Tipp: So können Sie Termine auch im SharePoint-Kalender farblich markieren
Verschiedenartige Termine farblich markieren – in Outlook ist das kein Problem. Zu diesem Zweck kann man hier Kategorien vergeben, und dabei pro Kategorie eine bestimmte Farbe festlegen. Als SharePoint/Office 365-Anwender, als der man in der Regel von Office kommt, erwartet man eigentlich eine vergleichbare Funktion auch im Browser-Kalender. Doch hier ist so ein Extra nicht vorgesehen, darum haben alle Termine im SharePoint-Kalender immer die selbe Farbe. Der Übersichtlichkeit dient diese Monotonie allerdings nicht wirklich.
Der falsche Internet-Tipp: Mehrere Kalender
Sucht man Internet eine Lösung dafür, findet man meist den Tipp mit mehreren Kalendern, die man überlagert darstellt. Hierzu sollen verschiedene Kalender erstellt, entsprechende Kalender-Apps angelegt und diese zu einem kombinierten Kalender zusammengefügt werden. Diese Lösung hat jedoch einige Nachteile. So erfordert das Anlegen eines neuen Termins, dass man immer den jeweils vorgesehenen Kalender öffnet und darin den Termin einträgt. Es gibt also keine einheitliche Kalenderoberfläche mehr. Außerdem wird so das Synchronisieren mit Outlook komplizierter, weil man darin immer nur mit einem Kalender synchronisiert und dabei immer nur für die eine Kategorie die Termine erfasst.
Farbproblem eleganter lösen mit nur einem Kalender
Es gibt jedoch eine elegantere Lösung für verschiedene Farben im SharePoint-Kalender. Diese wird technisch über die Kalenderüberlagerung realisiert, wobei in diesem Fall nicht wirklich überlagert wird, sondern mehrere Ansichten zum Einsatz kommen. Um das vorzuführen habe ich verschiedene Ansichten definiert, es wird dabei nach Terminen gefiltert, die zu einer bestimmten Kategorie gehören. Sollen beispielsweise die Besprechungstermine angezeigt werden, die unter der Kategorie Besprechung laufen, hole ich mir diese über die gleichlautende Ansicht Besprechung. Das selbe Prinzip gilt für Arbeitszeiten und Feiertage – die Titel lauten immer genauso wie die Kategorie, damit wir den Überblick behalten. Hierzu klicke ich im Menüband auf den Reiter “Kalender” und dort in Ansicht auf “nur Arbeitszeiten”, sehe ich tatsächlich nur Termine aus der Kategorie Arbeitszeiten. (Sprungmarke: Video 2:25)
Termine markieren über die Kategorien
Nun wechsle ich wieder über den Kalenderreiter zurück zum Hauptkalender. Bevor ich jetzt die anderen Ansichten überlagere blende ich noch die Besprechungs-, Arbeitszeit- und Feiertagstermine aus, damit ich sie nicht doppelt drin habe. Ziel ist vorerst, dass nur Termine „ohne Kategorie“ drin bleiben. Hierzu gehe ich über den Reiter Kalender auf “Ansicht ändern”, um dort einen Filter zusetzen, der nur Termine ohne Kategorie anzeigt. Als Kategorie wird also in den Filtereinstellungen “ist gleich” gesetzt und das Feld leer gelassen, so dass alle Elemente dargestellt werden, die keiner Kategorie angehören. Nach der Bestätigung mit OK bleibt tatsächlich nur der Termin ohne Kategorie übrig. (Video 3:16)
Kalenderüberlagerung nutzen – aber nur mit einem Kalender
Danach geht es an die Überlagerung der Kalender. Im Menüband auf Kalender gehen und “Kalenderüberlagerung” wählen. Darin kann man nun nacheinander Kalender hinzufügen. (Video 3:41) Interessant ist an diesem Punkt, dass wir tatsächlich gar keinen weiteren Kalender angeben, sondern immer mit dem vorhandenen arbeiten. Ich hole mir also den bestehenden Kalender mit den Arbeitszeit-Terminen heraus, gebe dazu die Web-URL an und klicke rechts auf “Auflösen”. Als nächstes 
erscheint darunter in Liste der entsprechende Kalender mit den Listenansichten. Nun kann darüber in der Auswahlliste auch die gewünschte Farbe angegeben werden. Das gleiche wiederhole ich nun für die anderen Ansichten. (Video 4:26)
Für unser Beispiel habe ich drei Kategorien herausgegriffen, insgesamt sind maximal zehn Kategorien, und also Ansichten, möglich. Klickt man am Ende auf OK, sind als Resultat die entsprechenden Termine mit Farben versehen. Legt man nun neue Termine in den entsprechenden Kategorien an, werden diese auch wie gewünscht in der dazugehörigen Farbe markiert.
