Kurztipp: Suchen lassen statt suchen – mittels Benachrichtigen bei neuen Ergebnissen in SharePoint (Online)

Suche ist eine der Stärken und auch Haupteinsatzgebiete von SharePoint. Der schnelle Zugriff darauf erfolgt zum Beispiel in den Teamsites über das Suchfeld rechts oben. Ähnlich wie bei Google führt man darüber einmalige Adhoc-Suchen durch und bekommt die Ergebnisse auf einer Ergebnisseite präsentiert. Doch was macht man, wenn es sich um ein ständig wiederkehrendes Thema handelt, für das es regelmäßig neue Inhalte in den Suchergebnissen gibt? Hierfür gibt es in SharePoint eine praktische Benachrichtigungsoption.

Über diese Zusatzfunktion kann  man sich benachrichtigen lassen, sobald es etwas Neues zu einem gewünschten Suchbegriff gibt – über die gesamten SharePoint-Repositories hinweg. Die wäre zum Beispiel der Fall, wenn sich jemand zu einem bestimmten Produkt, einer Produktlinie oder einem Gesetz in einer Site äußert, dazu eine entsprechende Datei hochlädt oder sonst irgendeine inhaltliche Aktivität vornimmt. In all diesen Fällen kann man dann eine entsprechende Benachrichtigung erhalten.

Die Aktivierung einer solchen Benachrichtigung wurde recht unauffällig platziert, hinter dem Button ‘Benachrichtigungen’. Sobald Sie hier klicken, sehen Sie, dass Sie eine normale Benachrichtigung einstellen können. Diese wird dann per Mail zugestellt, sobald neue Elemente in den Suchergebnissen reinkommen.

Außerdem kann man noch wählen, ob es sich um eine tägliche oder eine wöchentliche Zusammenfassung handeln soll. Die Funktion ist sehr praktisch, da man sich so nicht jedes Mal neu auf die Suche begeben muss, sondern wirklich nur bei Veränderungen aufmerksam gemacht wird, sobald sich irgendwas in der SharePoint-Landschaft zu einem bestimmten Suchbegriff tut.

Bei Google gibt es übrigens eine vergleichbare Funktion, über die man sich bei neuen Fundstücken per Mail benachrichtigen lassen kann – über die Google Alerts.

Das Video zum Tipp