Die dunkle und die helle Seite der Macht: Wie wir mit alten Arbeitsweisen Zeit verschwenden (Teil 1)

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Yoda-1040x733Office 365 kommt mit einigen großen Versprechen daher – von der Produktivitätssteigerung über die Reduzierung von Komplexität bis zu mehr Effizienz. Werden damit etwa unserer bisherigen Arbeitsweisen in Frage gestellt? Arbeiten wird denn nicht schon längst so gut wie überall digital? Sehen wir uns doch die heutigen Probleme am Arbeitsplatz einmal genauer an und betrachten die „dunkle Seite der Macht“ – im Teil 1: „Dateien und Kommunikation“

Der komplizierte Umgang mit Dateien

Zu viele Ablageorte

Wo speichern wir unsere Dateien? Auf dem Laufwerk. Oder, wenns mal schnell gehen muss, auf dem Desktop. Und dann sind da natürlich noch weitere Versionen in Posteingang und Gesendeten Elementen in Outlook. Plus alles, was man sich zur weiteren Bearbeitung an anderen Rechnern mal eben per mail sendet – und dort lokal abspeichert.

Zu viele Versionen

Und welche Version des Dokuments ist jetzt nun die richtige? Man kann es leider nie sagen. Also spielen wir das zeitraubende Hütchen-Spiel „na, unter welchem Dateinamen verbirgt sich nun die gesuchte Datei“? „REVIEWED_Projekt_Budget_DEATHSTAR_3_aktuell_Final.xlsx“ oder „Projekt_Budget_DEATHSTAR_2_aktuell_Final_Final 4.xlsx“? Also öffnen, feststellen, dass eine andere Datei die aktuelle Version ist. Im schlimmsten Fall muss man Daten aus mehreren Versionen noch zusammenbasteln und den aktuellen Stand der Dinge abzubilden.

E-Mail-Flut statt Freigaben

Das starre Berechtigungskonzept in vielen Unternehmen sorgt dafür, dass meist nur Mitarbeiter aus den jeweiligen Abteilungen Zugriff auf ihre Dokumente haben, die tatsächliche Arbeitsweise von Teams über Abteilungsgrenzen hinweg wird also in der Infrastruktur nicht abgebildet.

Das führt dazu, dass wir aus der mittelschweren E-Mailflut einen Mail-Tsunami machen, indem wir nahezu täglich schreiben: „Kannste mir mal eben die aktuellste Version der Tabelle schicken?“. Die Nutzer umgehen also das Berechtigungskonzept und die IT schaut dabei tatenlos zu.

Ausweichen in die Schatten IT

Nutzer werden sehr kreativ, wenn sie von ihrer IT nicht die Tools und Services bereitgestellt bekommen, die sie tatsächlich benötigen. Große Anhänge können nicht per mail an Externe gesendet werden? Die Antwort lautet dann vielleicht Dropbox, Google Drive oder iCloud. Wir haben keine mobilen Apps, die Zusammenarbeit unterstützen? Die User erstellen WhatsApp-Gruppen. Aufgabenverwaltung via Outlook und Präsenz-Jour fix ist ineffektiv und intransparent? Trello könnte Abhilfe schaffen. Unser Intranet kennt keine Videoplattform? Privater Channel auf Youtube. Nicht nur dem DSGVO geplagten Datenschutzbeauftragen stellen sich hier die Nackenhaare auf. Solche Lösungen sind nur schlecht administrierbar und führen zum nächsten Problem:

Insellösungen

Insellösungen verhindern Wissensfluss im Unternehmen und verschlechtern die Wiederauffindbarkeit von Informationen.

Zu viel Kommunikation

Erinnern Sie sich? „Sie haben Post!“ Damals haben wir uns noch gefreut, doch was ist falsch gelaufen in den letzten 20 Jahren? E-Mail ist wahrscheinlich einfach Opfer seines eigenen Erfolgs geworden. Sie ist einfach zu benutzen, allerdings ist es schwer, damit produktiv zu arbeiten:

  • E-Mail ist kein Dialog-Werkzeug
  • Permanente Unterbrechungen per mail sorgen dafür, dass Mitarbeiter keine Chance haben, sich vertieft zu konzentrieren
  • Durch den Wechsel von „antworten“ und „allen antworten“ sowie den Missbrauch von cc sind viele Informationen unvollständig
  • E-Mails sind nie Vorgängen zugeordnet und für viele ist Zero Inbox eher ein frommer Wunsch als eine erreichbare Realität
  • Suche nach Dateien, Handynummern oder sonstigen Infos in Emails reduziert die Zeit, in der wir eigentlich tatsächlich wertschöpfend arbeiten könnten
  • Viele Mitarbeiter haben entweder resigniert „Ihr Postfach ist voll, bitte archivieren Sie…“ oder erstellen hilflos eine Kathedrale aus Ordnern und Unterordnern und berauben sich so wertvoller Möglichkeiten, durch Ansichten und Filter schneller die gewünschten Infos zu finden.

Die berühmte „E-Mail an alle“ mit neuen Informationen zu Erste Hilfe-Kursen oder BGM, Öffnungszeiten der Kantine an Brückentagen, Aktualisierungen zum Reisekostenerstattungsformular verstopft zusätzlich unsere Postfächer. Solche Informationen gehören eindeutig auf Intranet-Seiten – und zwar nicht zusätzlich, sondern ausschließlich. Zusätzlich brauchen wir eine Lösung, damit sich Mitarbeiter über die Grenzen ihrer Abteilung hinweg vernetzen können.

Fazit: Die Arbeitsweise der Mitarbeiter muss sich weiterentwickeln

Die „dunkle Seite der Macht“ unserer gewohnten Arbeitsweisen führt also zu Intransparenz, verbraucht viel Zeit und Aufmerksamkeit, begünstigt Schatten-IT, Inselwissen und Silo-Denken. Da mögen nun einige einwenden: Das haben wir aber schon immer so gemacht! Richtig wird es dadurch nicht. Neben besseren Tools und Services (IT) muss auch eine Entwicklung in der Arbeitsweise der Mitarbeiter stattfinden. Digitale Transformation ist eben 20 Prozent Technik, 80 Prozent Menschen.

Damit es diesen leichter fällt, diese Veränderungen als Chance zu begreifen, beleuchten wir im 2. Teil dann die Neue Arbeitswelt – möge die Macht mit Euch sein.

(Der Originalbeitrag ist erschienen unter raeuberleiterin.de)

Luise Freese

Luise Freese

Luise Freese ist Expertin für Kollaboration und digitales Arbeiten. Sie begleitet den Kulturwandel in Unternehmen durch Coaching in Office 365 User Adoption und kümmert sich dabei besonders um die Themen business productivity und digital Leadership. Sie visualisiert Sessions und Keynotes gern per Sketchnote. Ihr Leitgedanke: In Dir muss brennen, was Du in anderen entzünden willst.
Web: www.raeuberleiterin.de, Twitter: @LuiseFreese
Luise Freese
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