In Teams mit Externen zusammenarbeiten – Gastzugriff, anonyme Meetings oder Cloud-Kollaboration

Wenn Sie in Teams mit Externen zusammenarbeiten möchten, stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung. Oft wird der Gastzugriff für einfaches externes Teilen von Dokumenten und Teams verwendet. Für Dateifreigaben, Einladen von Gästen in Teams und Besprechungen mit Externen gibt es weitere Optionen. Dieser Beitrag zeigt im Überblick alle wichtigen Optionen der externen Zusammenarbeit.

Übersicht: Optionen für externe Zusammenarbeit in M365:

Diese Tabelle gibt einen Überblick über alle aktuellen Möglichkeiten der Zusammenarbeit und Dokumentenfreigabe mit Externen in Microsoft 365, und wie über welche Kontooptionen sie auf Microsoft 365-Dienste zugreifen können:

Ziel der der Zusammenarbeit	Erforderliche Konto des Externen	Voreinstellung
Authentifizierte Datei- und Ordnerfreigabe	Gastkonto	Aktiviert
Freigaben für Websites	Gastkonto	Aktiviert
Team-Freigabe	Gastkonto	Aktiviert
Cloudübergreifende Freigabe	Gastkonto	Deaktiviert
Freigabe für Multi-Mandanten-Organisationen	Gastkonto	Deaktiviert
Geteilte Kanäle in Teams	Vorhandenes externes Microsoft 365-Konto	Deaktiviert
Teams-Chat und -Besprechungen mit Externen	Vorhandenes externes Microsoft 365-Konto	Aktiviert
Cloudübergreifende Besprechungen	Vorhandenes externes Microsoft 365-Konto	Deaktiviert
Anonyme Teilnahme an Besprechungen	Keine	Aktiviert
Datei- und Ordnerfreigaben für ‚Jeder‘-Links	Keine	Aktiviert

Personen außerhalb Ihrer Organisation haben keinen Zugriff, solange Sie nicht eine dieser Aktivitäten starten. Sie können jede dieser Funktionen ausschalten, falls diese nicht erwünscht sind.

1. Gastzugriff: Simples Teilen von Dokumenten und Teams

Für das Teilen von Dokumenten, Sites und Teams mit Externen sieht Microsoft den Gastzugriff vor. Dafür ist der Kontotyp Gast vorgesehen, der dazu im Microsoft Entra ID (früher Azure AD) eingerichtet wird. Aus technischer Sicht kommt hier die Funktion Microsoft Entra B2B Collaboration zum Einsatz. Dieser Freigabemechanismus ermöglicht das Teilen von Ressourcen mit jeder externen Person, die über eine E-Mail-Adresse verfügt.

Einsatzmöglichkeiten mit Gastzugriff:

Mit der Gastbenutzer-Rollen gibt es beispielsweise folgende Einsatzmöglichkeiten:

• Gäste können in Microsoft 365 Gruppen, Teams oder SharePoint-Sites eingeladen werden, um mit Personen in Ihrer Organisation zusammenzuarbeiten.
• Sie können mit Gästen Dateien oder Ordner teilen, die diese betrachten oder bearbeiten können – je nach festgelegten Rechten.

Verwaltung von Gastbenutzern:

Die Verwaltung von Gastbenutzer erfolgt auf die selbe Weise wie die von normalen Benutzern. Wichtig sind dabei folgende zwei Dinge:

• Gäste können nur auf Ressourcen zugreifen, die Sie ausdrücklich mit ihnen teilen.
• Gäste benötigen für die meisten Kollaborations-Funktionen keine extra Lizenz.

Anmeldevarianten als Gast – mit Microsoft-Konto oder unbekanntem Konto:

• Gäste, die über ein nicht verbundenes Microsoft-Konto verfügen (Kommerziell oder Konsument) können sich mit den entsprechenden Anmeldedaten einloggen.
• Für fremde Konten wie Gmail oder GMX stellt Microsoft 365 einen Einmal-Passcode bereit, der während der Anmeldung über die E-Mail-Adresse zugestellt wird.

2. Geteilte Teams-Kanäle – die Alternative zum Gastzugriff

Teams bietet drei Kanaltypen an: Standard, Geteilt und Privat. Mit geteilten Kanälen können Sie Inhalte mit Personen außerhalb des Teams teilen, auch mit solchen in anderen Microsoft 365-Organisationen. Geteilte Kanäle sind standardmäßig aktiviert, aber die Option der externen Zusammenarbeit ist deaktiviert.

Externe Zusammenarbeit mit Geteilten Kanälen verwendet Microsoft Entra B2B Direct Connect. Damit können Sie Personen aus anderen Microsoft 365-Organisationen in Teams-Kanäle einladen, ohne extra ein Gastkonto anlegen zu müssen.

Vorteil ‚geteilte Kanäle‘: Kein Kontowechsel

Gegenüber dem Gastzugriff haben geteilte Kanäle den Vorteil, dass die externen Teilnehmer im Teams-Client nicht das Konto wechseln oder sich in Ihrer Organisation anmelden müssen. Sie können dafür ihr Geschäfts- oder Schulkonto benutzen.

Um geteilte Kanäle mit Personen außerhalb Ihrer Organisation nutzen zu können, müssen Ihre und die externe Organisation die Verbindung über Microsoft Entra B2B Direct Connect konfigurieren.

