Es muss nicht immer Microsoft sein: SharePoint-Alternativen für Intranet, Zusammenarbeit und DMS

SharePoint ist der Platzhirsch im Bereich Dokumentenverwaltung und Teamarbeit – aber nicht für alle das ideale Werkzeug. Dabei gibt es für die Microsoft-Software durchaus attraktive Alternativen.

Obwohl SharePoint eine ganze Reihe von Vorteilen hat möchte nicht jedes Unternehmen oder jeder potentielle Anwender mit der Kollaborations-Software arbeiten. Die wichtigsten Beweggründe, um nach SharePoint-Alternativen Ausschau zu halten, sind:

• SharePoint ist teuer. Wie andere Microsoft-Produkte ist auch SharePoint keine kostengünstige Lösung. Eine Lizenz für einen SharePoint-Server kann Tausende von Dollar kosten, was für manche Unternehmen zu viel ist. Hinzu kommen Kosten für Anpassung, Wartung und Updates.
• SharePoint ist kompliziert. Viele Nutzer und Admins haben Schwierigkeiten bei der Arbeit mit SharePoint. Admins bemängeln oft die umständliche Verwaltung und Anpassung. Endanwender stört die nicht gerade benutzerfreundliche Oberfläche oder Probleme mit Funktionalitäten wie der Suchfunktion.
• SharePoint ist nicht quelloffen. Der Quellcode von SharePoint ist nicht zugänglich. Transparenz und Flexibilität sind damit nicht sichergestellt; die Bindung an Microsoft mißfällt manchem.

Kurzvorstellung: 6 interessante SharePoint-Alternativen

Die positive Nachricht ist: Es gibt viele Alternativen, die in mancher Hinsicht gleich gut oder sogar besser sind als SharePoint. Dieser Artikel stellt ein paar marktführende SharePoint-Alternativprodukte vor, die als Ersatz verwendet werden können. Die Programme sind in der Regel preiswerter oder gar kostenlos, einfacher zu handhaben und zum Teil Open Source.

Alfresco

Alfresco ist eine robuste SharePoint-Alternative für größere Unternehmen, mit der Arbeitsabläufe schnell und problemlos eingerichtet werden. Die offene und modulare Architektur der Plattform vereinfacht die Integration und erlaubt die Anpassung an anspruchsvollste Anforderungen. Insbesondere die Integration in Google Docs und Microsoft Office erleichtert die Bearbeitung von Dokumenten.

Der Nachteil ist, dass die Software nicht ganz einfach einzurichten und ein gewisser Zeitaufwand für die Anpassungen erforderlich ist. Für Unternehmen, die ein großes Volumen an Dokumenten und Unterlagen zu verwalten haben, ist Alfresco aber eine gute SharePoint-Alternative.

Neben der kostenlosen „Community Edition“, für die keine Wartung und technische Unterstützung angeboten wird, gibt es die kostenpflichtige Alfresco One Version, die neben umfangreichen Enterprise Features Wartungs- und Supportleistungen beinhaltet.

Box

Box ist ein cloudbasierter Service für die Verwaltung von Inhalten und die gemeinsame Nutzung von Dateien in Unternehmen. Die Stärke von Box liegt in seinen Cloud-Speicherfunktionen. Das Programm bietet Teams daneben auch die Möglichkeit, Dokumente gemeinsam zu nutzen und zu bearbeiten. Zu den Funktionen gehören Dokumentenmanagement, Datenspeicher, Tools für die Zusammenarbeit, Cloud-Synchronisierung und Dateifreigabe. Hinzu kommen zahlreiche Optionen zur Anpassung von Automatisierungen manueller Prozesse, wie etwa die automatische Weiterleitung von Dateien basierend auf vordefinierten Geschäftsregeln.

Obwohl Box keine integrierten Funktionen zur Dokumentenbearbeitung bietet, kann es nahtlos in Microsoft 365 und anderen Drittanbietern integriert werden. Es ist eine gute Alternative zu SharePoint für Unternehmen, die Wert auf sichere Dateispeicherung und Freigabefunktionen legen. Box kostet ab 13,50 Euro pro Nutzer und Monat.

