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Premiere von Office 2010 [Computerwoche]

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Office 2010 PowerpointAm 12. Mai 2010 war es soweit: Microsoft gab Office 2010 für Unternehmen frei. Im Rahmen eines Computerwoche-Fachbeitrags habe ich alle wichtigsten Neuerungen und Highlights zusammengefasst.

Der internen Nummerierung zufolge ist Office 2010 bei Version 14 angelangt. Schon oft tauchte die Frage auf, ob Office 27 Jahre nach Word 1.0 und 25 Jahre nach Excel für Mac 1.0 überhaupt noch Innovationen bieten kann – insbesondere vor dem Hintergrund einer immer stärker werden kostenlosen Konkurrenz in Form von OpenOffice oder Google Docs.

Beim letzten Release-Wechsel auf 2007 haben die Redmonder diese Fragen mit einem neuen Bedienkonzept gekontert, indem sie das 80er-Jahre-Modell der Menü- und Werkzeugleisten durch ein weitgehend auf Symbolen basierendes Funktionsband (Ribbon) ersetzten. Auch wenn es anfangs Kritik gerade aus der traditionellen Anwenderschaft hagelte – das Ribbon scheint inzwischen breite Akzeptanz gefunden zu haben.

Backstage – alle Funktionen hinter den Kulissen eines Dokuments: Der neue Datei-Reiter beherbergt – hier in Powerpoint 2010 – alle Weiterverarbeitungsfunktionen wie etwa das Speichern lokal, auf SharePoint oder im Web (Skydrive), Drucken mit Vorschau oder Konvertieren.

Ähnlich Revolutionäres ist beim Nachfolger 2010 nicht zu erwarten, die Entwickler widmeten sich zunächst dem Feinschliff des User Interface. Zu den auffälligsten Änderungen an der Office-Oberfläche zählt die Abschaffung des großen runden „Start“-Knopfs links oben im Anwendungsfenster. An Stelle dieser „Innovation anno 2007“ sitzt nun wie gehabt ein altbekanntes Mini-Icon. Das dazugehörige Menü, das viele Benutzer verwirrte, wurde ersetzt durch den neuen Ribbon-Reiter „Datei“ – in Anlehnung an das frühere Datei-Menü. Allerdings beherbergt der farblich abgesetzte Reiter nun den neu geschaffenen „Backstage“-Bereich. Microsoft hat hier an einem Platz alle Funktionen zusammengeführt, die nicht die inhaltliche Bearbeitung, sondern das Dokument als Ganzes betreffen – zum Beispiel Drucken inklusive neuer Seitenvorschau oder das Versenden und Freigeben in verschiedensten Formaten und Speicherorten.

Highlights in Office 2010

  • Fotos und Videos direkt in Word und Powerpoint bearbeiten;
  • gemeinsame Dokumentenbearbeitung im Team mit Word, PowerPoint und OneNote;
  • Office Web Apps: Word, Excel, Powerpoint und OneNote im Browser;
  • Komprimieren redundanter E-Mail-Threads in Outlook;
  • bessere Datenanalyse und Darstellung mit Hilfe von Minidiagrammen (Sparklines) in Excel;
  • Publizieren beziehungsweise Vorführen von PowerPoint-Präsentationen per Browser an bis zu 100 Teilnehmer.

Groove wird zum SharePoint-Client

Office 2010 DateitypenMicrosoft macht Konzessionen beim Dateiformat: Nach anhaltender Kritik an den proprietären Office-Dateiformaten der Vergangenheit bietet Office 2010 dem Anwender beim ersten Start die Wahl zwischen Microsofts OOXML oder dem Open Document Format.

Unternehmen interessieren sich heute, wenn sie Office verwenden, allerdings eher am Rande für neue Funktionen. Vielmehr zählt für IT-Verantwortliche der zusätzliche Nutzen, den eine solche Suite im Kontext vernetzter Geschäftsprozessszenarien bringt. Microsoft verfolgt hier den bereits mit Office 2003 eingeschlagenen Weg des „Office System“ weiter und treibt in Version 2010 die Integration zwischen den Office-Clients und den diversen dazu passenden Server-Produkten voran. Das bedeutet, dass immer mehr Office-Funktionen als Symbiose von Client und Backend-Server erscheinen – im Hintergrund müssen dafür SharePoint, Exchange und Communications Server bereitstehen.

