SharePoint-Listen in eine Excel- oder CSV-Datei exportieren
SharePoint-Listen weisen eine Tabellenstruktur auf und ähneln so Excel-Tabellen. Tatsächlich lassen sich Listen auch nach Excel exportieren. Dafür stehen zwei Optionen zur Auswahl: Entweder das XSLX- oder das CSV-Format. Letzteres ist eine effiziente Möglichkeit, um Listen an andere Personen außerhalb Ihrer Organisation zu senden.
SharePoint-Listen können Sie in Excel-oder in CSV-Dateiformat exportieren. Beides hat seine Vor- und Nachteile: Wenn es schnell gehen soll, ist der Export in eine CSV-Datei besser, da diese statisch ist. Wollen Sie hingegen eine dynamische Darstellung der Inhalte, dann ist eine Excel-Datei die bessere Wahl.
1. So exportieren Sie SharePoint-Listen nach Excel
Klicken Sie in der Menüleiste zunächst auf „Exportieren“.
Sie sehen zwei Optionen: „Nach Excel exportieren“ und „In CSV-Datei exportieren“.
Wählen Sie „Nach Excel exportieren“.
Es wird eine Abfragedatei heruntergeladen, im Grunde eine Power Query-Datei in Excel. Melden Sie sich vor dem Exportieren bei Ihrem SharePoint-Konto oder Ihrem 365-Konto in Excel an. Sie können sich auch anmelden, wenn Sie die heruntergeladene Power Query-Datei öffnen.
Öffnen Sie als Nächstes die heruntergeladene Abfragedatei in Excel, um die exportierten Daten anzuzeigen.
Die Tag-Spalte ist eine Mehrfachauswahlspalte, daher werden die Auswahlmöglichkeiten durch ein Semikolon und einen Hashtag (;#) getrennt.
Sie können die Optionen auch anzeigen, indem Sie auf die Dropdown-Schaltfläche der Spalte klicken. In diesem Beispiel ist es die Spalte „Tags“.
Anschließend sehen Sie die verfügbaren Optionen.
Wenn Sie die in Excel angezeigten Daten filtern möchten, können Sie auf die Spalten klicken, die Sie zum Filtern verwenden möchten. In diesem Beispiel klicken wir auf die Spalte „Office“.
Aktivieren Sie dann im Dialogfeld „Dallas“.
Klicken Sie anschließend auf OK.
Als Ergebnis zeigt Ihr Excel die Artikel an, die das Büro in Dallas hat.
Beachten Sie, dass Sie bei Power Query-Dateien zunächst die Daten kopieren sollten, wenn Sie planen, sie an eine Person außerhalb Ihrer Organisation oder Ihres Unternehmens zu senden. Die kopierte Datei ist diejenige, die Sie senden sollten.
2. So exportieren Sie SharePoint-Listen ins CSV-Format
Klicken Sie zunächst auf „Exportieren“ und dann auf „In CSV exportieren“. Dadurch wird eine CSV-Datei heruntergeladen. Eine Anmeldung entfällt.
Sie sehen die statische Version der Liste.
Beachten Sie, dass Sie beim Export in CSV die neueste aktualisierte Version Ihrer Liste herunterladen. Da sie statisch ist, müssen Sie Ihre SharePoint-Liste erneut herunterladen, wenn Sie sie aktualisieren.
In einer Power Query-Datei hingegen wird jedes Mal, wenn Sie Ihre SharePoint-Liste aktualisieren, automatisch dasselbe für die Datei durchgeführt, da das dynamisch funktioniert.
Fazit: Unterschied zwischen Excel- und CSV-Export:
Hier noch einmal die wichtigsten Unterschiede zwischen dem Exportieren nach Excel und CSV:
• Die Power Query-Datei ist wie eine Erweiterung Ihrer SharePoint-Liste, was bedeutet, dass alle an Ihrer SharePoint-Liste vorgenommenen Änderungen in der Power Query-Datei widergespiegelt werden.
• Wenn Sie die Power Query-Datei an eine Person außerhalb Ihrer Organisation senden, müssen Sie die Datei kopieren, in ein anderes Sheet einfügen und die kopierte Datei senden.
• Die CSV-Datei ist statisch. Wenn Sie es an eine andere Person außerhalb Ihrer Organisation senden, müssen Sie keine Kopie davon erstellen. Sie können diese direkt an die Person senden.
• Sie müssen sich nicht anmelden, um auf eine exportierte CSV-Datei zuzugreifen.
• Wenn nach dem Exportieren der Liste in eine CSV-Datei Änderungen vorgenommen werden, werden diese nicht in der CSV-Datei angezeigt, es sei denn, Sie laden sie erneut herunter.
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