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Tipp: So können Sie Termine auch im SharePoint-Kalender farblich markieren

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Farben für den SharePoint KalenderVerschiedenartige Termine farblich markieren – in Outlook ist das kein Problem. Zu diesem Zweck kann man hier Kategorien vergeben, und dabei pro Kategorie eine bestimmte Farbe festlegen. Als SharePoint/Office 365-Anwender, als der man in der Regel von Office kommt, erwartet man eigentlich eine vergleichbare Funktion auch im Browser-Kalender. Doch hier ist so ein Extra nicht vorgesehen, darum haben alle Termine im SharePoint-Kalender immer die selbe Farbe. Der Übersichtlichkeit dient diese Monotonie allerdings nicht wirklich.

Der falsche Internet-Tipp: Mehrere Kalender

Sucht man Internet eine Lösung dafür, findet man meist den Tipp mit mehreren Kalendern, die man überlagert darstellt. Hierzu sollen verschiedene Kalender erstellt, entsprechende Kalender-Apps angelegt und diese zu einem kombinierten Kalender zusammengefügt werden. Diese Lösung hat jedoch einige Nachteile. So erfordert das Anlegen eines neuen Termins, dass man immer den jeweils vorgesehenen Kalender öffnet und darin den Termin einträgt. Es gibt also keine einheitliche Kalenderoberfläche mehr. Außerdem wird so das Synchronisieren mit Outlook komplizierter, weil man darin immer nur mit einem Kalender synchronisiert und dabei immer nur für die eine Kategorie die Termine erfasst.

Farbproblem eleganter lösen mit nur einem Kalender

Farben für den SharePoint Kalender_1Es gibt jedoch eine elegantere Lösung für verschiedene Farben im SharePoint-Kalender. Diese wird technisch über die Kalenderüberlagerung realisiert, wobei in diesem Fall nicht wirklich überlagert wird, sondern mehrere Ansichten zum Einsatz kommen. Um das vorzuführen habe ich verschiedene Ansichten definiert, es wird dabei nach Terminen gefiltert, die zu einer bestimmten Kategorie gehören. Sollen beispielsweise die Besprechungstermine angezeigt werden, die unter der Kategorie Besprechung laufen, hole ich mir diese über die gleichlautende Ansicht Besprechung. Das selbe Prinzip gilt für Arbeitszeiten und Feiertage – die Titel lauten immer genauso wie die Kategorie, damit wir den Überblick behalten. Hierzu klicke ich im Menüband auf den Reiter “Kalender” und dort in Ansicht auf “nur Arbeitszeiten”, sehe ich tatsächlich nur Termine aus der Kategorie Arbeitszeiten. (Sprungmarke: Video 2:25)

Termine markieren über die Kategorien

Farben für den SharePoint Kalender_2Nun wechsle ich wieder über den Kalenderreiter zurück zum Hauptkalender. Bevor ich jetzt die anderen Ansichten überlagere blende ich noch die Besprechungs-, Arbeitszeit- und Feiertagstermine aus, damit ich sie nicht doppelt drin habe. Ziel ist vorerst, dass nur Termine „ohne Kategorie“ drin bleiben. Hierzu gehe ich über den Reiter Kalender auf “Ansicht ändern”, um dort einen Filter zusetzen, der nur Termine ohne Kategorie anzeigt. Als Kategorie wird also in den Filtereinstellungen “ist gleich” gesetzt und das Feld leer gelassen, so dass alle Elemente dargestellt werden, die keiner Kategorie angehören. Nach der Bestätigung mit OK bleibt tatsächlich nur der Termin ohne Kategorie übrig. (Video 3:16)

Kalenderüberlagerung nutzen – aber nur mit einem Kalender

Farben für den SharePoint Kalender_3Danach geht es an die Überlagerung der Kalender. Im Menüband auf Kalender gehen und “Kalenderüberlagerung” wählen. Darin kann man nun nacheinander Kalender hinzufügen. (Video 3:41) Interessant ist an diesem Punkt, dass wir tatsächlich gar keinen weiteren Kalender angeben, sondern immer mit dem vorhandenen arbeiten. Ich hole mir also den bestehenden Kalender mit den Arbeitszeit-Terminen heraus, gebe dazu die Web-URL an und klicke rechts auf “Auflösen”. Als nächstes Farben für den SharePoint Kalender_4erscheint darunter in Liste der entsprechende Kalender mit den Listenansichten. Nun kann darüber in der Auswahlliste auch die gewünschte Farbe angegeben werden.  Das gleiche wiederhole ich nun für die anderen Ansichten. (Video 4:26)

