Office-2010-Tipp: Tabellen mit Word 2010 erstellen für einfache Berechnungen

Der Rechenmeister aus dem Office-2010-Paket ist eigentlich Excel. Aber auch in Word-Tabellen lassen sich einfache Berechnungen durchführen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie ein Dokument wie gewohnt in Word formatieren und gestalten möchten. Außerdem lassen sich Ergebnisse von Berechnungen in das Word-Dokument einbauen. Beim Rechnen mit Word sind allerdings im Vergleich zu Excel einige Besonderheiten zu beachten.

So erstellen Sie in Word eine Tabelle mit Formeln

Ein typisches Beispiel für Berechnungen in Word ist ein Rechnungs-Dokument. Darin wird aus Einzelpreisen und Stückzahlen jeweils ein Gesamtpreis und dann eine Netto-Zwischensumme berechnet. Dazu muss noch die Mehrwertsteuer addiert werden. Die Word-Beispieldatei Rechung.docx zu diesem Tipp können Sie herunterladen.

1. Fügen Sie eine Tabelle in das Word-Dokument ein. Dazu gehen Sie auf die Registerkarte „Einfügen“ und klicken auf „Tabelle“. Wählen Sie mit der Maus die gewünschte Anzahl von Spalten und Zeilen aus. Unsere Beispieltabelle enthält 11 Zeilen und 4 Spalten.
2. Tragen Sie Spaltenüberschriften und Daten in die Tabelle ein. Danach gehen Sie auf die Registerkarte „Entwurf“ und wählen in der Gruppe „Tabellenformatvorlagen“ eine passende Vorlage aus.
3. Jetzt fügen Sie die Formeln für die Berechnungen ein. Dazu klicken Sie in die erste der Zellen, in der der Gesamtpreis erscheinen soll, gehen auf die Registerkarte „Layout“ und klicken in der Gruppe „Daten“ auf „Formel“. Tragen Sie unter „Formel:“ die Formel „=b2*c2“ ein. Unter „Zahlenformat:“ wählen Sie „#.##0,00 €;(#.##0,00 €)“. Klicken Sie dann auf „OK“. Word hat jetzt in die Zelle das Produkt aus Einzelpreis und Anzahl eingesetzt und das Ergebnis als Euro-Wert formatiert.
   Achten Sie beim Einfügen der Zellbezüge darauf, dass Sie die Zeile mit Spaltenköpfen berücksichtigen. Die erste Zelle in einer Word-Tabelle ist wie in Excel A1, die zweite B1, die dritte C2 und so weiter. In der Beispieltabelle steht also der erste Wert („Einzelpreis“) in der Zelle B2, die „Anzahl“ in C2.
4. Setzen Sie nach dem gleichen Muster die anderen Formeln in die Tabelle ein. Sie können auch leere Zeilen schon mit Formeln füllen. Das Rechnungs-Formular ist so flexibel erweiterbar. In die Zeile für die Zwischensumme gehört die Formel „=SUM(D2:D8)“. Damit addieren Sie alle Gesamtpreise in den Zellen D2 bis D8.
   Word bietet auch die vereinfachte Funktion „=SUM(ABOVE)“ an. Damit werden alle Werte in den darüberliegenden Zellen addiert. Diese Funktion lässt sich jedoch nur einsetzen, wenn alle Zellen mit Werten gefüllt sind. Fehlt ein Wert, bricht Word die Berechnung ab. Deshalb ist es fast immer besser, mit absoluten Zellbezügen zu arbeiten.
   Zum Berechnen der Mehrwertsteuer dient die Formel „=C10*D9“. Dazu muss in Zelle C10 der Wert „19%“ stehen. Jetzt fehlt nur noch die Formel für den Gesamtbetrag „=D9+D10“ in Zelle D11.

