dmmfree japanfemdom.org

Praxisbericht: Beschleunigte Rechnungsprozesse im Film-Business mit SharePoint

Print Friendly, PDF & Email

SharePoint und der Bergdoktor - Eingangsrechnungsverarbeitung bei der ndFSharePoint beim Bergdoktor und der Prinzessin Lillifee: In der Film- und Fernsehproduktions-Branche gelten etwas andere Gesetzte als in anderen Branchen. Viele Teams, immer unterwegs an wechselnden Standorten, und massenhaft kleine Kreativ-Dienstleister. Auf dem SharePoint Forum Stuttgart hat die neue deutsche Filmgesellschaft anschaulich gezeigt, wie SharePoint in dieser Sparte helfen kann, die komplexe Rechnungseingangsverarbeitung zu optimieren. So landen Rechnungen rasch beim zuständigen Mitarbeiter, sind schnell freigegeben und bezahlt.

Viola Fischer-Weiss
„Dank SharePoint können wir beispielsweise bei Bewirtungsrechnungen die Namen der eingeladenen Personen nachtragen und so Probleme mit dem Finanzamt vermeiden“, erklärt Viola Fischer-Weiss, Leiterin Rechnungswesen bei der ndF.

Handgeschriebene Zettel, viele Drehorte und weite Wege

Rechnungseingangsverarbeitung klingt nach einem Standardprozess, doch in der Film- und Fernsehproduktionsbranche entpuppt sie sich als wahre Herausforderung. Örtlich verstreute Teams, wechselnde Zuständigkeiten chaotische Formatvielfalt und handgeschriebene Zettel hielten die Buchhaltung auf Trab, berichtet Viola Fischer-Weiss, Leitung Finanz und Rechnungswesen der neue deutsche Filmgesellschaft mbH: „Unser Unternehmen ist an fünf Unternehmensstandorten aktiv, und wir produzieren bis zu zehn Serien beziehungsweise Filme parallel.“ Mit überaus populären Reihen wie ‚Aktenzeichen XY‘, ‚Um Himmels Willen‘ in Deutschland, ‚Der Bergdoktor‘ und ‚Bergretter‘ in Österreich und der in China produzierten ‚Prinzessin Lillifee‘ erwirtschaftet das Unternehmen einen Jahresumsatz von 60 Millionen Euro. Das Budget für ein Projekt liegt zwischen zwei und acht Millionen Euro. An den Drehorten decken jeweils mehrere Gewerke die unterschiedlichen Aufgaben der Filmproduktion ab. In den angemieteten Büros arbeiten fast ausschließlich freie Mitarbeiter, die nach Ende einer Produktion das Unternehmen wieder verlassen.

Projektsteckbrief

Problem
In der Filmbranche lauern vielfältige buchalterische Herausforderungen. Vor allem das Rechnungsmanagement bei verteilten Arbeitsorten und Firmenniederlassugen sowie den vielfältigen involvierten Dienstleistern und Auftragnehmern ist mit enormem Aufwand verbunden. Beim großen Anbieter ndF gehen sogar teilweise handschriftliche Rechnungen mit einstelligen Beträgen ein.

Lösung
Mit Hilfe der PSC Portals Systems hat die ndF eine SharePoint-basierende Rechnungseingangslösung umgesetzt, die viele bisher manuelle Arbeitsschritte automatisiert.

Nutzen
Die durchschnittliche Durchlaufzeit einer Rechnung konnte von 30 auf 4 Tage reduziert werden, es herrscht mehr Transparenz in allen Stufen des Prozesses.

Herausforderung: 20.000 Rechnungen und lange Bearbeitungszeiten

Rund 20.000 Rechnungen bekommt die neue deutsche Filmgesellschaft pro Jahr. In der Vergangenheit wurden diese in Papierform zwischen den Produktionsstandorten hin- und hergeschickt. Die Durchlaufzeit für die Freigabe betrug bis zu vier Wochen, was natürlich auch jede Menge Mahnungen nach sich zog. Daher machte sich das Unternehmen 2012 daran, den Rechnungsdurchlauf zu beschleunigen. Nach einem Jahr Produktsuche und mit unbefriedigenden Ergebnissen holte das Management schließlich das Hamburger Systemhaus PSC Portal Systems Consulting ins Boot. Die Berater führten zunächst eine Situationsanalyse durch und implementierten anschließend die Lösung ‚psc Invoice‘ auf SharePoint-Basis.

