Umstieg von Office 2003 auf Office 2007/2010
Der Umstieg von alten Office Versionen wie Office XP und 2003 auf Office 2007, 2010 oder 2013 ist nicht immer trivial. Vor allem die Menüband/Ribbon-Oberfläche stellt alle “Altanwender” vor Probleme, die noch die bis Version 2003 vorhandenen Menüstruktur kennen. Das Menüband erleichtert zwar im Büroalltag viele Aufgaben, doch ist zunächst einmal ein Lernaufwand nötig. Die folgenden Tipps adressieren vor allem die für Unternehmen wichtigen Aspekte – von den möglichen Stolperfallen bis zu Trainingsmaterialien und Migrationswerkzeugen.
Office-Versionen werden über 5 Jahre genutzt
Trotz der zuletzt wieder einmal hervorragenden Office-Geschäftszahlen von Microsoft ist Office 2010 nach wie vor kein Selbstläufer. Gerade die Unternehmenskunden hinken bei der Office-Modernisierung meist mehrere Versionen hinterher, wie auch die Experton Group mit ihrer Studie zum „Office der Zukunft“ zeigte. Demnach nutzen 60 Prozent der deutschen Unternehmen mit über 100 PC-Arbeitsplätzen eine Office-Version mindestens fünf Jahre oder länger. Zehn Prozent der Befragten setzen eine Office-Version sogar länger als sechs Jahre ein. In Produktversionen ausgedrückt heißt das, dass immer noch eine sehr große Zahl an Anwendern mit den Office Versionen 2003, XP oder sogar 2000 arbeiten.
1. Sharepoint erhöht den Migrationsdruck
Aber auch wenn viele Verantwortliche keine Notwendigkeit für eine Office-Modernisierung sehen, so steigt anhand externer Faktoren wie etwa der Ausbreitung von Sharepoint der Druck, auf die aktuellste Version umzusteigen. Um beispielsweise die volle Funktionalität von Sharepoint Server 2010 nutzen zu können, muss an den Arbeitsplätzen Office 2010 installiert sein. Unternehmen sollten den Umstieg auf Office 2010 jedoch gut vorbereiten – insbesondere, weil viele Benutzer nicht auf Anhieb mit der Menüband-Oberfläche klar kommen. Microsoft und einige andere Anbieter bieten inzwischen eine Reihe von Hilfestellungen, um den Übergang von der alten Office-Suite so einfach wie möglich zu gestalten.
2. Interaktive Handbücher erleichtern den Ribbon-Umstieg
Zur Grundausstattung für Office-Umsteiger gehören die interaktiven Handbücher mit Befehlsnavigator, die es für jede einzelne Office-Applikation gibt. Beim Start öffnet sich eine Nachbildung der jeweiligen Office-2003-Anwendung mit der alten, gewohnten Menüstruktur. Klickt man darin auf den gewünschten Befehl, wechselt die Anzeige in die Office-2010-Ansicht und zeigt im Menüband die Stelle mit der gesuchten Funktion. Die interaktiven Handbücher setzen ein installiertes Silverlight voraus. Über die Schaltfläche „Installieren“ kann man jedes einzelne Handbuch auch lokal speichern, um darauf auch ohne Internetverbindung zugreifen zu können. 
3. Referenzhandbücher im Excel-Format
Zusätzlich zu den interaktiven Handbüchern bietet Microsoft auch noch Referenzhandbücher an. Der jeweilige Link dazu steht auch neben der zuvor beschriebenen Schaltfläche „Installieren“ zur Verfügung. Hierbei handelt es sich um Excel-Arbeitsmappen, die alle Funktionen aus den Office-2003-Menüs sowie deren Pendants in 2010 gegenüberstellen.
4. Menüband (Ribbon) an eigene Bedürfnisse anpassen
Office 2010 bietet im Gegensatz zu 2007 die Möglichkeit, das Menüband nach eigenen Bedürfnissen anzupassen und zu erweitern. So kann der Benutzer beispielsweise eine neue, persönliche Registerkarte anlegen, in der er alle häufig benötigten Befehle zusammenlegt. So geht die Anpassung:
a) Mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Registerkarte klicken und dort im Kontextmenü auf „Menüband anpassen…“. Daraufhin öffnet sich der Optionendialog im Abschnitt „Menüband anpassen“.
b) In den Excel-Optionen präsentieren sich zwei Spalten: In der rechten ist das Menüband als Baumstruktur mit allen Registerkarten und Befehlen abgebildet. Hier lassen sich sowohl neue Registerkarten als auch darin enthaltene Gruppen anlegen. Soll ein neuer Befehl in die vorhandene Registerkarte „Start“ hinzugefügt werden, reicht es, auf „Start“ zu klicken.
c) Sobald die gewünschte Registerkarte und Gruppe ausgewählt oder neu angelegt ist, kann in der linken Spalte „Befehle auswählen“ der gewünschte Befehl selektiert werden. Wichtig ist hier, in der Drop-Down-Liste „Alle Befehle“ auszuwählen, um das gesamte Spektrum der möglichen Befehle durchsuchen zu können. Ist der gewünschte Befehl gefunden, muss er nur noch angeklickt und über die Schaltfläche „Hinzufügen“ in das Menüband befördert werden.
