Drei Pfade zur Microsoft 365-Einführung – vom reinen Office-Update bis zum Workplace-Projekt

Bei der Einführung von Microsoft 365 im Unternehmen können unterschiedliche Vorgehensweisen gewählt werden. Die einfachste besteht im klassischen Update der Office-Client-Anwendungen. Um jedoch heute vorrangige Ziele wie die digitale Transformation einer Organisation zu erreichen, müssen auch neue Arbeitsweisen trainiert und etabliert werden. Hierzu ist auch einen umfassenderer Einführungsansatz erforderlich. Das sind die Vor- und Nachteile von drei charakteristischen Einführungsvarianten:
Von Frank Schreiber, Know How AG*

Variante 1: Microsoft 365 als reines Office-Update verteilen

Die Umstellung auf eine neue Office-Version in der gesamten Organisation galt früher als typisches IT-Projekt. Auch die Migration auf Microsoft 365 lässt sich in diesem klassischen Stil umsetzten, um die Mitarbeiter mit den neuesten Office-Apps auszustatten. Ein solches Client-Update spart Zeit, verursacht vergleichsweise geringe Kosten und erfordert keinen großen Aufwand für die IT.

Vorteile

• Schnelle Implementierung und geringe Komplexität: Da es sich um eine reine Software-Aktualisierung handelt, ist der Aufwand eher gering.

Nachteile

• Fehlende Integration: Ein einfaches Client-Update berücksichtigt nicht alle Möglichkeiten, die Microsoft 365 den Unternehmen bieten kann. In den meisten Fällen werden wichtige Anwendungen gar nicht oder falsch genutzt, wie zum Beispiel SharePoint oder OneDrive.
• Mangelnde Schulung: Ohne eine angemessene Schulung sind viele Mitarbeiter nicht in der Lage, neue Funktionen und Anwendungen optimal und effizient zu verwenden.

Variante 2: Microsoft 365 mit Rollout-Plan einführen

Ein umfangreicherer Ansatz, der über die reine Softwareaktualisierung hinausgeht, ist die Microsoft 365-Einführung mit einem Rollout-Plan. Ein solches Szenario involviert in der Regel einen größeren Kreis an Beteiligten als nur die IT-Abteilung. Hierbei geht es auch darum, erweiterte Funktionen und Dienste von Microsoft 365 produktiv zu nutzen. Die Mitarbeiter werden dabei in Tool-Trainings geschult.

Vorteile

• Strukturierter Ansatz: Ein Projektansatz erfordert in der Regel einen klar definierten Plan mit Meilensteinen, was einer effizientere Implementierung ermöglicht.
• Einbeziehen weiterer Anwendungen: Über die Office-Client-Anwendungen hinaus werden weitere Funktionen von Microsoft 365 in den Plan einbezogen.
• Integration interner Stakeholder: Geschäftliche Anforderungen aus den Fachbereichen werden aktiv bei der Auswahl der Anwendungen und Dienste berücksichtigt.

Nachteile

• Längere Einführungs- und Implementierungsphasen: Erst wenn eine Phase beendet ist, kann eine neue Phase beginnen. Treten unvorhergesehene Herausforderungen auf, verlängern sich einzelne Phasen und der Projekt-Fortschritt wird verlangsamt.
• Höhere Kosten: Es können zusätzliche Kosten für Projektmanagement und möglicherweise für externe Berater anfallen.

Variante 3: Microsoft 365 im Rahmen eines Digital Workplace-Projekts etablieren

Dieser Ansatz geht deutlich über eine rein technische Einführung von Microsoft 365 hinaus und erfordert eine vorherige strategische Planungsphase. Dieses Szenario bindet nahezu das gesamte Unternehmen in den Prozess mit ein und schafft eine komplett neue Arbeitswelt, die sich wiederum auf die Unternehmenskultur und Produktivität auswirkt.

Kennzeichnend dafür sind sowohl ein begleitender Adoption- und Change-Prozesse wie auch auf Anwendungsfälle bezogene Qualifizierungsmaßnahmen, bei denen die Mitarbeiter aktiv mit einbezogen werden.

Vorteile

• Ganzheitlicher Ansatz: Es wird nicht nur die Software, sondern die gesamte digitale Arbeitsumgebung des Unternehmens überdacht und optimiert. Zusätzlich werden sämtliche Stakeholder im Unternehmen aktiv einbezogen.
• Höherer Nutzen: Die Einführung neuer Tools und Arbeitsweisen kann die Produktivität, Innovationskraft und Zufriedenheit der Mitarbeiter erheblich steigern.

Nachteile

• Hohe Komplexität: Ein solches Projekt erfordert eine umfangreiche Planung und nimmt viel Zeit in Anspruch. Der Cloud-basierende Digital Workplace bringt auch das Evergreen-IT-Modell mit sich, und das bedeutet, dass kontinuierlich Neuerungen und Verbesserungen einfließen.
• Kostenintensiv: Es fallen vergleichsweise sehr hohe Kosten für Beratung, Schulung und Implementierung an, da man sich hier im Zuge der Produktivität, Zukunftsfähigkeit und Innovationskraft für eine starke Veränderung der Arbeits- und Denkweisen entscheidet.

Fazit: Nicht im Vorbeigehen erledigt

Die Einführung von Microsoft 365 ist kein Vorhaben, was man im Vorbeigehen erledigt. Sobald man ein konkretes Ziel wie zum Beispiel die Verbesserung der Zusammenarbeit oder die Steigerung der Produktivität verfolgt, sollte man die Einführung stets als Projekt mit weitreichenden Folgen für die Mitarbeiter, die Unternehmenskultur und die Organisation betrachten.

Nur wenn bei der Migration aktuelle und zukünftige Bedürfnisse eines Unternehmens betrachtet werden, kann Microsoft 365 eine nachhaltige digitale Transformation fördern. Aus diesem Grund ist es wichtig, ausreichend Ressourcen und Zeit in ein solches Projekt zu investieren. Hierzu gehört neben der Aufklärung über Chancen und Nutzen auch die Schaffung einer auf die Unternehmensbedürfnisse angepassten Lernkultur.