SharePoint Pro und Contra: Soll man Dokumente besser in Ordnern oder mit Metadaten verwalten?

Lange galten Metadaten als die wichtigste SharePoint-Innovation für moderne Dokumentenverwaltung. Doch trotz langjähriger Missionierung bevorzugen die meisten Anwender bis heute das Ablegen in Ordnern und das Klicken durch Explorer-Baumstrukturen. Hier mal wieder ein Pro- und Contra in der Never-ending Ordner-vs-Metadaten-Debatte.

Ordner vs. Metadaten – die Debatte ist unter SharePoint-Beratern und Nutzern schon alt, wir haben sie bereits einige Male thematisiert. Doch bis heute sind die grundlegenden Fragen immer noch nicht endgültig gelöst, wie ein aktuelles Pro- und Contra-Gespräch zeigt, das vier teils bekannte Microsoft 365-Experten auf Youtube führten.

Hier die wichtigsten Punkte dieser Auseinandersetzung zusammengefasst:

Pro: Das spricht für Ordner in SharePoint

• Einfachheit: Ordner sind deutlich einfacher zu erzeugen und zu verwalten als Metadaten.
• Intuitiv: Für die meisten Anwender sind Ordner intuitiver, sie kennen das Prinzip seit Jahrzehnten, ob vom Windows Explorer oder von Netzlaufwerken.
• Hierarchien: Order ermöglichen den Aufbau natürlicher Hierarchien und Ordnungsstrukturen in SharePoint-Bibliotheken. Beispielsweise nach Jahr, Produkt oder Projekt. Man kann so direkt zu den Inhalten navigieren, die man benötigt.
• OneDrive: Die Synchronisieren von SharePoint Inhalten mit OneDrive geht nur mit Ordnern, nicht mit Metadaten.
• Freigaben: Das Teilen von Dokumenten mit Personen und Gruppen funktioniert nur mit Ordnern.

Contra SharePoint Ordner

• Wildwuchs: Ordner mögen die gedankliche Struktur eines Anwenders abbilden, doch das entspricht meist nicht den Denkweisen anderer Teammitglieder. So entstehen Duplikate und Datenwildwuchs.
• Berechtigungsunterbrechungen: Das Teilen von Daten mittels Ordnerfreigaben ist problematisch, weil damit in konsistente SharePoint-Berechtigungsstrukturen Löcher geschlagen werden.
• Fehler in Suche und KI: Je tiefer die Ordnerstruktur, desto ineffizienter arbeiten Suche und Copilot. Der Microsoft Graph hat ab rund 10 Ordnerebenen Probleme bei der Verarbeitung.
• Zu lange URLs: Tief verschachtelte Ordner führen oft zu überlangen URLs. Neben der nicht erlaubten Länge ergeben sich auch Synchronisierungsprobleme mit OneDrive.
• Fake-File-Share: Der Nachbau von File-Share-Strukturen in SharePoint mit Hilfe von Ordnern täuscht die Nutzer. Technisch ist SharePoint nämlich völlig anders aufgebaut.

Pro Metadaten in SharePoint

• Einfache Arbeitsweisen: Auch Metadaten ermöglichen eine Ordner-ähnliche Arbeitsweise. Zum Beispiel mit gruppierten Ansichten, die wie Ordner funktionieren – mit Drag-and-drop und sogar automatischer Metadatenvergabe.
• Keine Hierarchie: Metadaten ermöglichen flache Dokumentencontainer ohne Verschachtelung. So funktionieren auch Suche und Copilot ohne Einschränkungen.
• Einfachere Zusammenarbeit: Teams-übergreifendes Arbeiten ist mit Metadaten einfacher. Hier existieren keine hinderlichen, nicht zusammenpassenden Ordnerstrukturen, wenn Inhalten über Sites und Teams hinweg übertragen werden sollen.
• Klein starten: Akzeptanzprobleme werden meist durch zu viele Metadaten verursacht. Deshalb ist etwa ein Start mit nur 2 Metadaten ideal, um die Benutzer mit der Methode vertraut zu machen.
• User heranführen: Wichtig sind Anwender-Trainings, um den gewissen Mehraufwand am Anfang zu vermitteln und die effizientere Arbeit mit Dokumenten auf lange Sicht zu verfestigen.