Kann man Microsoft Copilot auch ohne IT-Unterstützung erfolgreich einführen?

Auf einer Social Media Seite bin ich auf einen Artikel gestoßen, der den provokanten Titel trug: „KI einsetzten ohne IT.“ Das wirft Fragen auf wie die, ob man beim Einsatz von KI-Lösungen tatsächlich auf die IT verzichten kann, oder welche Aufgaben die IT im KI-Zusammenhang übernehmen soll?

Tatsächlich ist dieser Denkansatz nicht neu, dass man KI ganz ohne Einbindung von IT-Abteilungen und Technikexperten ausrollen könnte. In Workshops und Gesprächen mit Kunden höre ich das immer wieder. Solche Überlegungen rühren oft daher, dass viele in der IT Berührungsängste mit dem Thema KI haben. Das muss aber nicht sein.

Zunächst einmal hilft hier eine Einordnung des Microsoft Copilot. Er sollte keinesfalls als Allheilmittel aufgefasst werden, jedoch kann er sich als gutes Werkzeug erweisen, wen er richtig eingesetzt wird. Voraussetzung für einen erfolgreichen Einsatz sind Planung, Schulung, Datenpflege und auch Mut zur Veränderung. Dabei sollten der Nutzer und dessen Bedürfnisse immer im Mittelpunkt stehen.

KI ist nicht nur eine nette Spielerei, sondern sie kann Mitarbeitern helfen, ihre Arbeit besser zu machen, ihre Zeit sinnvoller zu nutzen und ihre Potenziale zu entfalten. Microsoft Copilot ist genau dafür ausgelegt, doch wie gelingt es, ihm diesen Nutzen tatsächlich zu entlocken?

Hier sind fünf Punkte aus der Praxis, die nicht nur den ROI steigern, sondern auch den Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen.

1. Zeit ist Geld – Copilot kann beides einsparen

Copilot kann repetitive Aufgaben übernehmen: E-Mails formulieren, Meetings zusammenfassen, Inhalte strukturieren. Das spart Zeit – aber der eigentliche Gewinn liegt darin, dass Mitarbeiter sich auf das konzentrieren können, was ihr eigentlicher Job ist. Technologie sollte als Befreiung und nicht als Belastung verstanden werden.

30 Minuten Einsparung pro Tag sind durchaus realistisch. Nicht, weil Sie weniger arbeiten, sondern weil Copilot Ihnen bei Routinearbeiten hilft.

2. Copilot hilft Entscheidungen zu treffen

Copilot hilft, Informationen zu strukturieren und Zusammenhänge sichtbar zu machen. Das bedeutet: bessere Entscheidungen, weniger Unsicherheit, mehr Vertrauen. Und das nicht nur für Führungskräfte, sondern für alle, die täglich Entscheidungen treffen – im Projekt, im Kundenkontakt, im Team.

3. Mitarbeiter befähigen für erfolgreiche Einführung

Aus den Erfahrung mit Kunden kann ich sagen, dass der Erfolg von KI und Copilot davon abhängt, wie gut Mitarbeiter die Technologie verstehen. Schulungen sind wichtig – aber noch wichtiger ist eine Kultur, die Lernen fördert, Fehler erlaubt und Neugier belohnt. Copilot ist ein Werkzeug, dass man kennenlernen muss.

Und dann kommt auch noch die Verpflichtung aus der KI-Verordnung, die Unternehmen Mitarbeiterschulungen auferlegt. So formuliert es der Artikel 4 der europäischen Verordnung „KI-Kompetenz“:

„Die Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen, wobei ihre technischen Kenntnisse, ihre Erfahrung, ihre Ausbildung und Schulung und der Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, sowie die Personen oder Personengruppen, bei denen die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, zu berücksichtigen sind.“ Quelle: Verordnung (EU) 2024/1689

4. Copilot braucht aufgeräumte Daten

Damit Copilot sinnvoll arbeiten kann, braucht er gute Daten. Das ist keine Aufgabe für die IT allein, sondern eine gemeinsame Verantwortung. Transparenz, Governance und klare Strukturen helfen. Siehe dazu zum Beispiel: https://sharepoint360.de/copilot-mit-metadaten-semantischer-index/

5. Wirkung messen – aber mit Augenmaß

Natürlich ist ROI wichtig. Aber er darf nicht zur einzigen Kennzahl werden. Wer Copilot einführt, sollte auch folgendes beachten: Wie verändert sich die Zusammenarbeit? Wie erleben Mitarbeiter ihre Arbeit mit der KI? Wie viel Zeit bleibt für Weiterbildung?

Copilot ist ein Anfang. Kein Ende. Wer ihn einführt, sollte auch bereit sein, weiterzugehen. Neues ausprobieren. Feedback sammeln. KPIs messen, zum Beispiel mit dem Copilot Dashboard.

Und vor allem: Die Leute machen lassen. Denn Innovation entsteht nicht im Elfenbeinturm, sondern im Alltag.

Fazit: KI ist kein Wundermittel – aber ein gutes Werkzeug!

Microsoft Copilot kann viel. Aber nur, wenn man ihn richtig einsetzt. Mit Planung, mit Schulung, mit Datenpflege und mit einer Portion Mut. Dann klappt es auch mit dem ROI. Am Anfang eines KI-Projekts steht immer das Erarbeiten der Bedarfe der Mitarbeiter.