Sharepoint-Archivierung in der Cloud: Vialutions bringt mit SCAA die billige Azure-Storage-Alternative
In Sachen Speichermenge und Archivierung setzt der SQL-Speicher von Sharepoint enge Grenzen. Um den ständig drohenden Performance-Problemen auszuweichen, nutzt Vialutions die Speichermöglichkeiten der Azure-Cloud. Mit der neuen Erweiterung „Sharepoint Cloud Archive for Azure“ (SCAA) bieten die Berliner eine kostengünstige und skalierbare Alternative zu den klassischen Sharepoint-Storage-Erweiterungen.
Immer mehr Unternehmen setzen Sharepoint als universelles System zur Content-Verwaltung für strukturierte und unstrukturierte Daten ein – von Office-Dokumenten bis zu Multimediainhalten. Sharepoint verwaltet alle Inhalte standardmäßig in einer SQL-Datenbank, was ab gewissen Datenmengen zu Problemen führt. Denn im Unterschied zu herkömmlichen Fileservern lässt ab einer gewissen Dateianzahl und Größe die Leistung eines SQL-Speichers nach, zudem existiert pro Datenbank ein maximales Speichervolumen. Für die IT bedeutet das, dass sie mit Zunahme der Sharepoint-Inhalte die Produktionsumgebung laufend erweitern muss, um den Portal- und Content-Server performant zu halten. Als gängige Lösung bietet sich die Auslagerung von Dateien in externe Speicherinstanzen – in sogenannten BLOB-Storage (BLOB = Binary Large Object) – an.
Azure-Storage als externe Speichererweiterung
Während konventionelle BLOB-Lösungen für Sharepoint als vor-Ort-installierte Erweiterung zum Einsatz kommen, setzt der Berliner Sharepoint-Spezialist Vialutions auf eine neuartige Cloud-Lösung auf Basis von Windows Azure. Mit Hilfe des neu entwickelten Sharepoint Cloud Archive for Azure (SCAA) macht sich Vialutions die Azure-Wolke als Speichererweiterung zunutze. Der zentrale Vorteil dieser Lösung besteht darin, dass Microsoft in seinen Azure-Rechenzentren praktisch unbegrenzten Speicherplatz zur Verfügung stellt – und das in Verbindung mit einem verbrauchsorientierten Abrechnungsmodell. Die Benutzer zahlen also immer nur für tatsächlich verbrauchte Datenvolumina.
Compliance und transparenter Zugriff
Für den Anwender bleibt das „Speicher-Outsourcing“ transparent. Das heißt, er nimmt bei seinen Arbeitsabläufen in Sharepoint nicht wahr, ob die Daten im aktuell benötigten Content-Bereich lagern oder ob sie bereits in die Cloud verschoben wurden. Die gesamte Logik zur Verwaltung und Auslagerung von Dokumenten in das Archiv sitzt im SCAA-Modul, das sich in das Sharepoint Records Center integriert. Im Record-Center werden üblicherweise alle Einstellungen vorgenommen, die zum Speichern und Archivieren von Dokumenten erforderlich sind. So werden hier beispielsweise Compliance-relevante Regeln wie Aufbewahrungsdauer und –modi von archivierten Dokumente implementiert – also etwa, wie lange aufbewahrt und nach welcher Frist gelöscht werden muss.
Damit auf dem Weg in die Wolke auch die Sicherheit der gespeicherten Inhalte gewährleistet ist, werden die Dokumente bei der Übergabe an das SCAA nach dem Advanced-Encryption-Standard (AES) verschlüsselt und erst dann in den Windows-Azure-BLOB-Storage übergeben. Stets bleiben dabei alle Metadaten erhalten, und auch sonst sind die üblichen Sharepoint-Funktionen wie Aufbewahrungs-Richtlinien, Workflows und Versionierung weiterhin verfügbar.
Datenzugriff auch ohne Sharepoint
Auch wenn auf diese Weise ein Teil der geschäftlichen Dokumente in ein externes Cloud-System wandert, sind die Dateien weiterhin leicht über die Sharepoint-Suche zu finden, da auch der Azure-Storage in den Index aufgenommen wird. Im Übrigen erhalten die Anwender mit den gewohnten Sharepoint-Mechanismen Zugriff auf alle archivierten Inhalte – mittels eines in SCAA enthaltenen Webparts.
Aber auch völlig unabhängig von Sharepoint ist der Zugriff auf die externen Archivdaten möglich, und zwar über den Azure-Portal-Cloud-Access mit integriertem BLOB-Webpart. Somit stehen dem Unternehmen die archivierte Daten beispielsweise auch nach einem Ausstieg aus Sharepoint weiterhin ungehindert zur Verfügung.
Übersicht über die zentralen Funktionen von Sharepoint Cloud Archive for Azure (SCAA)
– Manuelle oder automatische Ablage in der Cloud einschließlich Metadaten in verschlüsselter Form
– hohe Sicherheit durch Verschlüsselung nach AES (Advanced Encryption Standard)
– Daten werden von Sharepoint indiziert und erscheinen so in den Suchergebnisse
– automatisierte Datenbereinigung anhand festgelegter Aufbewahrungsrichtlinien über das Sharepoint-Records-Center
– alle Metadaten der Dokuments bleiben erhalten (zum Beispiel Ersteller, Zeitstempel oder Versionsverlauf), um Compliance zu erfüllen
– SharePoint WebPart erlaubt direkten Zugriff auf Azure-Cloud-Storage
– eigenständiges Azure-Webportal ermöglicht manuellen Zugriff und Download auf den Cloud Storage auch ohne Sharepoint
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