Teams-Dateien reglementieren: Ordner-Erstellung und OneDrive-Sync unterbinden

In Teams wird oft mit Vorlagen oder vorkonfigurierten Umgebungen gearbeitet. Mitglieder können allerdings leicht etwas verändern, indem sie etwa neue Ordner im Dateien-Register erstellen. Auch eine OneDrive-Synchronisation von Ordnern mit Endgeräten ist problemlos möglich. Falls solche Freizügigkeiten aus Sicherheitsgründen unerwünscht sind, lassen sich Funktionen wie der Teams Ordner Zugriff über die Administration ausschalten.

Schritt für Schritt: Anlegen von Ordnern und Synchronisieren im Teams-Dateibereich unterbinden:

1. Bibliothekseinstellungen in SharePoint öffnen: Starten Sie Microsoft Teams und gehen Sie in Ihrem Team zum gewünschten Kanal. Klicken Sie in „Allgemein“ auf den Abschnitt „Dateien“.

In der Menüleiste des Dateien-Abschnitts gibt es einen Menüpunkt „In SharePoint öffnen“. Je nach Darstellungsgröße verbirgt er sich auch rechts im verdeckten Teil unter den drei Punkten.

Hintergrund: Die Dateiansicht von Teams wird eigentlich über SharePoint als sogenannte Bibliothek bereitgestellt. Deshalb finden sich die erweiterten Einstellungen dazu in den Bibliothekseinstellungen in SharePoint.

2. Bibliothekseinstellungen aufrufen: Klicken Sie in SharePoint oben rechts auf das Zahnrad, um die Liste der „Einstellungen“ aufzuklappen. Klicken Sie dann auf „Bibliothekseinstellungen“ und im nächsten Fenster auf „Erweiterte Einstellungen“:

Hangeln Sie sich durch zu den Bibliothekseinstellungen und dort zu den erweiterten Einstellungen.

3. Ordner und Sync-Funktion abschalten: Auf dieser Seite finden Sie nun beide gesuchten Einstellungen, die verändert werden sollen:

– Keine neuen Ordner erstellen: Scrollen Sie nach unten bis zum Abschnitt „Ordner“ und klicken Sie unter „Soll der Befehl ‚Neuer Ordner‘ zur Verfügung gestellt werden?“ auf „Nein“.

– Synchronisierung mit OneDrive entfernen: Scrollen Sie weiter bis „Verfügbarkeit des Offlineclients“. Gemeint ist damit heute der OneDrive-Synchronisations-Client, früher gab es für SharePoint noch anderslautende Clients. Hier setzen Sie das Kontrollkästchen unter „Sollen Elemente aus ‚Dokumentbibliothek‘ auf Offlineclients heruntergeladen werden?“ ebenfalls auf „Nein“.

Gehen Sie zum Schluss zum unteren Rand der Seite und bestätigen Sie die neuen Einstellungen mit „OK“.

Nachdem Sie beide Einstellungen deaktiviert haben, sieht der Dateibereich des betreffenden Kanals so aus (hier eine englische Version): Es fehlen Ordner unter „Neu/New“, und der Schalter für Synchronisieren: