In Outlook „Allen antworten“ deaktivieren, um Mail-Lawinen zu verhindern
Ein immer wiederkehrendes Ärgernis in Unternehmen sind E-Mail-Lawinen, ausgelöst durch Empfänger, die leichtfertig oder unbewusst auf „Allen antworten“ klicken. In Outlook gibt es eine Möglichkeit, solche unerwünschten Massenmails zu unterbinden. Dafür können Sie ein angepasstes E-Mail-Formular erstellen, wie folgender Tipp zeigt:
Zunächst einmal eine kurze Erklärung der Funktionsweise dieses Tipps: Sie erzeugen mit dieser Anleitung ein spezielles E-Mail-Formular, das sie für Mails an größere Gruppen benutzen. In solchen Fällen wählen Sie dieses angepasste Formular anstelle der Standardvorlage.
1. Im ersten Schritt machen Sie im Menüband (Ribbon) die Registerkarte „Entwicklertools“ sichtbar. Dazu klicken Sie auf „Datei -> Optionen“, gehen in der linken Spalte auf „Menüband anpassen“, setzen in der rechten Spalte ein Häkchen vor „Entwicklertools“ und bestätigen mit „OK“.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Entwicklertools“ und darin auf „Ein Formular entwerfen“. Markieren Sie im folgenden Fenster „Nachricht“ und klicken Sie auf „Öffnen“.
3. Aktivieren Sie das Register „Aktionen“, markieren Sie die Zeile mit dem Aktionsnamen „Allen antworten“ und klicken Sie unten auf den Button „Eigenschaften“.
4. Löschen Sie im nächsten Fenster rechts oben das Häkchen vor „Aktiviert“ und schließen Sie das Fenster mit „OK“.
5. Wechseln Sie zum Register „Eigenschaften“ – das funktioniert erst im zweiten Versuch – und setzen Sie ein Häkchen vor „Element mit Beschreibung senden“. Schließen Sie die aufpoppende Warnung mit „OK“. Klicken Sie oben im Ribbon auf „Veröffentlichen -> Formular veröffentlichen unter“.
6. Wählen Sie oben neben „Suchen in“ den gewünschten Speicherort und geben Sie dem Formular bei „Angezeigter Name“ eine beliebige Bezeichnung. Für das Beispiel haben wir es „No reply“ genannt. Wiederholen Sie die Bezeichnung bei „Formularname“ und klicken Sie auf „Veröffentlichen“. Schließen Sie zum Schluss das Entwicklerfenster.
7. Die Anwendung: Wann immer Sie nun eine E-Mail an eine größere Gruppe verschicken möchten, öffnen Sie „Entwicklertools“, klicken auf „Formular auswählen“, stellen im Drop-down-Menü den Speicherort ein, markieren Ihr Formular und klicken auf „Öffnen“.
8. Schreiben Sie dann wie gewohnt Ihre Mail. Sofern die Empfänger Outlook benutzen, ist bei Ihnen die Funktion „Allen antworten“ deaktiviert.
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