Teams-Archivierung: Ungenutzte Teams und Dokumente dauerhaft aufbewahren
Microsoft Teams wird zunehmend auch für das Ablegen von Dokumenten genutzt. Sobald es sich dabei um geschäftsrelevante Inhalte handelt, stellen sich auch Fragen der Archivierung. Teams bietet dafür eine Archivierungsfunktion, die sowohl von der Administration wie vom Benutzer aktiviert werden kann.
Teams oder darin enthaltene Kanäle werden oft nur für eine begrenzte Zeit genutzt, weil sie zum Beispiel nur für ein Projekt benötigt werden. In der Regel löschen die Teams-Besitzer im Anschluss den jeweiligen Kanal.
Soll man Kanäle löschen oder längerfristig aufbewahren?
Oftmals kommt es allerdings vor, dass das Team oder der Kanal zu einem späteren Zeitpunkt nochmal benötigt werden, zum Beispiel bei Garantie- oder Revisionsansprüchen. Hier muss die Organisation sich insbesondere um die gesetzliche vorgeschriebene Archivierungspflicht Gedanken machen.
Das Verschieben eines solchen Teams in den Papierkorb wäre keine Option, weil dieser aus Microsoft Teams gelöschte Elemente für nur wenige Wochen vorhält und somit kein geeigneter Ort für eine Langzeitaufbewahrung ist. Auch das Ausblenden von Teams oder Kanälen führt nicht zum gewünschten Ergebnis.
Der Unterschied zwischen Archivierung und Backup
Beim Thema Sicherung denkt man meist zuerst an ein Backup. Allerdings geht es hierbei primär um die Datensicherheit, die Inhalte eines Backups werden in bestimmten Intervallen überschrieben. Mehr zu den dabei auftauchenden Herausforderungen finden Sie in unserem Beitrag über Teams-Backup. Mit einem Archiv hingegen sollen Daten unveränderbar über mehrere Jahre hinweg gesichert werden.
Aktuell erlaubt Microsoft nur das Archivieren von Teams, dagegen ist die dauerhafte Aufbewahrung von Kanälen bis dato noch nicht möglich. Es gibt offiziell auch keine Aussagen von Microsoft, wann und ob es diese Option anbieten wird.
Option 1: Archivierung über das Admin-Center
Administratoren können die Archivierung über das Admin Center veranlassen, und zwar indem sie unter Teams => Teams verwalten das entsprechende Team auswählen und auf die Schaltfläche Archivieren klicken.
Wichtig ist es, anschließend das Häkchen bei SharePoint-Site für Teammitglieder als schreibgeschützt festlegen zu setzen, um Änderungen an den Inhalten zu unterbinden.
Im Dashboard erhält das Team anschließend den Status archiviert.
Option 2: Archivierung durch den Benutzer
Ein berechtigter Anwender kann ein Team über den Teams-Client archivieren. Es wird nach der Archivierung für die User entfernt und ist somit für sie nicht mehr sichtbar. Diese Funktion steht innerhalb der Verwaltung im Teams-Client im Aufklappmenü (siehe Bild) zur Verfügung.
Allerdings haben wir in unseren Tests festgestellt, dass es bei manchen kleineren Microsoft 365-Plänen fehlen kann.
In der Ansicht unter Teams verwalten sieht der Team-Besitzer, welche von seinen Teams bereits archiviert wurden.
Diese kann er über Teams wiederherstellen aus dem Archiv zurückholen. Die Wiederherstellung ist allerdings wesentlich unspektakulärer als die Archivierung selbst, es gilt dabei keine Optionen zu beachten.
Fazit
Die Archivierungsfunktion macht es sowohl für Administratoren als auch für User einfach, so genannte Altlasten loszuwerden und die Teams-Umgebung aufzuräumen. Gleichzeitig können sie damit den gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente genügen.
Zudem besitzt er verschiedene Zertifizierungen (MCITP, MCSA und MCSE, ITIL, PRINCE2).