Für unser Beispiel habe ich drei Kategorien herausgegriffen, insgesamt sind maximal zehn Kategorien, und also Ansichten, möglich. Klickt man am Ende auf OK, sind als Resultat die entsprechenden Termine mit Farben versehen. Legt man nun neue Termine in den entsprechenden Kategorien an, werden diese auch wie gewünscht in der dazugehörigen Farbe markiert.

Die gesamte Anleitung gibt’s auch hier im Video:

Thomas Maier

Thomas Maier ist der „SharePoint Schwabe". Sein Motto: "Nutzen Sie alle Räume Ihrer SharePoint Villa bevor Sie anbauen!" Mit seinen Artikeln möchte er Ihnen dabei helfen.
"Wenn Sie schnell die Lücke zwischen 'genutzt' und 'vorhanden und bezahlt' verkleinern möchten, steht seine PTM mit Learning-Konzepten zur Verfügung."

Thomas Maier ist der Leiter Collaboration & Consulting bei der PTM Akademie in München
MCT, MCSE SharePoint, MCSA Office 365, MCTS Dynamics CRM
https://www.xing.com/profile/Thomas_Maier +++
Youtube-Kanal: SharePoint Schwabe +++

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Nadine Schmidt
Nadine Schmidt

Klappt bei mir bis zum Punkt „Auflösen“, dann wird mir für „Listen“ und „Listenansicht“ das Wort „Kalender“ vorgeblendet und ich habe keine weiteren Auswahlmöglichkeiten. Muss ich ggf. ein Feature aktivieren?

Johann
Johann

Hallo,

das hat am Client super geklappt, danke!
Leider sehe ich in der Sharepoint App eine ganz einfache ansicht, ohne die definierten Farben.
Lässt sich das ändern? 🙂

Viele Grüße
Johann

Thomas Maier
Thomas Maier

Hallo Johann,

ja, die SharePoint App zeigt nicht die gleiche Ansicht wie SharePoint im Browser – die Farben bleiben unberücksichtigt. Wenn Sie mal versuchen die Seite über den Browser zu öffnen, auch an Mobil-Geräten, dann müsste es klappen – sonst leider nicht.

Freundliche Grüße
Thomas Maier

Tobias Schlosser
Tobias Schlosser

Hallo Herr Maier,
ich nutze die unterschiedlichen Farben für unterschiedliche Teammitglieder. So können in einem Kalender die An- und Abwesenheiten übersichtlich dargestellt werden. Meines Wissens ist dieses Vorgehen aber auf 10 verschiedene Kalender beschränkt. Nun kommen weitere Mitglieder ins Team und wir übersteigen 10 Personen. Gibt es eine Möglichkeit, den Teamkalender weiter zu nutzen und die Ereignisse der Teammitglieder in ihrer eigenen Farbe darzustellen?

Thomas Maier
Thomas Maier

Hallo Herr Schlosser,

ja, pro Ansicht ist die maximale Anzahl tatsächlich auf 10 begrenzt. (SharePoint schreibt hierzu bei den Kalenderüberlagerungen: „Die folgenden Kalender sind zurzeit in dieser Ansicht verfügbar. Sie maximale Anzahl von Kalendern pro Ansicht ist 10.“ – Und ja, in SharePoint steht tatsächlich „Sie“ anstatt „Die“…)

Es gibt nur verschiedene Workarounds – aber keine „richtige“ Lösung:
– Sie können noch ein elftes Teammitglied bedienen, wenn dies in den Kalender direkt reinschreibt – plus dann die 10 Überlagerungen. Mehr lässt SharePoint im Standard allerdings nicht zu.
– Legen Sie eine zweite Ansicht an, haben Sie erneut 10 zur Verfügung – mir ist aber klar, dass das nicht die optimal-Lösung ist, denn der Nutzer muss ja dann „umschalten“ um einen kompletten Überblick zu bekommen.
– Alternativ könnten sich noch mehrere Personen (die zum Beispiel zu einem Team / einer Abteilung gehören) sich eine Farbe teilen.

Freundliche Grüße
Thomas Maier

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