Effizienter mit Microsoft Teams arbeiten mit der neuen Vorlagen-Funktion

Microsoft hat Teams jetzt mit einer neuen Vor­lagen-Funktion ausgestattet. Damit können Teams-Administratoren eigene Templates erstellen, die mit vordefinierten Ein­stellungen, Kanälen und Apps für be­stimmte Auf­gaben ausgestattet sind. Für Benutzer vereinfacht sich so das Erstellen von neuen Teams, und zwar im Windows- wie im Web-Client.

Vorlagen für bestimmte Aufgabenarten erstellen

In der Regel richtet man sich Vorlagen für bestimmte Projektarten ein, so beispielsweise für das Projekt-, Personal- und Event-Management, oder für Helpdesk und Marketing-Aktionen. Microsoft liefert Vorlagen für unterschiedliche Zwecke bereits mit Teams aus.

In der aktuellen ersten Version der Vorlagen-Funktion müssen Sie sich allerdings noch mit einigen Einschränkungen abfinden. So lassen sich etwa Kanäle nicht individuell konfigurieren, und auch nicht vorab als privater Kanal definieren. Was die von Microsoft bereitgestellten Templates betrifft so kann man diese weder bearbeiten, löschen noch ausblenden.

Schritt eins: So erstellen Sie Ihre eigenen Vorlagen

Die Vorlagen, die die Benutzer beim Anlegen neuer Teams verwenden dürfen, werden über das Teams Admin Center konfiguriert, unter Teams => Teamvorlagen.

Übersicht über die in Teams enthaltenen Vorlagen

Hier finden Sie auch die erwähnten Templates von Microsoft. Sobald Sie selbst welche erzeugen, werden diese ebenfalls in dieser Liste angezeigt. Sie können die Standard­vorlagen aus Basis für Ihre eigenen Templates verwenden, indem Sie sie vorher duplizieren. Alternativ kreieren Sie mit Hinzufügen eine völlig neue Vorlage.

Eine neue Vorlage kann man von Grund auf oder auf Basis bestehender Teams oder Templates erstellen.

Im ersten Schritt werden Sie gefragt, wie Sie die Vorlage erstellen möchten. In diesem Beispiel generieren wir eine komplett neue Vorlage. Anschließend geben wir einige Informationen ein, allen voran eine Beschreibung, aus der hervorgehen sollte, wozu das Template dient.

Beschreibung für eine Vorlage eingeben

Danach können Sie auf die Bedürfnisse der Benutzer und der Aufgaben eingehen, für die die Vorlage gedacht ist. Im folgenden Screenshot fügen wir Apps in einen Kanal als Registerkarte hinzu.

Forms-App einer Registerkarte zuordnen

Die App Forms wird nach dem Anlegen des Kanals im unteren Abschnitt bei den Apps eingeblendet.

Weitere Apps kann man der Vorlage unabhängig von Kanälen hinzufügen.

Dort ist es auch ohne die Angabe eines Kanals möglich, weitere Apps hinzuzufügen, die die Benutzer später per Vorgabe installiert bekommen.

Soweit wäre das Erstellen einer neuen Vorlage abgeschlossen. In der Folge können die Benutzer im Teams- oder Web-Client auf dieser Basis nun Teams anlegen.

Wichtiger Hinweis: Es kann mehrere Stunden dauern, bis ein neu erstelltes Template im Vorlagenkatalog erscheint und von den Benutzer ausgewählt werden kann.

Schritt zwei: Ein neues Team auf Basis einer Vorlage erstellen

Beim Erstellen eines neuen Teams sollte der Vorlagenkatalog erscheinen.

Neues Team auf Basis der zuvor erstellten Vorlage anlegen

In unserem Beispiel heißt die zuvor erstellte Vorlage Team Exchange 2022, sie kann nun ausgewählt werden. Hier sehen Sie auch, dass die eigenen Templates vor denen von Microsoft angezeigt werden.

Nach dem Klick auf die Vorlagen­kachel erscheint eine kurze Übersicht, aus der hervorgeht, welche Elemente diese Vorlage enthält.

Beim Anlegen eines Teams sieht man, welche Elemente in einer Vorlage enthalten sind.

Nachdem dem Klick auf die Schaltfläche Start erscheint die Auswahl der beiden Optionen privat oder öffentlich. Dies dürfte den meisten Teams-Usern bekannt sein, da diese Auswahl auch bei der Anlage einfacher Teams ohne Vorlage zu treffen ist.

Das Gleiche gilt für die weiteren Schritte. Man wird nun im nächsten Schritt gefragt, wie das Team heißen soll, der Vorlagename wird hier nicht übernommen.

Name für das neue Team eingeben

Nach einer kurzen Einrichtungszeit ist das neue Team dann verfügbar. Der nächste Schritt wäre nun, weitere Benutzer auf das Team zu berechtigen.

Roland Eich
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