Confluence

Confluence ist eine der beliebtesten SharePoint-Alternativen. Die Software richtet sich vor allem an Teams, die eine sichere und verlässliche Plattform für die Echtzeit-Zusammenarbeit an Projekten benötigen. Zu den herausragenden Merkmalen gehören die sehr intuitive Benutzeroberfläche, erweiterte Suchfunktionen, die Möglichkeit zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten sowie die Anpassung von Arbeitsabläufen.

Confluence bietet außerdem eine umfangreiche Auswahl an Vorlagen für verschiedene Zwecke – von Projektmanagement und Strategieplanung bis hin zu E-Mail-Kampagnen. Mit Confluence können Anwender auch private Wikis einrichten, eine unternehmensweite Wissensdatenbank, ein Mitarbeiterhandbuch verfassen sowie gemeinsam an Dokumenten und Sitzungsprotokollen arbeiten.

Confluence arbeitet mit allen wichtigen Softwareprodukten wie Google Docs oder Microsoft Teams zusammen. Die Preisoptionen sind vielfältig – von einem kostenlosen Plan für Teams mit bis zu 10 Benutzern über Premium- (11 Dollar pro Benutzer und Monat) bis zu Enterprise-Plänen.

Google Workspace

Google Workspace – ehemals G-Suite – bietet eine umfassende Suite mit Cloud-basierenden Produktivitäts- und Groupware-Tools. Darunter befinden sich Google Drive für die Dokumentenverwaltung, Google Docs, Sheets und Slides für die Zusammenarbeit in Echtzeit sowie Gmail für die Kommunikation. Die Suite ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit und ist besonders gut für Teams geeignet, die cloud-basierte Lösungen bevorzugen.

Benutzer können entweder einen Jahrestarif wählen oder einen flexiblen Monatstarif. Gegen Entgelt bietet der Hersteller zusätzliche Business-spezifische Merkmale wie individuelle E-Mail-Adressen, mehr Speicherplatz für Dokumente und E-Mails sowie telefonischen und E-Mail-Support rund um die Uhr an.

Huddle

Huddle ist eine Cloud-basierende SharePoint-Alternative, die dem Original sehr ähnlich ist. Das Programm konzentriert sich auf  die gemeinsame Nutzung von Dateien, die Zusammenarbeit an Projekten und die Rationalisierung von Arbeitsabläufen. Die Aufgabenverwaltung ist hingegen eher unterbelichtet.

Im Gegensatz zu SharePoint, das Wochen oder sogar Monate für die Einrichtung benötigt, kann Huddle innerhalb weniger Minuten implementiert werden. Die Benutzerfreundlichkeit ist hoch, und die starkten Sicherheitsmaßnahmen machen Huddle zu einer bevorzugten Wahl für große Unternehmen und Behörden. Zu den Kunden zählen unter anderem die Federal Aviation Administration und das US-Verteidigungsministerium.

Huddle hat zwei Pakete zur Auswahl, das günstigste ist für mindestens 25 Benutzer gedacht und kostet ab 10 Euro pro Monat.

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Onlyoffice

Das SharePoint sehr ähnliche Onlyoffice ist eine solide Option für Unternehmen, die nach einer All-in-One-Lösung für Dokumentenmanagement, Projektmanagement und andere Aufgabenstellungen suchen. Seine abgestuften Preispläne und anpassbaren Branding-Optionen machen es zu einer attraktiven Alternative.

Die Software ermöglicht effizientes Team-Management und Online-Zusammenarbeit. Dies geschieht über ein Dokumenten-Management-System, Projekte, CRM, E-Mail, Kalender, Chat und andere Features. Nachteil ist, das es relativ teuer und nicht ganz leicht einzurichten ist.

Workspace wird im Rahmen von mehreren Preisplänen verkauft. Die „lebenslang“ (unbegrenzt) gültige Enterprise Lizenz für maximal 50 User kostet 2200 Euro pro Server.