Übersicht: Die OneDrive-Neuigkeiten von der SharePoint Conference

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Auf der SharePoint Conference 2019 gab es neben SharePoint auch zu OneDrive einen ganzen Schwung an Neuigkeiten. Microsoft strengt sich sichtlich an, OneDrive zu einer intelligenten und überall verfügbaren Dateiverwaltung auszubauen. Und zwar eines, das tief im Office-System mit seinen Apps und Kollaborations-Funktionen verankert ist.

KI-basierende Datei-Informationen schon vor dem Öffnen

Schon bevor der Anwender ein Dokument öffnet, bekommt er zukünftig vielfältige Zusatzinformationen zum Dokument beim Drüberfahren mit dem Mauszeiger (on-hover filecards). Teilweise werden diese Informationen mit KI-Hilfe erstellt, so beispielsweise eine automatische Zusammenfassung des Inhalts sowie die geschätzte Lesedauer für das Dokument. Erweitert werden auch die Metadaten-Spalten in SharePoint- und OneDrive-Bibliotheken, etwa um Infos zu Check-in/-out, Malware, Gastzugriffen oder Aktivitäten anonymer Nutzer.

Für späteres Lesen markieren

So, wie man eine SharePoint-Website oder einen Nachrichtenartikel für das spätere Lesen markieren kann, lässt sich das jetzt auch für Office-Dokumente anwenden. Das geht einfach über das entsprechende Markierungssymbol in OneDrive oder in den Bibliotheken. Die derart markierten Elemente können dann auch auf der SharePoint-Homepage angezeigt werden (siehe Bild unten).

Vollwertige SharePoint-Bibliotheken jetzt auch in OneDrive Web

Der Next Generation Sync Client (NGSC) synchronisierte schon bisher Bibliotheken aus SharePoint und Teams mit dem PC- oder Mac-Client. Dies Funktion wird es nun auch in der OneDrive-Web-Oberfläche geben. Damit stehen dann auch Optionen wie neue Dokumente erstellen, wichtige oben anhängen, eigene Ansichten erstellen, Metadaten verwalten, freigeben und vieles mehr zur Verfügung.

Microsoft aktualisiert auch die Funktionen „Neue gemeinsame Bibliothek erstellen“ in Anlehnung an Office 365-Gruppen. Damit kann man dann Personen angeben, mit denen man teilen möchte. Die neue gemeinsame Bibliothek erscheint sofort als neuer Collaboration-Raum für die Teamdateien. Diese Teamdateien sieht man auch in OneDrive-Web unter gemeinsame Bibliotheken.

AutoCAD DWG-Dateivorschauen

In Zusammenarbeit mit Autodesk bietet Microsoft neue Dateiformate wie AutoCAD (DWG-Dateien) an, die direkt im Browser angezeigt werden können. Auch das Editieren mit der integrierten AutoCAD-Webanwendung ist möglich.

Vorschau von 360-Grad-Bildern

Schon bisher konnte OneDrive im Web über 320 Dateitypen anzeigen. Jetzt kommen 360-Grad-Bilder dazu. Sobald ein solches Rundumbild in OneDrive hochgeladen wird, steht dafür die eingebettete interaktive Vorschau bereit.

Neue Freigabe-Optionen für Dateien und Ordnern

Microsoft hat die Freigabefunktionen rund um SharePoint und OneDrive ständig erweitert und verbessert. Folgende Neuerungen wurden auf diesem Gebiet angekündigt:

Dateien von anderen anfordern (Request from others)

Dateien von anderen Personen anfordern geht jetzt einfach. Zunächst wählt man einen OneDrive-Ordner aus, in den der Empfänger die Dokumente ablegen soll, und klickt dann auf  „Dateien anfordern“. Es geht eine Mail an den Empfänger, die bereits automatisch den Ordnernamen ausfüllt. Der Empfänger klickt dann auf den Link, wählt die zu sendenden Dateien aus und lädt sie hoch. Sobald die neuen Dateien im eigenen OneDrive gelandet sind, erhält man eine Benachrichtigung-Mail über die Dateien und den Namen der Person, die sie hochgeladen hat.

Teams: Integration von File-Sharing in Chats

Auch für Microsoft-Teams kommen jetzt neue Freigabe-Optionen aus OneDrive. So lassen sich die OneDrive-Einstellungen für Freigabe-Links nun direkt aus Teams heraus konfigurieren – ob in Chats oder in Kanälen. Und wenn man einen Freigabelink in das Eingabefeld kopiert, erkennt ihn Teams und sorgt für die entsprechende formatierte Darstellung des Inhalts.

