Mangelnde Nutzerakzeptanz bei SharePoint: Was sind die Ursachen, wie geht man damit um
Die letztjährige SharePoint Anwenderstudie 2016 hat auch einige unerfreuliche Erkenntnisse aus dem Einsatzalltag mit SharePoint zutage gefördert. So nutzen beispielsweise rund 50 Prozent der Mitarbeiter in den Unternehmen, die SharePoint einsetzen, das Portal nicht. Auch die Nutzungszahlen der einzelnen Funktionsbereiche wurden abgefragt, und hier stechen vor allem Instant Messaging (bei 72 Prozent nicht genutzt) , OneDrive (57 Prozent) und Diskussionsforen (48 Prozent) negativ heraus.
Selbst wenn die SharePoint-Domänen Dokumentenmanagement und Teamsites mit sehr hohen Nutzungsgraden glänzen können, stellt sich doch die Frage, woher die unübersehbaren Akzeptanzprobleme kommen und wie sie sich verbessern lassen. (Sprungmarke Video 01:07)
Aus der Trainingspraxis lassen sich diese Probleme auf vier Ursachenbereiche zusammenfassen: Es fehlt am Wissen für die gebotenen Funktionen, es fehlt an der Einarbeitungszeit, es fehlt an der Zustimmung in Management oder Abteilung, oder gibt Mängel bei Versionen, Technik oder Konfiguration. Wollen wir uns diese Punkte einmal genauer anschauen:
1. Fehlendes Wissen um Funktionen und Einsatzmöglichkeiten
Wenn mangelndes Wissen um die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint das Problem ist, helfen Best Practices-Beispiele. Man betrachtet den Einsatz in anderen Unternehmen, welchen Nutzen sie daraus gezogen haben, und was SharePoint dafür generell an Möglichkeiten bietet. Eine weitere Möglichkeit zur besseren Vermittlung und Vermarktung wären Auszeichnungen für besonders gelungene Lösungen. Auch der Aufbau einer Produktivitäts-Community würde helfen, den Wissensaustausch zu forcieren. Generell helfen auch Schulungen und Trainings, um grundlegende Kenntnisse über Funktionsbereiche zu vermitteln. (Video 02:44)
2. Fehlende Einarbeitungszeit
Stellen wir uns einmal vor, ein Bauunternehmer kauft einen Bagger und stellt ihn seinen Arbeitern auf der Baustelle zur Verfügung. Zwei Wochen später stellt er fest, dass niemand den Bagger eingesetzt hat -weil keine Zeit zum Einlernen war. Eine vergleichbare Situation ist auch im SharePoint-Bereich immer wieder festzustellen. Den Mitarbeitern fehlt das Verständnis für das Tools und wie sie damit arbeiten sollen. Gründe dafür sind häufig, dass zuvor der Nutzen nicht richtig vermittelt wurde, oder dass SharePoint auch einfach das falsche Werkzeug ist.
Die wichtigste Regel für mehr Akzeptanz und Bereitschaft zur Einarbeitung ist: Kommunizieren und demonstrieren Sie den Nutzen für jede Zielgruppe. Es bringt nichts, den Mitarbeiter etwas über generische Funktionen wie Listen und Bibliotheken zu erzählen, solange sie nicht verstehen, wie und wo sie sich wirklich Zeit und Arbeit einsparen können.
Die typischen SharePoint-Irrtümer:
Folgende Liste illustriert – negativ gedreht -, wie Firmen häufig den Nutzen von SharePoint missverstehen oder ignorieren:
- Es werden weiterhin Ordner genutzt, denn SharePoint wird als langsameres Netzlaufwerk verstanden.
- Bibliotheken werden „Bibliothek“ genannt, und Wikis „Wiki“. Als würde man an die Zimmer in einem Gebäude das Schild „Zimmer“ hängen.
