OneDrive for Business deaktivieren – geht das überhaupt?

OneDrive for Business dient in Microsoft 365 als allgegenwärtige Cloud-Datenablage. Aus Benutzersicht erweist sich dieser persönliche Speicherplatz als praktisch. Hingegen gibt es aus Sicht der IT oft Sicherheits- oder Compliance-Anforderungen, die zumindest ein teilweises Deaktivieren verlangen würden. Hier einige Betrachtungen über die Schwierigkeiten einer OneDrive-Abschaltung.

Microsoft hat OneDrive for Business über die letzten Jahre immer tiefer in Microsoft 365 integriert. Inzwischen gibt es Apps wie Teams, Loop oder Stream, die standardmäßig wichtige Daten nur in persönlichen OneDrive-Ordnern speichern.

Auch viele Windows-Systemfunktionen sind inzwischen an OneDrive-Standardordner verknüpft. Und dann kommen noch Mechanismen wie das automatische Datei-Speichern in Office-Apps dazu, die so tief im System verankert sind, dass eine OneDrive-Abschaltung zu unerwarteten Begleiterscheinungen führen dürfte.

Persönlicher Speicher beißt sich meist mit IT-Richtlinien

Dabei beißen sich in vielen Organisationen die technischen Eigenheiten von OneDrive mit Sicherheits- und Compliance-Anforderungen, wie Tony Redmond in einem aktuellen Blogbeitrag erläutert. Oft beginnt die Problematik damit, dass OneDrive einen persönlichen Speicherplatz darstellt, der Daten nicht zentral in Unternehmensablagen, sondern nur in einem persönlich zugänglichen Bereich speichert.

Wenn Mitarbeiter gehen, muss Datenzugriff organisiert werden

Eine weitere bekannte Problematik in diesem Zusammenhang ist das Szenario, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. In solchen Fällen bleiben oft wichtige Daten im persönlichen OneDrive-Speicherbereich zurück, ohne dass die IT automatisch zugreifen kann. Immerhin gibt für diese Szenarien Lösungen, wie wir sie etwa hier beschrieben haben.

Aus der Logik einer IT-Organisation wäre ein zentraler Speicher wünschenswert, wie er mit SharePoint Online tatsächlich verfügbar ist. Doch weder Admin-Center noch PowerShell stellen Funktionen bereit, um etwa SharePoint als Standardablage zu erzwingen.

OneDrive for Business deaktivieren – oberflächliche Ansätze

Unter anderem im Admin-Center gibt es Optionen, die zumindest ein teilweises Deaktivieren von OneDrive andeuten. So lassen sich beispielsweise über die Benutzerprofile im SharePoint Admin-Center OneDrive-Sites deaktivieren. Selbst dann bliebe jedoch die OneDrive-App unberührt, weil das Microsoft 365-Admin-Center keine Möglichkeit des Entfernens entsprechender Konten anbietet.

Auch auf der Ebene der Lizenzen oder Pläne findet sich nirgendwo eine Option, die zum Beispiel das Abwählen von OneDrive als Service anbieten würde.

Fazit: Mit der OneDrive-Einbettung arrangieren

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass sich Organisationen beim Einsatz von Microsoft 365 mit den Eigenheiten von OneDrive for Business arrangieren müssen. Immerhin gibt es Prozeduren, um den Zugriff auf Daten von ausgeschiedenen oder abwesenden Mitarbeitern sicherzustellen – siehe Link oben. Zusätzlich empfiehlt es sich, die Benutzer im Rahmen von Adoption-Trainings mit Arbeitsweisen einer zentralen Datenhaltung vertraut zu machen.