Dateien hochladen und synchronisieren mit SharePoint: Drei praktische Varianten
Zu den Haupteinsatzgebieten von SharePoint gehört die gemeinsame, zentrale Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten. Oft hapert es im Arbeitsalltag aber am konsequenten Hochladen, so dass manchmal sogar der SharePoint-Nutzen in Frage steht. Microsoft erleichtert inzwischen diese Aufgabe, indem es verschiedene Möglichkeiten zur Übertragung von Dokumenten auf SharePoint bietet.
1. Hochladen aus SharePoint-Bibliothek heraus
Zunächst einmal sei die Standardmethode von SharePoint zum Hochladen von Dateien erwähnt:
- Öffnen Sie die SharePoint-Website und dort die gewünschte Dokumentenbibliothek, in der Sie die Datei ablegen möchten.
- Suchen Sie die Schaltfläche Upload/Hochladen, die sich in der Regel am oberen Rand der Dokumentenbibliothek befindet, und klicken Sie darauf (siehe Bild).
- Im sich öffnenden Dateidialogfeld navigieren Sie zu dem Ordner , an dem sich die Datei befindet, und wählen Sie diese aus.
- Bestätigen Sie die Auswahl im Dateidialogfeld.
- Überprüfen Sie den Upload: Sie sehen eine Benachrichtigung oder einen Fortschrittsbalken, der bestätigt, dass die Datei erfolgreich hochgeladen wurde.
2. Ziehen und Ablegen einer Datei vom Desktop
Das Ziehen und Ablegen einer Datei direkt von Ihrem Desktop auf SharePoint ist wohl die schnellste Methoden, um Dateien an den gewünschten Zielort zu befördern. Mit dem Windows Explorer geht das folgendermaßen:
- Öffnen Sie ein Explorer-Fenster am Desktop, und ein weiteres für Ihre SharePoint-Website.
- Gehen Sie im SharePoint-Fenster zur gewünschten Dokumentenbibliothek.
- Ziehen Sie eine oder mehrere markierte Dateien vom Explorer-Fenster mit gedrückter Maustaste in das SharePoint-Fenster. Lassen Sie die Maustaste los, um die Datei in der Dokumentenbibliothek abzulegen.
- Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass die Datei erfolgreich hochgeladen wurde.
3. SharePoint-Dateien mit OneDrive synchronisieren
Als einfachere Alternative zum Upload von Dokumenten bietet sich die Synchronisation mit OneDrive an. Auf diese Weise stellen sie eine direkte Verbindung zwischen einem OneDrive-Ordner und einer SharePoint-Bibliothek her. Immer wenn Dateien hinzukommen oder entfernt werden, sorgt die OneDrive-Synchronisierung für das Übertragen oder Entfernen.
Befolgen sie folgende Schritte zur Synchronisierung von SharePoint mit OneDrive:
1. Öffnen Sie die OneDrive-App und melden Sie sich mit dem Microsoft-Konto an, über das Sie auf die SharePoint-Website zugreifen. In der Regel sind das die Microsoft 365-Zugriffsdaten.
2. Öffnen Sie nun Ihre SharePoint-Website und dort die Dokumentenbibliothek, die Sie synchronisieren möchten.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Add Shortcut to OneDrive (Verknüpfung zu OneDrive hinzufügen), die sich oben in der Dokumentenbibliothek befindet. Dadurch wird eine Verknüpfung zur Dokumentenbibliothek in Ihrer OneDrive-App erstellt.
4. Gehen Sie zu Ihrer OneDrive-App und synchronisieren Sie sie mit SharePoint. Sie werden feststellen, dass die Beispieldatei in der Dokumentenbibliothek jetzt in OneDrive zugänglich ist, wie Sie unten sehen können.
5. Klicken Sie im synchronisierten OneDrive-Ordner auf die Schaltfläche Add New (Neu hinzufügen), um eine Datei oder einen Ordner hinzuzufügen, oder ziehen Sie die Datei einfach per Drag & Drop oder durch Kopieren und Einfügen in diesen Ordner.
6. Überprüfen Sie die Synchronisierung: Gehen Sie zurück zu Ihrer SharePoint-Website und aktualisieren Sie die Dokumentenbibliothek. Die Datei, die Sie in OneDrive hochgeladen haben, ist nun über Ihre SharePoint-Website zugänglich.
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