Was ist besser für E-Mail-Teamarbeit: Office 365 Gruppen oder Freigegebene Exchange Postfächer?
Für die E-Mail-basierende Teamarbeit bietet Microsoft zwei interessante Optionen mit vergleichbarem Funktionsumfang an: Office 365 oder Freigegebene Postfächer in Exchange (Shared Mailboxes). Welche der beiden Lösung die bessere ist und worin sie sich genau unterscheiden, hat sich Paul Cunningham genauer angesehen:
1. Funktionen, die sowohl Office 365 Groups als auch Shared Mailboxes bieten:
- Mehrere Nutzer können auf ein gemeinsames Postfach zugreifen
- Team oder Benutzergruppe können eine zentrale, gemeinsame E-Mail-Adresse verwenden
- Benutzer können unter dem Postfach-Namen oder im Auftrag des Postfachs Mails versenden
- Empfangene Mails können als Referenz aufbewahrt werden, solange sie nicht von einem Benutzer gelöscht werden
2. Funktionen, mit denen sich Office 365 Gruppen von Freigegebenen Postfächern unterscheidet:
- Benutzer können Kopien von Mails and die Gruppe für das eigene Postfach abonnieren, was der Funktion von Verteilerlisten gleichkommt
- Gruppen enthalten umfangreiche zusätzliche Kollaborations-Apps wie SharePoint Teamsites, OneNote-Notizbücher, Planner und Teams
- Gruppen bieten Gastzugang für externe Nutzer
- Gruppen bieten Erweiterungsmöglichkeiten über Konnektoren für Fremdanwendungen
3. Funktionen, die nur Freigegebene Postfächer bieten:
- Geteilte Postfächer können Unterordner enthalten
- Sie verfügen über granularere Freigaben als Groups
Vor allem die Möglichkeit, Mails in Unterordnern abzulegen, wird in vielen Szenarien gewünscht. Es gibt dafür sogar auf Microsoft-User-Voice eine Petition, die diese Erweiterung für Gruppen fordert. Ein weiterer “Show-Stopper” für Gruppen kann eine Migration von Öffentlichen Exchange-Ordnern sein, falls dabei Unterordnerstrukturen existieren.
Bei der Entscheidung, ob Office 365 Gruppen oder Freigegebene Postfächer zum Einsatz kommen, sollte also sehr genau darauf geachtet werden, ob jeweils eine oder mehrere der genannten Funktionen benötigt werden.
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