisierten Anfrage- und Genehmigungssystem vereinfacht. Das umfasst Self Services-Anträge und das automatisierte Erstellen einer Entra ID (AzureAD) für jedes Gastkonto. Einladungen und Anfragen können Sie so nahtlos an interne Vorgaben anpassen, was sowohl für Administratoren wie für externe Benutzer die User-Experience optimiert.

Das Dashboard von BCC Affirmatic liefert einen Überblick über Teams und die darin aktiven Kanäle, Gruppen und Benutzer.

Gastzugriff verwalten mit Zugriffsrechten und Kontrolle per Dashboard:

Externe Benutzer erhalten einen klar definierten Zugriff auf Teams, Gruppen und SharePoint. Sie legen dabei eindeutige Owner fest und wählen die Zahl der Owner pro Gastbenutzer. Über ein Dashboard verwalten Sie die Zugriffe und behalten hier die Kontrolle über gemeinsam genutzte Ressourcen.

Automatisierung des Gastkonto-Lebenszyklus:

Beim Management des Lifecycles von externen Usern legen Sie Ablauffristen fest, die automatisch eingehalten, verlängert, verkürzt oder entfernt werden. Weitere Automatisierungen betreffen etwa die Deaktivierung nach einem vorgegebenen Zeitraum wie auch die Überprüfungserinnerung von Gastnutzern. Das erhöht die Sicherheit und vereinfacht die Prozesse über den Lebenszyklus von Konten.

Standardisierung der Verwaltung mit Vorlagen:

Mit der Verwendung von Vorlagen vereinfachen Sie die Administrationsprozesse und stellen sicher, dass jede neue Ressource konsistent mit den erforderlichen Funktionen und Fähigkeiten erstellt wird und alle Daten und Prozesse immer im System bleiben.

Private Cloud oder Azure-Hosting:

BCC Affirmatic bietet flexible Bereitstellungs-Optionen an. Sie können wählen zwischen einer von BCC verwalteten SaaS-Hosting-Lösung auf Azure. Oder aber Sie stellen die Lösung intern über Ihr Rechenzentrum oder Ihre Private Cloud zur Verfügung.

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