Kennen Sie alle Freigaben und Fremdzugriffe in OneDrive und Teams? 4 Tools und Einstellungen für volle Kontrolle

Das Teilen von Dokumenten und Ordnern in OneDrive, SharePoint und Teams bildet die Grundlage für die Zusammenarbeit – intern wie extern. Doch mit der wachsenden Zahl an freigegebenen Inhalten geht schnell der Überblick verloren, wer alles auf Dokumente der Organisation zugreifen kann. Microsoft stellt mehrere Funktionen und Tools bereit, die Transparenz über Freigaben für interne Nutzer wie externe Gäste herstellen.

SharePoint, Teams und OneDrive Freigaben verwalten: Vier Optionen

Microsoft hat das Teilen von Ordnern und Dateien in OneDrive, SharePoint und Teams inzwischen recht einfach und einheitlich gestaltet. Damit gehen allerdings auch Fragen zu Sicherheit und Compliance einher: Wie viele Freigaben kursieren überhaupt, und wer hat alles Zugang zum Microsoft 365-Tenant – insbesondere von extern über Gastzugriff? Microsoft bietet folgende einfach einzusetzende Optionen, um sich einen Überblick zu verschaffen:

1. Übersicht mit der Geteilt-Ansicht in OneDrive und SharePoint
2. Einzelne Freigaben mit der Funktion ‚Zugriff verwalten‘ kontrollieren
3. Freigabeberichte aus SharePoint und OneDrive als CSV-Tabelle ausgeben
4. Teilen- und Zugriffsanforderungen über Microsoft 365 Purview analysieren

1. Übersicht mit Geteilt-Ansicht in OneDrive & SharePoint

Einen schnellen Überblick über alle freigegebenen Elemente mit wenigen Klicks bietet die Geteilt-Ansicht in OneDrive. Im linken Navigationsmenü steht dafür die Schaltfläche Geteilt, die dann rechts eine Darstellung mit zwei Reitern präsentiert: Mit Ihnen zeigt alle Dateien und Ordner, die von einem externen OneDrive-Konto mit Ihnen geteilt werden. Von Ihnen zeigt alles, was Sie aus Ihrem OneDrive freigeben.

In SharePoint gibt es eine analoge Funktion, die bereitsteht, sobald Sie Dokumentbibliotheken öffnen. Hier heißt es Mit uns geteilt und findet sich ebenfalls in der linken Navigationsleiste.

2. Einzelne Freigaben mit ‚Zugriff verwalten‘ kontrollieren

Eine granularere Sicht auf Datei- und Ordnerfreigaben erhalten sie über die Funktion Zugriff verwalten, die in OneDrive, SharePoint und dem Teams-Dateien-Ordner bereitsteht.

• Navigieren Sie in eine beliebige Ordneransicht oder eine Dokumentbibliothek
• Klicken Sie bei einem Ordner oder einer Datei in der Liste auf die drei Punkte und dann im Klappmenü auf Zugriff verwalten
• Es öffnet sich der Freigabedialog, der alle berechtigen Nutzer auflistet, und auch ihre Zugriffsrechte wie Besitzer, Kann bearbeiten oder Kann anzeigen.
• Hier können Sie nun bei Bedarf Rechte ändern oder Benutzer löschen

3. Freigabeberichte in SharePoint & OneDrive als CSV-File

Wenn Sie eine genaue und vollständige Übersicht über alle Freigaben in SharePoint-Sites, Teams oder OneDrive benötigen, erhalten Sie diese über die Berichte zur Datei- und Ordnerfreigabe. Die Daten werden als CSV-Tabelle ausgegeben. Voraussetzung ist, dass Sie Siteadministrator sind.

Diese Methode empfiehlt sich übrigens vor allem dann, wenn man eine Übersicht über externe Freigaben an Gastnutzer benötigt. In der Tabelle finden Sich die Externen in der Spalte Benutzer- oder Gruppentyp.

I. Freigaben als CSV-Tabelle für SharePoint und Teams erstellen

1. Vorbemerkung Teams: Wenn es um die Anzeige von SharePoint-Freigaben geht, betrifft das auch Teams. Denn alle in Teams unter Dateien abgelegten Daten liegen im Hintergrund ihn einer SharePoint-Bibliothek. Um dorthin zu gelangen, öffnen Sie aus Teams die SharePoint-Site mit folgenden Klicks:

2. Nun zum eigentlichen Prozedere: Klicken Sie in einer SharePoint-Site rechts oben auf das Zahnrad, um das Einstellungsmenü zu öffnen.

3. Klicken Sie hier auf Websiteverwendung, dann öffnet sich in der Mitte das Fenster mit den Siteverwendungsanalysen. Hier finden Sie ganz unten Mit externen Benutzern geteilt als letzten Abschnitt.

3. Klicken Sie auf Bericht ausführen, und legen Sie im folgenden Dialog den Order fest, in dem die CSV-Tabelle gespeichert werden soll.

4. Abschließend erhalten Sie eine Mail mit einem Link zum angeforderten Bericht. Da CSV ein Textformat ist, importier man diese idealerweise in Excel, über den Reiter Daten, und dann Aus Text/CSV importieren.

II. Freigaben als CSV-Tabelle in OneDrive erstellen

1. Das Verfahren in OneDrive ist ähnlich. Klicken Sie auf das Zahnrad rechts und in den Einstellungen auf OneDrive Einstellungen.
2. Klicken Sie hier auf weiteren Einstellungen, und darin im ersten Abschnitt Zugriff verwalten auf Bericht zum Teilen ausführen. Die weiteren Schritte sind die selben wie bei SharePoint.

4. Teilen und Zugriffe mit Microsoft 365 Purview analysieren

Eine weitere, etwas komplexere Möglichkeit, um Freigaben zu überwachen, bietet das Compliance-Portal Microsoft 365 Purview.

Hier müssen sie einige Suchfelder spezifizieren, zum Beispiel den Datumsbereich, und unter Aktivitäten zum Beispiel Datei, Ordner oder Website geteilt. Um am Ende einen aussagekräftigen Bericht zu erhalten, ist eine gewisse Einarbeitung in die Suchfunktionen erforderlich.