Überblick „Hybrider Einsatz von SharePoint Server 2019“: Integrierte hybride Sammel-Suche (Teil 2)

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Ein wichtiges Thema bei hybriden Einsatzszenarien von SharePoint Server 2019 stellt die Suche dar. Hier geht es vor allem auch um die Grundsatzfrage, wie die Indexe des lokalen Server mit denen in der Cloud zu integrieren sind – also ob lokale Inhalte lokal bleiben, oder ob alles in die Cloud ausgelagert wird.

Integrierte oder separate Anzeige der Suchergebnisse

Der SharePoint Server 2019-Index bleibt bei Federated Search On-Premises, während der SharePoint Online-Index immer in der Cloud bleibt.

SharePoint 2019 bietet zwei Möglichkeiten der Integration der Suche zwischen SharePoint On-Premises und SharePoint Online. Die erste Option heißt Hybrid Federated Search oder hybride Sammelsuche. In diesem Setup kann SharePoint Server 2019 auch die Suchergebnisse von SharePoint Online anzeigen, indem er eine Remote-SharePoint-Abfrage ausführt. Anders herum können die Benutzer über SharePoint Online Inhalte auf SharePoint On-Premises suchen. Wichtig ist dabei zu verstehen, dass bei der föderierten Suche immer der Index auf demselben System bleibt wie die Daten. Der SharePoint Server 2019-Index bleibt On-Premises, während der SharePoint Online-Index immer in der Cloud bleibt. Aus Sicht des Benutzererlebnisses sehen die Benutzer die Suchergebnisse als zwei getrennte Bereiche auf der Suchseite, wie im untenstehenden Bild zu sehen ist.

Der Hauptunterschied zur hybriden Sammelsuche besteht darin, dass bei Cloud Hybrid der Index der lokalen Dokumente in die Cloud verlagert und dort mit dem SharePoint Online-Index zusammengeführt wird.

Die zweite Option heißt Cloud Hybrid Search oder Cloud-Hybridsuche, und diese Option erfordert eine andere Art von Suchdienstanwendung namens Cloud Search Service Application. Der Hauptunterschied zu Federated Search besteht darin, dass hier der SharePoint Server 2019 den Index der lokalen Dokumente in die Cloud auf Office 365 verlagert und dort mit dem SharePoint Online-Index zusammenführt. Durch die komplette Verlagerung lokaler sowie Cloud-Dokumente in den Cloud-Index können die Benutzer auch auf reine Office 365-Funktionen wie Delve und das Office Graph zugreifen. Für die Suchergebnisse heißt das, dass sie integriert angezeigt und geordnet werden, wie der Screenshot unten zeigt.

‚Hybride Sammelsuche‘ im Überblick

Bei einer hybriden föderierten Such-Konfiguration bleibt der Index der SharePoint-On-Premise-Dokumente On-Premises, während der SharePoint Online-Index in Office 365 bleibt. Für die Konfiguration der Hybrid Federated Search gibt es drei mögliche Topologien, unter denen man wählen kann:

  • Einweg-Outbound-Topologie: In einer Einweg-Outbound-Topologie kann SharePoint Server vor Ort den SharePoint Online abfragen; anders herum kann jedoch SharePoint Online nicht den SharePoint Server abfragen. Benutzer, die bei SharePoint On-Premises anmeldet sind und eine Suchanfrage ausführen, können sowohl SharePoint On-Premises als auch SharePoint Online-Ergebnisse abrufen. Online-Benutzer erhalten jedoch über Abfragen keine Ergebnisse von SharePoint On-Premises.
  • Einweg-Inbound-Topologie: In einer Einweg-Inbound-Topologie kann SharePoint Online auch Daten auf SharePoint Server 2019 abfragen, nicht jedoch umgekehrt.
  • Zwei-Wege-Topologie (bidirektional): In einer bidirektionalen Topologie konfiguriert man sowohl die Einweg-Inbound- wie die Einweg-Outbound Topologie. In dieser Topologie können sich beide Systeme gegenseitig abfragen und somit Ergebnisse aus dem anderen System liefern.

Resümee der hybriden Cloud-Suche: Die Vor- und Nachteile

Der Hauptunterschied in der hybriden Cloud-Such-Topologie besteht darin, dass die Cloud Search Service Application den Index nicht auf den SharePoint On-Premises speichert, sondern ihn an Office 365 weiterleitet. Von den sechs Suchkomponenten in der Search Service Application sind nur die Komponenten Admin, Crawl und Query aktiv. Die Komponenten Index, Content Processing und Analytics müssen zwar vorhanden sein, werden aber in einem hybriden Cloud Search Szenario nicht verwendet. Die gesamte Inhaltsverarbeitung und -analyse erfolgt in Office 365, wo der Index gespeichert ist.

Die Cloud Search Service Application kann die gleiche Art von Inhaltsquellen wie eine normale Search Service Application durchsuchen; daher können Sie Elemente von Remote SharePoint Sites, File Shares, BCS und mehr im SharePoint Online Index verschieben.

  • Nachteil: Einer der Nachteile der hybriden Cloud-Such-Topologie besteht darin, dass man auf die Anpassungsoptionen der SharePoint Online-Suche beschränkt bleibt, weil dort die Inhaltsverarbeitung erfolgt und der Index gespeichert wird. Daher sind einige Optionen wie Custom Entity Extraction und Content Enrichment Web Service nicht verfügbar.
  • Vorteil: Der große Vorteil der hybriden Cloud-Suche besteht wiederum darin, dass man homogene Ergebnisse bei der Abfrage erhält, unabhängig davon, ob diese Ergebnisse von SharePoint Online oder SharePoint On-Premises stammen.

