Neue Word-Freigabeoption 'Kann Überprüfen': Überarbeitungsmodus per Link-Eigenschaften erzwingen

Beim gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten ist Nachvollziehbarkeit wichtig, insbesondere, wenn mehrere Personen involviert sind. Mit der neue Überprüfen-Option lassen sich Word-Dokumente gezielt nur im Überarbeitungsmodus freigeben, um unerwünschte Veränderungen zu verhindern.

Der Überarbeitungsmodus in Word ist eine wichtige Funktion für das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. Als Autor behalten Sie damit die Kontrolle darüber, wer welche Änderungen vorgenommen hat.

Der Überarbeitungsmodus stellt sicher, dass Bearbeiter zwar Änderungen vornehmen, diese aber nicht endgültig speichern können. Für den Autor bleiben damit alle ursprünglichen Inhalte nachvollziehbar.

Wichtig ist dabei allerdings, dass die normale Bearbeitung gesperrt bleibt, um die Änderungen sichtbar zu halten. Die neue Freigabefunktion Kann überprüfen (Can Review) stellt genau das sicher. In den Link-Freigabeoptionen können Sie nun festlegen, dass ein Dokument von den Empfängern nur im Überarbeitungsmodus geöffnet werden kann.

Freigabe-Einstellungen in Word, OneDrive und SharePoint

Das Freigeben von Word-Dokumenten kann zum einen innerhalb der Word-Apps für Web und Desktop erfolgen. Außerdem bieten OneDrive, OneDrive for Business und SharePoint die entsprechenden Möglichkeiten an.

In OneDrive gelangt man unter anderem über den Kontextmenüpunkt Teilen dorthin. Im Teilen-Dialog finden sich die beiden Abschnitte Link senden und Link kopieren, wo jeweils unter dem Drop-Down-Pfeil die Auswahlmöglichkeit für die neue Option Kann überprüfen bereitsteht.

Der Teilen-Dialog mit den Einstellungen für die Freigabelinks, wie er sich in OneDrive for Business präsentiert.

Bei Word Online lautet die Schaltfläche oben in der Menüleiste analog Teilen. Im Word-Desktop-Client hingegen existiert immer noch die inkonsistente Bezeichnung Freigeben, über die man die Konfiguration der Freigabelinks erreicht.

Das Ergebnis – hier in Word Online: Wenn Kann Überprüfen als Linkeigenschaft gewählt wurde, öffnet sich das Dokument automatisch im Überarbeitungsmodus, die normale Bearbeitung ist deaktiviert (grau).

Bisher steht diese spezielle Link-Berechtigung nur für Word zur Verfügung. Von Microsoft gibt es keine Informationen, ob die Überprüfen-Option auch für Freigaben in Excel, PowerPoint und anderen Apps kommen wird.

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