Die gesamte Anleitung gibt’s auch hier im Video:
Klappt bei mir bis zum Punkt „Auflösen“, dann wird mir für „Listen“ und „Listenansicht“ das Wort „Kalender“ vorgeblendet und ich habe keine weiteren Auswahlmöglichkeiten. Muss ich ggf. ein Feature aktivieren?
Hallo Frau Schmidt,
vielen Dank für Ihren Kommentar. Ist in der Zeile „Web-URL“ die korrekte URL zu Ihrer Site eingetragen, auf der der Kalender angelegt wurde?
Dann müsste Ihnen unter „Liste“ der Kalender angezeigt werden und unter „Listenansicht“ die vorher angelegten Ansichten.
Freundliche Grüße
Thomas Maier
Hallo,
das hat am Client super geklappt, danke!
Leider sehe ich in der Sharepoint App eine ganz einfache ansicht, ohne die definierten Farben.
Lässt sich das ändern? 🙂
Viele Grüße
Johann
Hallo Johann,
ja, die SharePoint App zeigt nicht die gleiche Ansicht wie SharePoint im Browser – die Farben bleiben unberücksichtigt. Wenn Sie mal versuchen die Seite über den Browser zu öffnen, auch an Mobil-Geräten, dann müsste es klappen – sonst leider nicht.
Freundliche Grüße
Thomas Maier
Hallo Herr Maier,
ich nutze die unterschiedlichen Farben für unterschiedliche Teammitglieder. So können in einem Kalender die An- und Abwesenheiten übersichtlich dargestellt werden. Meines Wissens ist dieses Vorgehen aber auf 10 verschiedene Kalender beschränkt. Nun kommen weitere Mitglieder ins Team und wir übersteigen 10 Personen. Gibt es eine Möglichkeit, den Teamkalender weiter zu nutzen und die Ereignisse der Teammitglieder in ihrer eigenen Farbe darzustellen?
Hallo Herr Schlosser, ja, pro Ansicht ist die maximale Anzahl tatsächlich auf 10 begrenzt. (SharePoint schreibt hierzu bei den Kalenderüberlagerungen: „Die folgenden Kalender sind zurzeit in dieser Ansicht verfügbar. Sie maximale Anzahl von Kalendern pro Ansicht ist 10.“ – Und ja, in SharePoint steht tatsächlich „Sie“ anstatt „Die“…) Es gibt nur verschiedene Workarounds – aber keine „richtige“ Lösung: – Sie können noch ein elftes Teammitglied bedienen, wenn dies in den Kalender direkt reinschreibt – plus dann die 10 Überlagerungen. Mehr lässt SharePoint im Standard allerdings nicht zu. – Legen Sie eine zweite Ansicht an, haben Sie erneut 10 zur Verfügung… Read more »
Hallo,
die Erstellung der einzelnen Ansichten hat wunderbar funktioniert 🙂
Wenn ich nun einem Eintrag eine bestimmte Kategorie zuordne, wird der Termin doppelt in meinem Kalender angezeigt – einmal in der neutralen Farbe und einmal in der von mir festgelegten Farbe. Lösche ich einen der Einträge, verschwindet auch der andere. Wissen Sie, woran das liegen könnte?
Viele Grüße
Hallo Vanessa,
Sie müssten den Schritt aus dem Video ausführen (bei Minute 3:00): In der Ansicht in der Sie die Überlagerungen einstellen müssen Sie noch einen Filter festlegen, mit Kategorie ist gleich „leer“. Dann werden alle Einträge ausgeblendet die mit einer Kategorie. Dies wirkt sich aber nicht auf die Überlagerungen aus. Somit haben Sie die Einträge nicht mehr doppelt. Viel Erfolg!
Freundliche Grüße
Thomas Maier
Hallo Herr Maier,
danke für die super Anleitung. Eine Frage: Was, wenn ich die Kategorien nicht sauber trennen kann? Wenn als ein Termin gleichzeitig zwei Kategorien zuzuordnen wäre? Kann man sich diese Subkategorien auch getrennt voneinander in Outlook importieren?
Ziel wäre es, einen Masterkalender mit mehreren Kategorien zu haben. Ein Termin soll aber auch mehreren Kategorien zuzuordnen sein. Dann will ich die einzelnen Kategorien einzeln ansteuern (die anderen also ausblenden). Im Letzten Schritt soll nur diese eine Kategorie mit Outlook synchronisiert werden. Ist das überhaupt möglich in SharePoint?
Vielen Dank!