Statt Mail-Anhänge: Teilen in der Outlook Web-App

Dateien als E-Mail-Anhang zu verschicken widerspricht eigentlich der hohen Lehre der Collaboration. Dennoch lässt sich diese Praxis nicht ausrotten, weil es fast immer die erstbeste Art ist, um Dokumente zur Bearbeitung zu verteilen. Microsoft setzt nun anders an und versucht nicht, alte Arbeitsgewohnheiten zu ändern, sollte passt die Werkzeuge an – konkret den Outlook-Web-Client mittels einer Integrationsfunktion für OneDrive-Dokumente. Sobald man einen Link zu einer OneDrive-Datei in eine Mail einfügt, erscheint diese zwar optisch wie gewohnt als Mail-Anhang. Neu ist jedoch, dass die URL zu einem Dateinamen verkürzt wird, und vor allem, dass die Datei selbst am ursprünglichen Ort in der Cloud bleibt. Versendet wird nur der Freigabe-Link darauf.

Vielgenutzte geteilte Dokumente bevorzugt anzeigen

In der Vergangenheit war es oft schwierig, den Überblick über eigene und von anderen freigegebenen Dateien in OneDrive zu behalten. Das wird nun mit einer verbesserten Ansicht „Geteilt mit mir“ einfacher.

Direkt-Links zu einzelnen PowerPoint-Folien (nur Web)

Manchmal ist es erwünscht, aus einer Präsentation nur eine zentrale Folie zu zeigen. Das geht zukünftig mit Powerpoint Online. Statt wie bisher immer die ganze Präsentation zu zeigen, lassen sich nun aus einzelnen Folien heraus Links erzeugen und auch entsprechend der Freigabeoptionen bearbeiten.

Verbesserungen beim OneDrive-Sync-Client

Microsoft kündigte auf der SharePoint Conference 2019 folgenden Verbesserungen beim OneDrive Sync-Client an:

Differentieller Sync spart Zeit und Netzwerklast

Statt bei Änderungen immer die komplette Datei über das Netz zu schicken, werden mit Differential Sync nur noch diejenigen Teile von Dateien synchronisiert, die sich geändert haben. Das beschleunigt den Prozess und verringert die zu transferierende Datenmenge. Derzeit beschränkt sich die differentielle Synchronisierung noch auf Office 2016-Dateien, in diesem Jahr wird Microsoft die Funktion jedoch auf alle in OneDrive und SharePoint gespeicherten Dateitypen erweitern.

OneNote-Dateien verschieben mit „Known Folder Move“ (KFM)

Der OneDrive-Sync-Client hat bisher keine OneNote-Dateien unterstützt – auch nicht beim Verschieben der persönlichen Desktop-Ordner (Dokumente, Bilder und Desktop) Richtung OneDrive mit dem Microsoft-Tool Known Folder Move (KFM). Zukünftig werden auch diese Notizbuch-Dateien mit in die Cloud übertragen.

Neue Funktionen für die OneDrive-Mobile-App

Einfacheres Datei-Handling in Outlook (iOS)

Um das Teilen von Dokumenten aus OneDrive auf SmartPhones zu vereinfachen, bekommt die Outlook-App (vorerst nur für iOS) ein vereinfachtes Auswahlmenü. Angelehnt an die Gestaltung von Outlook Web Access gibt es einige Zusatzfunktionen fürs bequeme Dateimanagement.

Verbesserter Zugriff auf zuletzt genutzte Dateien

Das schnelle Zurückkehren zu Dokumenten, an denen man zuletzt gearbeitet hat, wird weiter erleichtert. Unter anderem sind in den Listen nun auch Scans und PDFs enthalten, die mit der OneDrive-App erzeugt wurden (siehe Bild rechts).

Anmerkungen in PDFs einfügen

Markierungen und Anmerkungen in PDFs machen – diese Funktion wird nun ausgebaut. Und zwar sowohl für PDFs, die mit der OneDrive-Scanfunktion erzeugt wurden, als auch für hochgeladene externe PDF-Dokumente.

Weitere Informationen:

Die ausführlichen Details zu den vielen Neuerungen in OneDrive sind auf dem Microsoft-Blog zu finden.

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