- Excel-Listen werden als Dateien auf SharePoint gespeichert, statt die Vorteile von Listen wie Versionierung, Benachrichtigung und Mehrbenutzerfähigkeit zu nutzen.
- E-Mails werden als PDF gespeichert und auf SharePoint abgelegt, statt Diskussionsrunden, Blogs oder Wikis zu verwenden.
- Die Möglichkeiten gefilterter Ansichten in Bibliotheken werden ignoriert, stattdessen werden 500 Dateien untereinander angezeigt.
3. Fehlende Management-Unterstützung, zu wenig User-Rechte
Vorbildfunktion von Führungskräften
Wenn es an der Zustimmung zu SharePoint hapert, kann das auch an der mangelnden Unterstützung im Management liegen. Wenn schon die Führungskräfte nicht mit SharePoint arbeiten, wie will man dann die Mitarbeiter vom Nutzen überzeugen?
Ausgebremste Nutzer
Auch eingeschränkte Nutzerrechte zählen zu den häufigen Ursachen für Ablehnung. Wenn die Mitarbeiter beispielsweise keine Dateien hochladen oder nichts konfigurieren dürfen, sorgt das schnell für Frust und schreckt auch anfänglich begeisterte Nutzer ab.
Umständlicher Zugang
Unnötig hohe Hürden sind oft bei den Zugangs-Prozeduren wie der Authentifizierung festzustellen. Wenn die Anwender ellenlange Links im Browser eintippen und sich drei Mal authentifizieren müssen, bevor sie auf ihren SharePoint kommen, schreckt das ab. Oft folgt dann auch noch eine umständliche Navigation durch die Seiten, um eine simple Datei zu öffnen. In solchen Umgebungen braucht man sich nicht wundern, dass die Nutzungszahlen nicht durch die Decke gehen.
Was darf ich, was passiert mit Dateien?
Oft ist aber auch die Governance zu strikt oder die Unsicherheit zu groß. Die Anwender wissen nicht genau, welche Arten von Informationen sie auf den SharePoint laden dürfen und welche nicht, oder was mit den Daten passiert, die sie hochladen.
4. Mängel bei Technik, Versionen oder Konfiguration
Unzuverlässige Plattform?
Auch ein instabiles, unzuverlässiges SharePoint-System kann Aversionen hervorrufen. Wenn die Anwender häufig den Server nicht erreichen, der Zugriff sehr zäh läuft, oder beim Zugriff auf Bibliotheken Fehlermeldungen kommen, entsteht der Eindruck, dass man mit einem unzuverlässigen Tool arbeiten muss. Also steigt die Neigung, weiterhin seine geschäftlichen Daten besser auf dem Desktop zu speichern.
Welche SharePoint-Version?
Ganz oben auf der Liste der SharePoint-Ärgernisse steht auch das Durcheinander mit unterschiedlichen SharePoint-Versionen, die in einer Firma gleichzeitig verwendet werden. Mal hat man es mit einer SharePoint Foundation zu tun, Mal mit dem Server, und dann wieder mit dem Enterprise Server. Aus Benutzersicht funktioniert mal etwas, was beim nächsten Mal nicht mehr geht, ohne dass man die Ursachen erkennen kann.
Wirrwarr bei Websitesammlungen
Richtig verwirrend wird es auch, wenn die Mitarbeiter mit einem Mischmasch an Websitesammlungen konfrontiert werden, zumal dabei oft noch jeweils die unterschiedlichsten Features aktiviert sind.
Fazit:
Die genannten Beispiele stammen alle aus dem Alltag in Unternehmen und sollen plakativ die gängigsten Hürden schildern, die den Erfolg von SharePoint bremsen oder sogar verhindern. Jeder kann anhand dieser Auflistung überprüfen, was eventuell auf sein Unternehmen zutrifft, um so Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
Das Video:
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Nicht zu vergessen die häufige Planlosigkeit bei der Einführung von SharePoint seitens des Projektverantwortlichen aber auch der IT. Mangelndes Change Management inbegriffen.