Guten Tag Herr Klein, Sie hätten in dem Fall zwei Möglichkeiten, ein selektiver Sync zu Outlook ist nicht möglich: (1) Sie könnten die Termine, die Sie separat nach Outlook synchronisieren möchten in einen extra Kalender in SharePoint eintragen. Über die Kalenderüberlagerung können Sie dann alle Termine wieder auf einer Oberfläche anzeigen in SharePoint und für Outlook können Sie den separaten Kalender dann synchronisieren. Beim Eintragen der Termine ist das allerdings umständlich, da Sie nun in SharePoint immer extra diesen Kalender aufrufen müssen, um neue Termine anzulegen. (Oder Sie legen die neuen Termine aus Outlook heraus an) (2) Sie synchronisieren alles… Read more »
In diversen anderen Quellen wird erläutert, wie man über einen CSS-Hack die vorgegebenen neun Farben für die Kalender/Overlays ändern kann. Leiter kann ich als Besitzer der Teamsite, das dort beschriebene Webpart „Script editor“ nicht anlegen, es wird mir an der beschriebenen Stelle nicht angeboten. Funktioniert der Trick vielleicht nur in/bis Sharepoint 2013? Ansonsten hat mein Unternehmen wohl diese Funktion gesperrt? Ich würde die Farben wirklich gerne ändern, da mein Unternehmen Design über Funktionalität stellt und ich bei einer Auswahl aus derzeit 9 Grautönen nicht mehr als 3 Kalender(ansichten) überlagern kann. Mehr würde man einfach nicht unterscheiden können.
Hallo,
Ich habe das gleiche Problem. Ich habe die Auswahl zwischen verschiedenen Blauabstufungen. Im Endeffekt bleiben mir 3 verschiedene Farben zur Codierung. Gibt es hier eine gute Möglichkeit zur Erweiterung? Das kann ja nicht Microsofts Vorhaben gewesen sein…
Viele Grüße
Solsagan
Bei mir lag es daran, dass ich von der IT standardmäßig nur einen „eingeschränkten Vollzugriff“ bekommen hatte. Nachdem ich mir selbst Vollzugriff gewährte, konnte ich aus ca. 40 Sets von Akzentfarben wählen, die für die Kalenderfarben zuständig sind. Mit Vollzugriff wurde mir dann auch das oben beschriebene Webpart „script editor“ angeboten. Vermutlich ist dieses Vorgehen aber weder in Ihrem noch meinem Unternehmen erwünscht…
Vielen Dank für die super Anleitung. Hat soweit alles geklappt. Nun habe ich jedoch das Problem, dass es mir den Kalender im Bearbeitungsmodus in den verschiedenen Farben anzeigt, auf der Startseite unseres Teams ist er jedoch immer noch einfarbig blau. Muss ich hier noch irgendwo etwas einstellen oder freischalten?
Oh, habs hinbekommen 🙂
Hallo Herr Maier. Vielen Dank für diese leicht verständliche und vor allem sehr gut nachvollziehbare Anleitung. Die erzeugte Umsetzung zeigt in meinem Umfeld genau das beschrieben Ziel. Im „überlagerten“ Kalender werden Ereignisse / Termine in ihren Ansichten mit der farblich dargestellten Kategorie angezeigt. Aber: Sobald man zu einem späteren Zeitpunkt ein angelegtes Element zum Ändern auswählt, öffnet sich dieses in der betroffenen Ansicht der Kategorie in einer neuen Registerkarte. Dann wird erst über „Element bearbeiten“ das betreffende Element geöffnet. Nach „Speichern“ wird das Formular geschlossen, aber die geöffnete Registerkarte bleibt offen – so dass der Kalender nun zwei Registerkarten dargestellt… Read more »
Vielen Dank für Ihr Feedback. Nein, leider ist mir in diese Richtung keine Einstellmöglichkeit bekannt – sodass es genau zu dem von Ihnen beschriebenen Verhalten kommt…
intelligente Lösung…. genau das was ich brauche… danke
Vielen Dank für einfach zu folgende und nachvollziehbare Anleitung. Soweit hat alles geklappt. Nun habe ich jedoch das Problem, dass der Kalender die Kategorien im Bearbeitungsmodus in den verschiedenen Farben anzeigt, auf der Startseite unseres Teams ist er jedoch immer noch einfarbig blau. Muss ich hier noch irgendwo etwas einstellen oder freischalten?
Vermutlich ist bei dem Webpart welches Sie auf der Startseite verwenden noch die falsche Ansicht eingestellt. Haben Sie das schon geprüft?
Hallo Thomas,
das funktioniert prima! Danke für die tolle Anleitung und die Erklärungen dazu!
Viele Grüße
Steffen