Office-2010-Tipp: Dokumente vor der Weitergabe vor Veränderungen schützen
Sie müssen häufig Berechnungen, Berichte oder Pläne die Ihren Namen tragen und für die Sie verantwortlich sind an andere Personen weitergeben. Dabei wollen Sie verhindern, dass Teile des Dokuments oder das gesamte Dokument geändert werden können. Oder Sie möchten differenzierte Lese- und Schreib-Berechtigungen an bestimmte Personen vergeben. In Word, Excel und PowerPoint 2010 sind alle nötigen Schutz-Funktionen jetzt übersichtlich an einer Stelle untergebracht.
Wenn Sie auf „Datei“ und dann auf „Informationen“ gehen, sehen Sie die Schaltfläche für den Dokumentschutz. In Word 2010 heißt sie „Dokument schützen“, in Excel 2010 „Arbeitsmappe schützen“ und in PowerPoint 2010 „Präsentation schützen“. Die Schaltfläche führt jeweils zu einigen Hilfsprogrammen, über die Sie Dokumente vor unautorisierten Änderungen schützen oder Ihre Autorenschaft per digitaler Signatur nachweisen können.
So schützen Sie Office Dokumente vor nachträglichen Änderungen
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht mit allen Optionen, die Sie über die Schaltfläche für den Dokumentschutz ansteuern können.
Als abgeschlossen kennzeichnen: Dieser Befehl bewirkt, dass sich die Datei im schreibgeschützten Modus öffnet. Danach lässt sich ein Dokument nicht bearbeiten oder anderweitig verändern. Die meisten Schaltflächen im Menüband sind deaktiviert. Die Funktion bietet einen Schutz vor unbeabsichtigten Änderungen, sie verhindert aber keine absichtlichen Änderungen. Denn beim Öffnen der Datei erscheint über dem Dokument die Schaltfläche „Trotzdem bearbeiten“. Nach einem Klick darauf ist der Schreibschutz aufgehoben.
Mit Kennwort verschlüsseln: Wenn Sie diese Option wählen, können Sie ein Kennwort vergeben. Damit lässt sich der Zugriff auf die Datei auf die Personen einschränken, denen dieses Kennwort bekannt ist. Verwenden Sie hier ein ausreichend kompliziertes Kennwort. Es sollte Groß- und Kleinbuchstaben, sowie Zahlen und Sonderzeichen enthalten und 12 Zeichen oder mehr lang sein. Wenn die Datei in falsche Hände fällt, wird es dadurch deutlich schwieriger, das Passwort zu ermitteln.
Bearbeitung einschränken: Diesen Befehl gibt es nur in Word 2010. In PowerPoint ist er nicht vorhanden. In Excel 2010 gibt es stattdessen „Aktuelle Tabelle schützen“ (Blatt schützen) und „Arbeitsmappenstruktur schützen“. Der erste Befehl verhindert Änderungen an den Inhalten, die Tabellen sind aber lesbar. Der Schreibschutz lässt sich für bestimmte Aktionen aufheben, beispielsweise für „Zellen formatieren“ oder „Zellen einfügen“.Der zweite Befehl verhindert beispielsweise, dass sich neue Tabellenblätter anlegen lassen.
In Word blendet „Bearbeitung einschränken“ das Fenster „Formatierung und Bearbeitung einschränken“ ein. Darüber lässt sich sich die Formatierung auf bestimmte Formatvorlagen beschränken und Sie können beispielsweise nur die Überarbeitungs-Funktion zulassen.
Berechtigung nach Personen einschränken: Mit Information Rights Management (IRM) können Sie festlegen, welche Personen das Dokument lesen oder bearbeiten dürfen. Voraussetzung dafür ist ein IRM-Server im Netzwerk. Sie können auch den kostenlosen IRM-Dienst von Microsoft mit einer Windows Live ID verwenden. Ein Assistent führt Sie bei der ersten Einrichtung durch die nötigen Schritte. Nachdem Sie den IRM-Dienst konfiguriert haben, können Sie Lese- oder Schreibrechte für einzelne Personen festlegen. Wer keine Rechte besitzt, kann die Datei nicht öffnen.
Digitale Signatur hinzufügen: Mit einer digitalen Signatur unterschreiben Sie ein Dokument elektronisch. Es lässt sich danach zwar verändern, die Signatur wird dann aber wieder entfernt. Eine digitale Signatur beweist daher nicht nur die Autorenschaft, sondern auch die Integrität des Dokuments. Kostenlose Zertifikate für digitale Signaturen erhalten Sie beispielsweise über TrustCenter. Erstellen Sie das Zertifikat am besten im Internet Explorer. Dabei wird es im Windows-Zertifikats-Speicher abgelegt und steht danach auch in allen Office-2010-Programmen zur Verfügung.
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ich habe alles so gemacht wie beschrieben, nur leider ist mein Button „Ja, Schutz jetzt anwenden“ grau hinterlegt, sodass ich ihn nicht anklicken kann. Wo liegt der Fehler?
Du musst es als VORLAGE abspeichern! (.dotx) dann kannst Du den Schutz anwenden.