5. Alles beim Alten: Office 2003-Menüs in Office 2007 und 2010 einbauen
Viele Unternehmen befürchten einen hohen Trainings- und Supportaufwand bei der Umstellung auf Office 2007 oder 2010, weil zumindest ein Teil der Mitarbeiter mit der radikal veränderten Bedienführung überfordert ist. Doch über Kurz oder Lang wird bei jedem eine Migration ins Haus stehen – etwa aus beschriebenen Gründen wie einer Sharepoint-Integration. Die Angst vor der neuen Oberfläche können solche Microsoft-Kunden mit einem simplen Tool verdrängen, das ganz einfach die alte Menüführung von Office 2003 simuliert. Zwei gängige Retro-Zusätze dieser Art sind Ubitmenu und Toolbar Toggle, die sowohl mit Office 2007 als auch mit 2010 funktionieren. Ubitmenu kann kostenlos heruntergeladen und für den privaten Gebrauch ohne Lizenzgebühr genutzt werden. Toolbar Toggle lässt sich fünf Tage kostenlos testen und kostet in der Pro-Version 17 Euro. 
6. Upgrade gründlich vorbereiten mit Office Migration Planning Manager
Nicht nur auf Endanwender kommen mit dem Upgrade von Office XP/2003 auf Office 2007, 2010 oder 2013 große Veränderungen zur. Auch für IT-Verantwortliche sind etliche Details zu beachten, um eine reibungslose Umstellung im Unternehmen hinzukriegen. So führte Microsoft etwa bei den Dateiformaten und der Makro- und Addin-Programmierung viele Änderungen und neue Funktionen ein, so dass beim Wechsel aus einer Office-Umgebung mit 2000, XP oder 2003 zunächst eine gründliche Analyse der Migrationsanforderungen durchgeführt werden muss. Um die erforderlichen Schritte zu unterstützen, hat Microsoft die kostenlose Toolsammlung Office Migration Planning Manager (OMPM) herausgegeben.
7. Alle Office-Dateien im Unternehmen auf Inkompatibilität scannen
OMPM ist ein Kommandozeilen-Tool, das Dateien der Formate Office 97 bis 2003 auf mögliche Konvertierungsprobleme hin untersuchen kann – und zwar sowohl auf Arbeitsplatz-PCs wie auf Netzwerk-Shares. Es erkennt mögliche Format-Inkompatibilitäten und erstellt Berichte darüber im XML-Format. Ein integrierter Makro-Scanner prüft auf mögliche Probleme mit VBA-Code in Office-Makros in Excel-, Powerpoint- und Word-Dateien. Ebenso kann er potenzielle Probleme hinsichtlich einer Migration auf die 64Bit-Version von Office 2010 erkennen.
8. Migrationsberichte und Auswertungen
Für die Auswertung der mit OMPM erzeugten XML-Reports stehen einige Werkzeuge zur Verfügung, die den Import in SQL Server ermöglichen. Eine weitere Berichtsfunktion gibt es in Verbindung mit Access 2010. Der ebenfalls in OMPM enthaltene Office File Converter, auch ein Kommandozeilenprogramm, ermöglicht die Massenkonvertierung von Office-Dateien aus den Ursprungsformaten 97 bis 2003 auf Office 2010.
9. Alte Word-Dokumentenversionen von 97 bis 2003 zu Office 2010 konvertieren
Schließlich liegt der OMPM-Sammlung auch noch das Version Extraction Tool (VET) bei. Sofern Word-Dokumente der Formate Office 97 bis Office 2003 mehrer Dokumentenversionen enthalten, dann lassen sich dies damit extrahieren und in Einzeldateien des Formats Office 2010 abspeichern.
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Alternativ zu einem Upgrade von Microsoft Office 2003 auf ein aktuelleres MSO kann man es auch so machen wie ich: SoftMaker Office Professional stattdessen verwenden! Die Benutzeroberfläche ist der von Microsoft Office 2003 sehr ähnlich (klassische Menüstruktur), alles ist am gewohnten Platz. Das Ganze ist nur erweitert durch moderne Elemente (Tabs wie beim Browser bei mehreren geöffneten Dokumenten, Button für direkten PDF-Export, Navigationsleiste zum Schnelle Navigieren / Formatieren etc.). Das Paket ist (habe es bis dato mit ca. 200, auch umfangreichen und komplex formatierten) Excel- und Word-Dateien getestet, sehr gut kompatibel – alles wird rasch geöffnet und orginalgetreu dargestellt. Vieles… Read more »