Im Rahmen eines Reports haben die Analysten von Forrester die drei zentralen Features von Office 2010 herausgestellt, die für Unternehmen wichtig sind:

  • SharePoint Workspace„, das aus dem Peer-to-Peer-Tool Groove hervorging,
  • Office Web Apps“ als komplett im Browser laufende Clients sowie den
  • Outlook Social Connector„, der die Brücke zwischen Outlook und Web-2.0-Diensten wie Facebook, Xing oderLinkedIn schlägt.

Interessant ist zunächst einmal die Evolution des vor Jahren zugekauften Peer-to-Peer-Werkzeugs Groove. Wirkte das Produkt 2007 noch hastig in die Suite hineingeschustert, so skizziert nun der neue Name SharePoint Workspace 2010 bereits den neuen, erweiterten Aufgabenbereich. Das Tool dient jetzt in erster Linie als Offline-Client für den SharePoint Server 2010. Die Benutzer können damit erstmals ohne Netzverbindung zum Unternehmen mit SharePoint arbeiten. Ein solcher Ablauf beginnt mit dem Erstellen eines persönlichen SharePoint-Arbeitsbereichs, in den der Benutzer Dokumentenbibliotheken und Listen aus einer SharePoint-Website auf den lokalen Rechner kopiert. Bei späteren Verbindungen werden alle veränderten Daten automatisch zwischen Client und Server synchronisiert. Zudem stehen aber auch noch die bewährten Groove-Funktionen unter den neuen Bezeichnungen „Classic Workspace“ und „Shared Folder“ zur Verfügung. Deren Stärke besteht primär in der Server-losen Synchronisation von Dateien und Ordnern über Firmennetze und Firewalls hinweg.

Web Apps – Das Gratis-Office im Browser

Office 2010 Web Apps ExcelExcel erstmals im Browser: Microsoft hat die Bedienerführung eng an das Client-Design angelehnt. Einzig der Funktionsumfang der Office Web Apps ist deutlich reduziert. Der Zugriff erfolgt über ein Live-Skydrive-Konto.

Von großem Medienecho wurde schon vor eineinhalb Jahren die Ankündigung der Office Web Apps begleitet. Erstmals bietet Microsoft seine traditionellen Rich-Client-Produkte auch als Web-Ableger im Browser an und reagiert damit auf eine wachsende Konkurrenz vom Schlage Google Docs und Co. Die Redmonder offerieren ihre Web-Applikationen in zwei unterschiedlichen Darreichungsformen: Privatanwender erhalten den Zugriff darauf über Skydrive, die kostenlose „Online-Festplatte“ von Windows Live. Die einzige Einstiegsvoraussetzung ist ein Live-Benutzerkonto. Doch wie kommen die Dokumente dorthin? Wahlweise speichert man sie aus dem Office-Client über die Backstage-Funktion „Freigeben auf Skydrive“, oder aber man legt eine neue Datei innerhalb des Browsers in der Skydrive-Explorer-Oberfläche an.

Im Gegenzug zur kostenlosen Nutzung blendet Microsoft in dieser Umgebung Werbung ein. Unternehmen dürfen Office Web Apps hingegen auf ihren eigenen Servern betreiben – die Voraussetzung dafür ist SharePoint 2010, in den das Web-Apps-Zusatzpaket als Erweiterung installiert wird. Erforderlich ist ferner der Erwerb einer Volumenlizenz für Office Standard oder Office Pro Plus.

Office 2010 Web Apps ExcelMini-Grafiken in Excel 2010: Früher waren Zahlenkolonnen und Infografiken in Excel getrennte Bereiche. Nun lassen sich mit Sparklines die Daten auch innerhalb der Tabellen als Minikurven in Echtzeit visualisieren.

In der laufenden Testphase bietet Microsoft die drei Anwendungen Word, Excel und Powerpoint als Web-Apps an, als vierte ist OneNote bereits im Anwendungsmenü von Skydrive gelistet, aber noch nicht freigeschaltet. Der Datei-Explorer von Skydrive dient als Office-Desktop und stellt dazu Basisfunktionen wie Anzeigen, Bearbeiten und Herunterladen bereit. Über „Anzeigen“ erhält der Benutzer eine originalgetreue Ansicht des Dokuments, während „Bearbeiten“ die eigentliche Web-App startet. Über die Funktion „Herunterladen“öffnet sich schließlich das entsprechende Dokument in der passenden Client-Applikation. Derzeit bieten die Apps nur wenige Bearbeitungsfunktionen, was sich aber zumindest nicht negativ auf Formatierungen auswirkt. Laut Microsoft bleiben kunstvoll am Desktop erstellte Dokumente auch nach der Web-Bearbeitung in der Ursprungsgestaltung erhalten.

