Und täglich grüßt die Ordnerstruktur Oder: Wenn der Sinn von SharePoint auf dem Weg verloren geht
SharePoint feiert in diesem Jahr sein 20-jähriges Jubiläum. Bei seinem Erscheinen erschloss sich der Sinn und Zweck des SharePoint Portal Server 2001 noch nicht auf Anhieb. Was sollte dieser neue Server besonderes können, um die Dokumentenverwaltung im Unternehmen zu revolutionieren? Hatten wir doch damals erst die Client-Server-Transformation hinter uns gebracht. Und uns gefreut über die modernen File-Server mit ihren fast endlosen Ordnerstrukturen in den Netzlaufwerken. Also – wie der gepflegte Amerikaner abzukürzen weiß: wtf is SharePoint?
Das Internet weiß alles besser
Vielleicht müssen wir zum besseren Verständnis erst einmal 20 Jahre vorspulen und uns unsere heutigen Gewohnheiten vor Augen halten. Wir können heute alle mit Facebook umgehen und präsentieren unseren Freunden auf Instagram animierte Videos mit interaktiven Schaltflächen. Musiktitel finden wir intuitiv: der eine sucht nach R.E.M. der andere nach EDM und manch einer auch nach einer U-Bahnlinie 2. Wenn wir nach Informationen und Wissen suchen, liefert uns Google seitenweise Ergebnisse, die wie von Zauberhand priorisiert und auf den jeweiligen Benutzer zugeschnitten sind. Ach ja: und woher weiß eigentlich Amazon, dass ich mich für das neueste 16K-FlatScreen Modell aus Korea interessiere?
Die einfache Antwort: Metainformationen.
Keine Technologie kommt heute noch ohne den Einsatz von Zusatzinformationen aus, die Datenobjekte beschreiben. Ein Lied ist nicht einfach eine MP3-Datei, sondern vielmehr ein Objekt mit den Ausprägungen Genre, Titel, Jahrgang, Interpret, Albumname. Jedes Bild ist mit einer beliebig großen Anzahl von Metadaten versehen. Wie sonst wäre es in einer Redaktion möglich, dass man in Windeseile eine Nachricht mit einem Bild versieht, auf dem zum Beispiel Friedrich Merz freundlich lächelnd über Armin Laschet äußert, während im Hintergrund Winfried Kretschmann die Augen zu fuchtelnden Gestik seiner Herausforderin Susanne Eisenmann verdreht? Erst Metadaten machen das aufstöbern solcher Medieninhalte möglich.
Zumindest dort, wo Geld zu verdienen ist, also in weiten Bereichen des Internet, werden Datenobjekte mit Zusatzinformationen versehen. Damit die großen Konzerne uns unsere Wünsche schon beim Tippen von den Fingerkuppen ablesen können.
SharePoint und die Ordnerstrukturen
Soviel zur Situation im öffentlichen Internet. Ein anderes Bild hingegen finden wir nach wie vor in vielen Firmen vor. Als wäre die Zeit in den letzten 20 Jahren stehen geblieben, dominieren vielerorts weiter die altbekannten Ordnerstrukturen. Über 80 Prozent der SharePoint-Umgebungen in den Unternehmen und natürlich auch in SharePoint Online sind nach wie vor mit ausgiebigen Ordnerstrukturen ausgestattet. Der konservative, Innovations-vermeidende Typus von Anwender fühlt sich offenbar wohl in der langjährigen Komfortzone und wundert sich, warum man nicht alles so belässt, wie es einmal war.
Redundante Daten und überladene Server
Vor 20 Jahren ergab eine Analyse in Unternehmen, dass 30 Prozent der Datenbestände auf den Servern redundant sind. Warum? Weil Mitarbeiter häufig die Daten aus anderen Abteilungen in die eigene Umgebung kopieren – aus dem einfachen Grund, dass sie die Ablagestruktur der Kollegen nicht verstehen. Was das in Sachen Berechtigungen an Problemen mit sich bringt, übersehen wir an dieser Stelle mal besser.
Mit SharePoint wäre das nicht passiert. Zumindest müssten wir uns nicht mehr mit solchen anachronistischen Formen der Datenhaltung herumschlagen. Die IT-Abteilungen könnten sich darauf konzentrieren, mit den Anwendern über Prozessveränderungen und neuen Möglichkeiten der Datenpflege zu reden. Was natürlich beinhalten würde, Metadatenkonzepte zu etablieren und die Mitarbeiter damit vertraut zu machen.
SharePoint endlich ernst nehmen
Für die Unternehmen ergäbe sich die Chance, dass sie sehr viel Geld sparen. Einfach indem sie SharePoint ernst nehmen und sein wahres Potenzial entfalten lassen. Und dazu würde es reichen, sich mit dessen vorhandenen Standard-Funktionsumfang auseinanderzusetzten. Während man gleichzeitig den Fachbereichen zeigt, wie sie von dieser – inzwischen volljährigen – Art der Datenverwaltung profitieren können. Plötzlich würde sich die Investition in Microsoft-Lizenzen ein Stück weit rentieren. Für alle Beteiligten eine Win-Win-Situation…
Sein IT-Herz schlägt für eine unternehmensweit standardisierte Nutzung von Microsoft und SAP-Lösungen und der damit verbundenen Prozessoptimierungsinitiativen auf allen Hierarchieebenen und Fachbereichen einer Organisation. Er ist Dozent bei der IHK, für Management Circle und bei Steinbeis School of Management, Berlin und ist empfänglich für strategische Beratungsaufträge unter der Mailadresse.
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Leider scheint sich Microsoft da mit OneDrive nicht an diesem Grundsatz „keine Ordner“ auszurichten. Sobald mit OneDrive der Sync von div. Daten(Ordnern zu einem Kunden/Projekt) umgesetzt werden soll, ist dieses Konzept nicht mehr praktikabel, so zumindest unsere Erfahrung.
Hallo Christoph,
dass OneDrive leider nach wie vor keine Metadaten unterstützt, ist ein Fakt. Und es ist in der Tat auch eine Herausforderung für IT-Abteilungen, das neue Konzept so aufzusetzen, dass diese Herausforderung nicht die vielen neuen Mehrwerte überschattet, die SharePoint als Dokumentverwaltungslösung mit sich bringt (neben all den anderen Möglichkeiten). Leider passiert aber genau das in den meisten Unternehmen und SharePoint entfaltet nicht sein ganzes Leistungsspektrum.
Meine Praxiserfahrungen haben gezeigt, dass ein durchdachtes Implementierungskonzept in Kombination / Zusammenarbeit mit prozessorientierten Trainern (Fokus auf die neue Art der Dokumentverwaltung) diesen Makel durchaus verblassen lässt.
Alexander Fischer