Zugriffsbeschränkung in Teams-Chats: Welche Rolle kann auf Beiträge und Freigaben zugreifen?

Die Chat-Funktion in Teams-Besprechungen stellt ein interessantes Werkzeug für die Zusammenarbeit dar. Sowohl für ergänzende Konversationen als auch als gemeinsame Dateiablage. Allerdings stehen die Chat-Inhalte nicht allen Teilnehmern in vollem Umfang zur Verfügung. Es kommt auf die Rolle und den Zeitpunkt der Einladung an.

In Microsoft Teams existieren aktuell gewisse Inkonsistenzen beim Zugriff auf Chat-Inhalte, wie Darrell Webster in seinem aktuellen Blogbeitrag beschreibt. Das hängt nicht nur davon ab, in welcher Rolle man eingeladen wird, sondern auch vom Zeitpunkt der Einladung.

Voller oder vorübergehender Zugriff auf den Chat

Vollzugriff: In dieser Rolle kann man auf die gesamte Historie der Konversation zugreifen. Das ermöglicht unter anderem die Teilnahme am Chat bereits vor der Besprechung, das Teilen von Dateien und den Zugriff auf Freigaben der anderen Nutzer. Die Interaktion ist vor, während und nach dem Meeting ohne Einschränkungen möglich.

Vorübergehender Zugriff: Hier kann man am Besprechungs-Chat nur im Rahmen des Meetings teilnehmen. Auch die Chat-Inhalte wie Dateien und Aufzeichnung sieht man nur für die Dauer der Teilnahme. Sobald man aussteigt oder die Besprechung zu Ende ist kann man weder neue Posts sehen noch weiter an der Konversation teilnehmen.

Die Art der Einladung entscheidet über Umfang des Zugriffs

Ob man vollen oder nur eingeschränkten Zugriff auf den Chat hat hängt zunächst davon ab, auf welche Weise man zur Besprechung eingeladen wurde.

Zunächst ist das natürlich der Organisator der Besprechung, der Einladung, Agenda oder Themen verschickt und die Konversation startet. Dazu kommen all jene, die am Anfang als „erforderlich“ oder „optional“ eingeladen werden. Auch sie erhalten Vollzugriff, und zwar auf den gesamten Chat, selbst wenn sie nicht teilgenommen haben.

Wer später kommt, hat nur eingeschränkten Chat-Zugang

Anders sieht das für externe Gäste von außerhalb der Organisation aus. Derzeit haben solche Teilnehmer nur vorübergehenden Zugriff auf den Chat.

Eine Sonderrolle spielen auch jene Teilnehmer, die nachträglich eingeladen wurden, nachdem die ursprüngliche Einladung versendet wurde. Der Organisator hat hier keine Möglichkeit mehr, einen Vollzugriff zu erteilen.

Das gleiche gilt für Teilnehmer, die über eine Weiterleitung der ursprünglichen Einladung aufgenommen wurden. Ebenfalls nur temporären Zugriff auf den Besprechungs-Chat erhalten jene Personen, die entweder über einen Link in die Besprechung geholt wurden, sowie jene, die während einer laufenden Besprechung eingeladen wurden.

Fazit: Derzeit Nur eingeschränkt kollaborationsfähig

Der Besprechungs-Chat von Teams stellt grundsätzlich ein praktisches Mittel für kollaboratives Arbeiten dar. In der aktuellen Konfiguration behindert er diese Idee allerdings, weil im Nachgang zu einer Besprechung nur eine bestimmte Gruppe von Teilnehmern auf Inhalte zugreifen und einen Chat weiterführen kann.

Ob und wie Microsoft zukünftig den Besprechungs-Organisatoren bessere Kontrollmöglichkeiten für Chat-Inhalte ermöglichen wird, kann man nicht vorhersagen. In der Cloud kann es schließlich jeden Tag unerwartete Neuerungen geben.

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