5 Tipps für die optimale Teams-Outlook-Integration

Outlook ist die klassische E-Mail-Anwendung am Büroarbeitsplatz, doch Microsoft Teams setzt sich immer mehr als Chat- und Besprechungs-App durch. Wie Sie Teams mit Outlook verbinden und möglichst reibungslos einsetzten, um produktiver zu arbeiten, zeigen folgende fünf Tipps.

1. Teams-Kanal-Nachrichten mit Outlook teilen

Mit dieser Funktion können sie eine Teams-Konversation als E-Mail an einen Outlook-Empfänger schicken, oder auch an jede andere beliebige E-Mail-Adresse. Dazu klicken Sie in der Teams-Nachricht einfach rechts oben auf die drei Punkte und wählen Teilen mit Outlook.

Der Empfänger erhält die eingebettete Chat-Nachricht inklusive einem Link zum ursprünglichen Teams-Chat.

Wichtig: Diese Funktion lässt sich nur verwenden, wenn Outlook Web aktiviert ist.

2. In Outlook Nachrichten mit Teams teilen

Die vergleichbare Funktion gibt es auch in die andere Richtung, als Teilen mit Teams vom Outlook-Client aus. Mails aus Outlook lassen sich mittels Klick auf die Schaltfläche In Teams teilen versenden.

Dazu öffnet sich dann ein entsprechender Dialog, in dem Sie die gewünschten Empfänger anhand der automatischen Suche auswählen können.

3. Teams-Besprechungen in Outlook anlegen & konfigurieren

Die Terminplanung dürfte sich weiterhin bei den meisten Anwendern vorwiegend in Outlook abspielen. Deshalb hat Microsoft dort auch die Planung von Teams-Besprechungen eingebaut. Um Teams-Besprechungen in Outlook anzulegen und zu konfigurieren gibt es mehrere Möglichkeiten:

a) Eine neue Teams-Besprechung in Outlook erstellen

Eine neue Teams-Besprechung planen Sie, indem Sie einen neuen Termin in Outlook erstellen (Tastenkombination Strg-Shift-A), und dann oben im Menüband auf An Teams-Besprechung teilnehmen klicken. Hier sind noch die Teilnehmer einzutragen, bevor die Einladung mit dem Link für die Besprechung an alle Adressaten rausgeht.

II) Erweiterte Einstellungen für Teams-Besprechungen in Outlook

Über die Schaltfläche Einstellungen können Sie die Besprechungsoptionen anpassen. Hier lässt sich beispielsweise festlegen, welche Teilnehmer den Wartebereich umgehen können, wer präsentieren darf, ob Mikrofon und Kamera für Teilnehmer zugelassen ist und der Chat aktiviert sein soll.

III) Jeden Termin in Outlook als Teams-Besprechung anlegen

Falls Sie in allen in Outlook erstellten Terminen eine Teams-Besprechung hinzufügen wollen, können Sie das in Outlook unter Datei, Optionen in den Kalendereinstellungen einrichten. Einfach Onlinebesprechung zu allen Besprechungen hinzufügen aktivieren. Hier besteht auch die Möglichkeit, bei Bedarf andere Arten von Besprechungen einzubinden.

4. Dateianhänge aus Outlook nach Teams übertragen

Wenn es darum geht, Mail-Anhänge aus Outlook in den Dateibereich von Teams zu übertragen, gibt es einen schnellen, direkten Weg dafür: Einfach aus dem Outlook-Mail-Fenster den Anhang in das Teams-Fenster ziehen, und zwar dort im entsprechenden Team in den Abschnitt Dateien.

5. Teams-Outlook-Integration im Outlook-Web-Client

Falls Sie mit dem Web-Client von Outlook arbeiten, stehen Ihnen ebenfalls verschiedene Möglichkeiten zur Nutzung von Teams-Besprechungen zur Verfügung:

• Den sofortigen Start einer Besprechung veranlassen Sie per Klick auf Jetzt besprechen.
• Einen Besprechungstermin erstellen Sie mit dem Klick auf das kleine Chat-Symbol daneben.
• Und zur direkten Teilnahme an einer bevorstehenden Besprechung gelangen Sie über die Terminanzeige ganz rechts im Outlook-Menü.