Die Wahl: Index lokal oder in der Cloud?

Die Wahl zwischen föderierter Suche und hybrider Cloud-Suche hängt letztlich von den Geschäftsanforderungen und den für die Daten geltenden Richtlinien ab. In einem föderierten Suchszenario bleibt der Index der lokalen Dokumente lokal. In einem Cloud Hybrid Search-Szenario befindet sich Ihr Index und damit der Inhalt aller Ihrer Dokumente in Office 365. Möglicherweise gibt es hier einschränkende Vorschriften über die Speicherung von Dokumenten, die dem Unternehmen nicht erlauben, Daten in Office 365 zu speichern.

Auch Lizenzierungsfragen spielen eine Rolle. Es müssen nämlich alle SharePoint-Benutzer in einer hybriden Cloud-Such-Topologie in Office 365 lizenziert sein, da der Index in SharePoint Online gespeichert ist. Das gilt auch dann, wenn man nur in SharePoint On-Premises sucht und SharePoint Online gar nicht nutzen will. Mit der föderierten hybriden Suche können Benutzer, die nur lokal lizenziert sind, weiterhin alle SharePoint On-Premise Elemente durchsuchen.

Microsoft empfiehlt, nach Möglichkeit die hybride Cloud-Suche zu verwenden, da sie ein besseres Benutzererlebnis bietet, reine Cloud-Funktionen auch für lokale Inhalte ermöglicht, Speicherplatz einspart und vielleicht sogar SharePoint Server 2019-Lizenzen, sofern man Such-Bedarf in der lokalen SharePoint Server 2019-Infrastruktur hat.

PowerApps und Flow – mit lokalen Inhalten integrieren

Microsoft empfiehlt Flow zur Erstellung von Workflows, und PowerApps für Geschäftsanwendungen auf Basis von Office 365 und hybriden SharePoint-Umgebungen. Mit dem Einsatz des Data Gateways lassen sich Office 365 Flows und PowerApps auch mit lokalen Inhalten integrieren. Nachdem der lokale SharePoint-Konnektor in Microsoft Flow erstellt ist, gibt man eine URL für die lokale Websitesammlung ein. Auf diese Weise stehen die meisten Trigger auch für die On-Premises-Umgebung zur Verfügung.

Im Screenshot sieht man, dass der Flow erfolgreich gestartet wurde, nachdem ein Element in der On-Premises-Inventarliste hinzugefügt wurde:

Das Gleiche gilt für PowerApps: Sobald die Verbindung hergestellt ist, kann man lokale Listen als Datenquellen für Business-Apps verwenden (siehe Bild).

Selbst wenn die Integration von Flow und SharePoint On-Premises gut funktioniert, fehlt hier im Vergleich zu SharePoint Online die Möglichkeit, Flows von On-Premises aus manuell auszulösen. Es gibt nämlich keine Flow-Schaltfläche in SharePoint On-Premises-Listen und Dokumentenbibliotheken, so dass Auslöser wie On Selected Item nicht mit SharePoint On-Premises verwendet werden können.

Fazit: Das bringen hybride SharePoint-Lösungen

Hier noch einmal zusammengefasst die Vorteile von hybriden SharePoint-Lösungen:

  1. Zwei Plattformen für die Workloads: Für jedes Geschäftsszenario kann man nun zwei Optionen analysieren und danach entscheiden, welche Plattform sich am besten eignet – SharePoint On-Premises oder SharePoint Online.
  2. Einsparmöglichkeiten: Durch die Möglichkeit, On-Premises-Inhalte zu verlagern und OneDrive for Business zu benutzen, verringert sich der Speicheranforderungen in den lokalen Datenbanken. Außerdem werden auch weniger SharePoint-Server benötigt, da sich einige Websites auf SharePoint Online befinden, und über die Cloud Search Service Application auch einige Suchkomponenten in SharePoint Online gehostet werden. Insgesamt spart das nicht nur Computerressourcen, sondern auch SharePoint Server Lizenzen.
  3. On-Premises-Inhalte um neue Cloud-Funktionen erweitern: Selbst wenn einige Inhalte noch On-Premises gehalten werden müssen, kann man trotzdem von den neuesten Office 365-Funktioen profitieren. Mit hybridem SharePoint lassen sich nämlich Online-typische Funktionen wie Delve, PowerApps, Flow und mehr mit lokalen Inhalten nutzen.
  4. Integriertes Benutzererlebnis: Selbst wenn bei Hybrid zwei Plattformen zum Einsatz kommen, bekommen die Benutzer davon nichts mit. Mit Funktionen wie hybride Sites, Taxonomie und Inhaltstypen, Auditierung und hybrider Suche können die Benutzer von jeder der beiden Plattformen aus arbeiten und haben dennoch Zugriff auf die jeweils andere Plattform – ohne irgendwelchen Zusatzaufwand. Neue Funktionen wie die modernen SharePoint-Team Sites und Communication Sites, die es auch in SharePoint 2019 gibt, sorgen für ein integriertes Benutzererlebnis.

[Zum 1. Teil der SharePoint-Hybrid-Übersicht]

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