Outlook – Der Social Connector

Office 2010 Social ConnectorFacebook in Outlook: Lange fehlte eine Social-Media-Integration, mit Outlook 2010 kommt nun die Plug-in-Lösung Outlook Social Connnector, über die sich Dienste wie Facebook, Xing oder LinkedIn direkt in die Mail- und Kontaktfunktionen integrieren.

Web-2.0-Dienste wie Facebook, Xing, LinkedIn oder Twitter haben in den letzten Jahren enormen Zulauf erfahren und konkurrieren als vernetzte Adress- und Terminplaner zunehmend mit Outlook. Anstelle statischer Kontakte sagt einem Facebook beispielsweise auch, wer mit wem vernetzt ist, wer wann mit wem kommuniziert hat oder mit welchen Diensten eine Person erreichbar ist. Microsoft hat diesen Trend aufgenommen und in der Betatestphase von Office 2010 die Outlook-Erweiterung „Outlook Social Connector“ vorgestellt.

Der Social Connector schlägt die Brücke zwischen Outlook und den wichtigsten Netzwerken, indem vielfältige Querverbindungen zwischen Personen, Aktivitäten und Informationen in unterschiedlichen Outlook-Ansichten dargestellt werden – so etwa die Social-Profile und zurückliegende Konversationen im E-Mail-Lesebereich. Der Connector ist über Plug-ins erweiterungsfähig, so dass sich praktisch jeder Dienst auch nachträglich in Outlook einklinken kann.

Als eines der ersten Unternehmen hat Xing sein Plug-in vorgestellt. Es sammelt Informationen aus der Xing-Datenbank für Outlook – so beispielsweise das Profilbild oder die Firmeninformationen. An Outlook-Kontakte kann man direkt eine Xing-Einladung senden, und wenn sich wieder einmal Daten wie die Adresse oder die Handy-Nummer ändern, gleicht das Tool diese Informationen zwischen Xing und Outlook automatisch ab.

Office in 32 oder 64 Bit?

Erstmals steht mit Office 2010 eine 64-Bit-Version zur Verfügung, die parallel zur herkömmlichen 32-Bit-Edition ausgeliefert wird. Interessierte Anwender müssen sich aber wie beim Einsatz eines 64-Bit-Windows vorab mit gewissen Kompatibilitätsfragen befassen. Die Vorteile von 64 Bit liegen auf der Hand: Auf Betriebssystem- wie Anwendungsseite fällt damit die RAM-Beschränkung von bisher 4 GB. Office-Dateien können nun größer als 2 GB sein, und Excel-Power-User profitieren beispielsweise von einer praktisch unbegrenzten Tabellengröße.

Auf der anderen Seite weist Microsoft darauf hin, dass in der 64-Bit-Ausgabe einiges an Erweiterungen und Drittanbieter-Tools nicht mehr funktioniert – so beispielsweise alte Active-X-Komponenten und Dynamic Link Libraries (DLLs) sowie ein Großteil der inzwischen massenhaft erhältlichen Office-Add-ins. Die Programmiersprache VBA wurde zwar auf 64 Bit portiert, jedoch kann es auch hier mit Altanwendungen zu Problemen kommen.

So rät auch Microsoft selbst noch zur Zurückhaltung beim 64-Bit-Office und empfiehlt Mainstream-Anwendern in einem Technet-Blogbeitrag die Installation von 32-Bit-Office – und zwar sowohl auf einem 32- als auch einem 64-Bit-Windows (Vista/Windows 7). Immerhin soll das 32-Bit-Office wie fast alle anderen 32-Bit-Applikationen problemlos auf 64-Bit-Windows laufen. Möglich macht das der für den Anwender völlig transparente Emulator WOW64.

[Dieser Text erschien am 12.5.2010 in der Computerwoche.]
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Wolfgang Miedl

Wolfgang Miedl ist der Gründer von SharePoint360.de. Als Fachautor und Analyst ist er seit über 20 Jahren für große Unternehmen mit Arbeitsplatz- und Collaboration-Themen im Microsoft-Umfeld tätig. Gemeinsam mit Prof. Arno Hitzges von der HDM Stuttgart hat er die vielbeachtete SharePoint Anwenderstudie 2016 herausgebracht.
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