Tipp: Schneller Herunterladen in SharePoint-Bibliotheken mit Ein-Klick-Download-Links

Dokumente aus SharePoint-Bibliotheken herunterladen ist prinzipiell einfach: Man klickt auf Aktionen (drei Punkte), und wählt im Kontextmenü den Punkt Herunterladen. Es geht aber noch einfacher: Mit einem direkten Download-Link in einer zusätzlichen Spalte. Das ist die Anleitung dazu:

Umständlicher: Das Herunterladen in SharePoint-Bibliotheken (Dokumenten-Ansicht) erfordert normalerweise den kleinen Umweg über das Kontextmenü und den Menüpunkt Herunterladen.

Um einen direkten Download-Link in einer SharePoint-Bibliothek zu erstellen, bietet SharePoint verschiedene Möglichkeiten. Grundsätzlich macht man sich dabei die Funktion zunutze, individuelle Spaltenansichten zu erzeugen. In Tipp 1 erstellen wir auf diese Weise eine neue, zusätzliche Spalte. Im Tipp 2 wird die ursprüngliche Namenspalte durch eine Linkspalte ersetzt.

Allen Lösungen liegt ein Stück JSON-Code zugrunde, der in den Bibliothekseinstellungen hinzugefügt wird. Auf diese Weise lassen sich alle Modern-SharePoint-Bibliotheken modifizieren.

Tipp 1: Eine neue Spalte mit Herunterladen-Link erzeugen

1. Öffnen Sie zunächst in der gewünschten Bibliothek die Bibliothekseinstellungen (über Einstellungen, rechts oben). Dort müssen Sie nun im Abschnitt Spalten den Link Spalte erstellen klicken.

2. Im Abschnitt Spalte erstellen geben Sie nun als Namen der neuen Spalte Herunterladen ein. Als nächstes müssen Sie die Art der Spalte festlegen. In diesem Fall handelt es sich um eine Berechnete Spalte (Calculated Column). Die Inhalte dieser Spaltenart resultiert aus Werten oder Einstellungen anderer Spalten. Unten ist in Zusätzliche Spalteneinstellungen noch die Formel =““ erforderlich.

Name und Einstellungen der neu anzulegenden Spalte.

3. Im Feld Spaltenformatierung lässt sich nun ein JSON-Code eingeben, der den entsprechenden Inhalt für die Spalte generiert. In unserem Fall sind das diese Zeilen:

{
  "$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/v2/column-formatting.schema.json",
  "elmType": "a",
  "txtContent": "Download",
  "attributes": {
    "target": "_blank",
    "href": "=@currentWeb+'/_layouts/15/download.aspx?sourceurl='+[$FileRef]"
  }
}

4. Nun muss noch Zur Standardansicht geklickt sein, dann können Sie mit OK den Vorgang abschließen.

Die entscheidenden JSON-Codezeilen werden im Feld Spaltenformatierung hineinkopiert.

5. Zurück in der Bibliotheksansicht sollte nun die neue Spalte mit den zusätzlichen Herunterladen-Links erscheinen.

Die neue Spalte in der Dokumentenansicht mit den direkten Download-Links.

Tipp 2: Die Standard-Spalte Name durch Herunterladen-Spalte ersetzen

Falls Sie die zusätzliche Spalte stört, können Sie die klassische Namen-Spalte entfernen und durch die neue Herunterladen-Spalte ersetzen. Das geht folgendermaßen:

1. Erstellen Sie zunächst eine neue Spalte gemäß der obigen Beschreibung. Der alternative JSON-Code lautet dann folgendermaßen:

{
  "$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/v2/column-formatting.schema.json",
  "elmType": "a",
  "txtContent": "[$FileLeafRef]",
  "attributes": {
    "target": "_blank",
    "href": "=@currentWeb+'/_layouts/15/download.aspx?sourceurl='+[$FileRef]"
  }
}

2. Nach der Fertigstellung der Spalte müssen Sie nun noch die alte Namen-Spalte entfernen und durch die neue ersetzen. Hierzu klicken in der Spaltenbeschreibung auf den Pfeil nach unten, und dann über Spalten ausblenden den Pfeil bei der betreffenden Spalte entfernen und auf Übernehmen klicken.

Mit Klicken und Ziehen auf den Spaltenkopf ziehen Sie die neue Spalte nun an die erste Stelle, fertig ist die neue Bibliotheksansicht mit direkten Download-Links.

In der eleganteren Version des Tipps sind die Namen von Dateien und Ordnern direkt klickbare Links.
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Arnold Scheuch
Arnold Scheuch
1 Monat her

Cooler Tipp, danke!!