9 Tipps für Microsoft Lists (Listen): Wichtige Funktionen und Einsatzmöglichkeiten

Mit der neuen Office 365-App Microsoft Lists erhalten die Anwender ein Tool, das übersichtliche Möglichkeiten zum Verwalten von Datensammlungen und Aufgaben bietet. Ähnlich wie in SharePoint Listen können Sie hier Daten in Listenform zusammentragen. Die Gestaltungsmöglichkeiten beginnen bei fertigen Vorlagen, Sie können Ihre Daten aber auch mit einer individueller Listengestaltung aufbereiten.

Zudem bieten sich neue Möglichkeiten der Automatisierung, etwa über die Power Plattform mit Power Apps und Power Automate. Damit können Sie beispielsweise Benachrichtigungen, Genehmigungen und dergleichen ausführen.

1. Zugriff auf Microsoft Lists

Die App steht standardmäßig jedem Microsoft 365-Nutzer zur Verfügung und kann über zwei Wege gestartet werden:

• Der naheliegende Start ist das Office 365 Portal, hie können Sie entweder das Symbol suchen oder den Namen der App ins Suchfeld eingeben:

• Außerdem können Sie die App in Microsoft Teams über eine zusätzliche Registerkarte integrieren:

2. So erstellen Sie Ihre ersten Listen

Sobald Sie die App gestartet haben, erhalten Sie eine Übersicht aller bereits vorhandenen Listen. Über die Schaltfläche Neue Liste können Sie eine neue Liste erstellen:

Beim Erstellen einer neuen Liste gibt es unterschiedliche Starmöglichkeiten. So können Sie etwa mit einer leeren Liste beginnen, und die Daten aus Excel importieren. Oder Sie nutzen eine bereits vorhandene Listen erneut.

Als sehr praktisch erweisen sich die von Microsoft bereitgestellten Vorlagen. Diese sind auf verschiedenartige Aufgaben aus dem Alltag ausgerichtet, um neuen Nutzern einen simplen Einstieg zu ermöglichen. Folgende Vorlagen stehen zur Auswahl:

• Problemverfolgung
• Mitarbeiter-Onboarding
• Ereignisablaufplan
• Ressourcenverwalter
• Personalbeschaffungstracker
• Reiseanfragen
• Arbeitsstatus-Tracker
• Inhaltsplaner

Nachdem Sie eine Vorlage ausgewählt haben, können mit dem Anpassen starten. Sie können dabei einen anderen Namen, eine Beschreibung, Farbe, Symbol und die dazugehörige Microsoft 365-Gruppe auswählen:

3. So passen Sie Ihre Listen individuell an

In einer neuen Liste sind bereits Spalten und deren Definition festgelegt. Spalten lassen sich hinzufügen, entfernen oder editieren, und Sie können das belassen oder ändern. Dazu wählen Sie in der Reihe der Spalten die Option Spalte hinzufügen aus:

Falls Sie Spalten ausblenden möchten, wählen Sie dazu den Menüpunkt am Ende der Auflistung aus. Hierbei erhalten Sie den Dialog Ansichtsspalten bearbeiten:

Neue Einträge fügen Sie über den Menüpunkt +Neu hinzu. Auch hier ist eine Anpassung des Formulars möglich, indem Sie Spalten ausblenden oder in der Reihenfolge ändern:

4. So fügen Sie Daten in Listen ein

Sobald Sie einen neuen Eintrag in einer Liste machen, erhalten Sie mehrere Felder zum Ausfüllen. Das erinnert an klassische Formulare oder Stammdatenverwaltung:

Auf diese  Weise können Sie immer wieder neue Einträge hinzufügen, bis eine entsprechende Sammlung von Listenelementen entsteht:

5. So teilen Sie Listen mit anderen

Über die „Teilen“-Funktion können Sie eine bestehende Liste anderen Personen zur Verfügung stellen. Der Besitzer einer Liste legt fest, ob andere Personen die Liste bearbeiten dürfen oder nur lesenden Zugriff erhalten:

6. Listen nach Excel exportieren

Mit der Option „nach Excel exportieren“ können Sie vorhandene Listen für eine Bearbeitung in Excel vorbereiten. Zu beachten ist dabei, dass die Excel-Datei nicht mit der Applikation in der Cloud synchronisiert (Schalter Automatisch Speichern).

7. Automatische Benachrichtigungen bei Änderungen

Damit Sie immer auf dem Laufenden sind und insbesondere in stärker frequentierten Listen nicht ständig reinschauen müssen, können Sie sich automatische Benachrichtigungen einrichten. Die Funktion ist bereits aus SharePoint bekannt.

Gehen Sie dazu über die drei Punkte und wählen Sie den Menüpunkt „Mich Benachrichtigen“ aus:

Danach öffnet sich ein weiteres Fenster, indem Sie festlegen, wer benachrichtig werden soll, auf welche Weise das geschehen soll (via Mail oder SMS), bei welcher Art von Änderung (Neue Datei, Löschen von Dateien oder Bearbeiten von Dateien) sowie die Häufigkeit (täglichen, wöchentlich, ad hoc):

8. Microsoft Lists in Teams hinzufügen

Microsoft Lists lässt sich auch in Teams einbinden. Dazu erstellen Sie im Kanal eine neue Registerkarte und wählen die Lists-App aus. Hier können Sie auswählen, ob eine bestehende Liste verwendet oder eine neue eingerichtet werden soll.

Möchten Sie in Teams eine neue Liste erstellen, erhalten Sie dasselbe Menü wie in der Lists App. Auch funktional ändert sich nichts, mit dem Unterschied, dass Teams im Arbeitskontext ein naheliegenderer Startpunkt sein kann – insbesondere bei der Zusammenarbeit.

9. Der Unterschied zwischen Lists und SharePoint Listen

Microsoft Lists erinnert an die altbekannten SharePoint-Listen, die zu den zentralen Grundfunktionen gehören. Worin genau liegt der Unterschied, was ist der Mehrwert aus Sicht der Anwender?

Microsoft Lists baut tatsächlich auf SharePoint-Listen auf, erfindet sie also keinesfalls komplett neu. Stattdessen beschert es funktionale Erweiterungen. Bei SharePoint-Listen geht es primär um das Erfassen von Daten sowie deren Verwaltung und Darstellung. Der auffallendste Unterschied von Lists ist der Kollaborationsaspekt:

Mit der Integration in Microsoft Teams können beispielsweise Kommentare innerhalb von Lists-Elementen hinterlassen werden. Auch die Kopplung an Power-Apps oder Power-Automate bietet gute Möglichkeiten eines Zusammenspiels etwa mit Teams.

Auch die Datenzugriffe und die Benutzeroberfläche sind stärker auf Einfachheit sowie die Integration in andere Umgebungen ausgerichtet. Microsoft Lists ist somit keine App, die SharePoint Listen ersetzten wird. Vielmehr erweitert es das Spektrum und bietet auch neuen Nutzern der Office 365-Suite einen weitere Einstiegspunkt.

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Aaron Siller

 
Aaron Siller ist IT-Consultant und Inhaber des IT-Dienstleisters siller.consulting. Sein technologischer Schwerpunkt liegt auf den Microsoft Cloud Technologien, wie Microsoft 365, Intune und Azure.

Mit siller.consulting betreut er Endkunden auf dem Weg in die Microsoft Cloud. Die Leistungen reichen von Office 365-Migrationen über IT-Security bis zu Azure-Infrastrukturen.

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• 9 Tipps für Microsoft Lists (Listen): Wichtige Funktionen und Einsatzmöglichkeiten - 16. Dezember 2020