So ändern Sie Werte und berechnen die Tabelle neu

Bei den eingefügten Formeln handelt es sich um Feldfunktionen. Wenn Sie damit arbeiten, sollten Sie die wichtigsten Tastenkombinationen für Feldfunktionen kennen:

• Mit Alt + F9 blenden Sie alle Feldfunktionen im Dokument ein. Sie sehen dann nicht mehr das Ergebnis der Feldfunktion, sondern beispielsweise grau hinterlegt {=b2*c2 \#.##0,00 €;(#.##0,00 €)“}. In diesem Modus können Sie die Funktion auch leichter bearbeiten. Drücken Sie danach wieder Alt + F9, um die Anzeige der Feldfunktionen abzuschalten.
• Mit der F9-Taste aktualisieren Sie das Feld, in dem sich gerade der Cursor befindet. Wenn Sie das gesamte Dokument mit Strg + A markieren und dann F9 drücken, aktualisiert Word alle Felder. Verwenden Sie die F9-Taste nach jeder Änderung von Werten und Feldfunktionen, da Word keine automatische Aktualisierung vornimmt.
• Über die Tastenkombinationen Strg + F9 fügen Sie ein leeres Klammerpaar „{ }“ in das Dokument ein. Sie können dann die gewünschte Feldfunktion direkt dazwischen eintippen. Setzen Sie die geschweiften Klammern aber nicht einfach über die Tastatur ein, denn das ergibt nur Text aber keine Feldfunktion.

So verwenden Sie das Rechenergebnis an anderer Stelle im Dokument

In der Beispieldatei Rechung.docx wird das Ergebnis der Berechnung an zwei Stellen in den Text des Dokuments eingebaut. Es wird im Zahlungshinweis und für den dynamischen Text hinter „Versandart:“ verwendet.

1. Damit sich das Ergebnis aus der Feldfunktion hinter „Gesamtbetrag“ einfügen lässt, müssen Sie zuerst eine Textmarke definieren. Blenden Sie zuerst die Feldfunktionen mit Alt + F9 ein. Dann markieren Sie die komplette Feldfunktion mit der Maus. Gehen Sie auf die Registerkarte „Einfügen“ und klicken Sie in der Gruppe „Hyperlinks“ auf „Textmarke“. Geben Sie einen beliebigen Textmarkennamen ein, beispielsweise „Gesamtbetrag“, und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Drücken Sie erneut Alt + F9, um die Anzeige der Feldfunktionen wieder auszublenden.
2. Setzen Sie den Cursor an eine Position außerhalb der Tabelle, an der Sie das Ergebnis einfügen wollen. Gehen Sie auf die Registerkarte „Einfügen“ und klicken Sie in der Gruppe „Hyperlinks“ auf „Querverweis“. Wählen Sie unter „Verweistyp“ den Eintrag „Textmarke“ und unter „Verweisen auf:“ den Eintrag „Textmarkeninhalt“. Unter „Für welche Textmarke:“ wählen Sie die eben erstellte Textmarke aus. Klicken Sie auf „Einfügen“ und dann auf „Schließen“.
3. Der Inhalt des Dokuments lässt sich auch dynamisch, abhängig vom Ergebnis der Berechnung ändern. Setzen Sie über Strg + F9 ein Klammerpaar für eine Feldfunktion in Ihr Dokument ein und geben Sie zwischen den Klammern folgende Funktion ein:
   IF Gesamtbetrag < 300 "Die Lieferung erfolgt über einen Paketdienst." "Die Lieferung übernimmt Spedition Meier."
   Dabei ist „Gesamtbetrag“ wieder die Textmarke, die Sie in Punkt 1 definiert haben. Drücken Sie dann die Taste F9. Die Anzeige der Feldfunktion verschwindet und Sie sehen statt dessen das Ergebnis der Anweisung. Ist der Gesamtbetrag kleiner 300, wird der erste Text in den Anführungszeichen ausgegeben, ist er größer oder gleich 300 sehen Sie den zweiten Text.

Download der Beispieldatei Rechung.docx.

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Wolfgang Miedl

Wolfgang Miedl ist Publisher und Chefredakteur von SharePoint360.de. Als Fachautor und Analyst ist er seit über 20 Jahren mit Arbeitsplatz- und Collaboration-Themen im Microsoft-Umfeld tätig. Er ist Mitherausgeber einiger SharePoint- und Office 365-Marktstudien.

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