3. Chats und Besprechungen mit Externen ohne Gastkonto

Benutzer in Ihrer Organisation können mit Benutzern in externen Microsoft 365-Organisationen chatten, sie zu Besprechungen einladen sowie mit ihnen Audio- oder Videokonferenzen in Teams durchführen. In der voreingestellten Konfiguration können die lokalen Benutzer mit allen anderen Microsoft 365-Domains kommunizieren. Über die Administration lässt sich festlegen, welche Domains zugelassen und welche blockiert sind. Bei Bedarf lassen sich auch alle blockieren, um die Funktion auszuschalten.

Für diese Art von externen Chats und Besprechungen werden keine Gästekonten verwendet. Stattdessen bleiben die externen Teilnehmer in ihrem Microsoft 365-Kontext oder in Skype angemeldet und können direkt mit Personen aus Ihrer Organisation kommunizieren. Diese externen Benutzer haben dabei jedoch keinen Zugriff auf Ihre Teams oder Kanäle.

4. Anonym an Teams-Besprechungen teilnehmen

Für externe Personen bietet Microsoft drei Möglichkeiten, um an Teams-Besprechungen teilnehmen: Gast, externer Teilnehmer oder anonym.

• Wenn sie über einen Gastzugriff in der Organisation angemeldet sind, nehmen sie als Gast an Besprechungen teil.
• Sind sie in einer anderen Organisation mit einem Geschäfts- oder Schulkonto eingeloggt sind, und stehen beide Organisationen via Externem Zugriff im Vertrauensverhältnis oder sind Teil einer Cross-Cloud-Meeting-Connection, dann nehmen sie an Besprechungen als externer Teilnehmer teil.
• Wenn sie weder Gast noch externer Teilnehmer sind, können sie anonym an Besprechungen teilnehmen.

Sofern die anonyme Teilnahme erlaubt ist, können anonyme Nutzer in einer Teams-Besprechung über den üblichen Einladungs-Link teilnehmen. Beim Eintreten in die Besprechung muss dann ein Anzeigenamen eingegeben werden. Je nach Besprechungs-Konfiguration wird der anonyme Teilnehmer entweder automatisch zugelassen, oder muss im Wartebereich auf den Einlass durch den Organisator warten.

Eine Identifizierung des anonymen Nutzers ist weder vor, während noch nach der Besprechung möglich. Die Möglichkeiten der Besprechungsteilnahme für anonyme Nutzer wird über die Besprechungsrichtlinien festgelegt.

5. Mit ‚Jeder‘-Links anonym auf Dateien & Ordner zugreifen

Microsoft 365 ermöglicht auch das anonyme Teilen von Dateien und Ordnern in Teams, SharePoint und OneDrive über nicht-authentifizierte Jeder-Links . Jeder-Links können beliebig weitergegeben werden und funktionieren bei jedem Nutzer.

Zur Verwendung dieser Links ist keine Authentifizierung erforderlich, und ihre Zugriffe können nicht erfasst werden. Die Besitzer der betreffenden Dateien und Ordner können den  Zugriff jederzeit mit dem Löschen des Links beenden. Jeder-Links können nicht mit Dateien in geteilten Teams-Kanälen verwendet werden.

6. Cloud-übergreifendes Teilen und Besprechungen

Um mit Anwendern in anderen Microsoft Azure-Umgebungen zu kommunizieren, zum Beispiel zwischen Azure Commercial und Azure Government, bieten sich folgende zwei Optionen an:

• Cloud-übergreifender Gastzugriff: Sie können Dokumente, Sites und Teams mit Organisationen in anderen Microsoft Azure Cloud-Umgebungen teilen.
• Cloud-übergreifende Besprechungen: Sie können sich mit Personen in anderen Azure-Clouds mit Authentifizierung verbinden – ohne Gastkonto.

7. Multi-Mandanten-Organisationen mit Entra B2B Collaboration

Wenn Ihre Organisation mehrere Microsoft 365-Mandanten verwaltet, können Sie eine Multi-Tenant-Organisation aufsetzen, um die Zusammenarbeit und den Zugriff auf Ressourcen über die Mandaten hinweg zu ermöglichen.

Multi-Mandanten-Organisationen synchronisieren die Benutzer mit Hilfe von Microsoft Entra B2B Collaboration Users. Der neue Teams-Client unterstützt bereits diesen Mechanismus, so dass damit folgende Funktionen zur Verfügung stehen, ohne das zwischen Tenants gewechselt werden muss:

• Suche nach Benutzern in anderen Mandaten
• Empfang von Echtzeit-Nachrichten aus allen verbundenen Tenants
• Teilnahme in Chats und Besprechungen
• Anrufe über die Tenants hinweg

Weiterführende Informationen:

• Überblick: Übersicht über externe Zusammenarbeitsoptionen in Microsoft 365 (Microsoft Learn)
• Gastzugriff: Gastzugriff und externer Zugriff, um mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens zusammenzuarbeiten – (Microsoft Learn)
• ‚Jeder‘-Links: Bewährte Methoden für die Freigabe ohne Authentifizierung (Microsoft Learn)
• Anonyme Teilnehmer: Verwalten des anonymen Teilnehmerzugriffs auf Teams-Besprechungen und Webinare – (Microsoft Learn)
• Gäste: Zusammenarbeiten mit Gästen aus anderen Microsoft 365-Cloudumgebungen (Microsoft Learn)
• Multi-Mandaten-Organisationen: Planen von mehrinstanzenfähigen Organisationen in Microsoft 365 (Microsoft Learn)