Mit SharePoint den Prozess von 30 auf 4 Tage reduziert

Der Erfolg kann sich sehen lassen: Weil dank SharePoint das aufwändige Hin- und Herschicken der Rechnungen entfällt, hat sich die Durchlaufzeit von vier Wochen auf drei bis vier Tage verkürzt. Vor dem Scannen einer Papierrechnung nehmen die Mitarbeiter eine kurze Sichtprüfung vor, um offensichtliche Fehler auszuschließen. Anschließend versehen sie das Dokument mit einem Barcode und leiten es über SharePoint an den Empfänger.
Auch elektronische Rechnungen kann die Filmgesellschaft nun annehmen. Hier läuft der Weg über eine vorgeschaltete Mailadresse. Dort werden zunächst die Fehlläufer aussortiert und dann die Rechnungen nach einer Schrifterkennung ins SharePoint-System eingespeist.

Verteile Standorte - viele Drehorte
Was sind die Besonderheiten im Film- und Fernsehgeschäft? Viele Rechnungsarten; viele Standorte, Projekte, Drehorte; ständiger Wechsel der Zuständigkeiten; Zusammenarbeit mit Künstlern; zwei ERP Systeme im Einsatz …

Neben dem Tempo hat durch die Digitalisierung auch die Transparenz deutlich zugelegt: „Wir haben nun sämtliche Rechnungen eines Jahres im Blick“, freut sich Fischer-Weiss. „Über Schnittstellen können wir direkt aus der Finanzbuchhaltung heraus die Belege ansehen.“

Vertraute Client-Optik erleichtert die Akzeptanz

Der Weg zu diesem Erfolg war mit jeder Menge Hindernissen gespickt: „Die größte Herausforderung war für uns das Durchdenken und Optimieren der Geschäftsprozesse“, erinnert sich Fischer-Weiss. „Im zweiten Schritt war es schwierig, all unsere Mitarbeiter davon zu überzeugen, dass ihnen die elektronische Rechnungsfreigabe Vorteile bringt. So kann beispielsweise ein Mitarbeiter aus der Requisite sich in seinen früheren Rechnungen die Preise der Dienstleister ansehen.“ Eine große Erleichterung sei es hierbei gewesen, dass sich die Bedienoberflächen von SharePoint stark an Outlook erinnern. „Die Mitarbeiter haben die vertraut wirkende Oberfläche schnell akzeptiert und so das neue System zur Rechnungsfreigabe gut angenommen.“

Künstlerfreiheit: Auch handgeschriebene Zettel sind jetzt Belege

ndf Sharepoint Notiz
Die neue Lösung bei der ndF auf der Basis von ‚psc Invoice‘ von PSC Portal Systems Consulting

Ein weiteres Problem bestand im Beleggut: Schauspieler, Regisseure sowie Kostüm- und Maskenbildner verstehen sich allesamt als Künstler und haben typischerweise wenig bis gar keine Ahnung, wie eine Rechnung oder ein Spesenbeleg korrekterweise auszusehen haben. Hinzu kommen Vermieter an den Drehorten, deren Rechnungen teilweise aus handgeschriebenen Zetteln bestehen. Auch hier bietet SharePoint Abhilfe, wie Fischer-Weiss berichtet: „Wir können auf den Belegen fehlende Informationen erfassen und beispielsweise bei Bewirtungsrechnungen die Namen der eingeladenen Personen nachtragen. So vermeiden wir Probleme mit dem Finanzamt.“

Resultat: Mobile Rechnungsfreigabe und ein elektronisches Archiv

Mehr als zwei Jahre ist das System der Rechnungseingangsverarbeitung bei der neuen deutschen Filmgesellschaft mbH nun in Betrieb. Die Mitarbeiter und auch die Buchhaltung des Unternehmens sind damit sehr zufrieden und schmieden Ausbaupläne: aktuell informiert sich das Unternehmen über die Möglichkeit, dass Mitarbeiter künftig Rechnungen mobil auf Tablet-Rechnern über Apps abzeichnen. Eine weitere Ausbaustufe ist ein revisionssicheres elektronisches Archiv. Schließlich denkt die Filmgesellschaft darüber nach, den Prozess des Einscannens zu optimieren, der heute in den Geschäftsstellen über Multifunktionsgeräte und an den Drehorten über mobile Scanner läuft.

7c12f7a75e97b28db583c7b9269ddeb3?s=80&d=mm&r=g - Praxisbericht: Beschleunigte Rechnungsprozesse im Film-Business mit SharePoint

Jürgen Frisch

Jürgen Frisch arbeitet als freier Journalist für Informationstechnologie in Stuttgart. Seine Spezialgebiete sind betriebswirtschaftliche Standardsoftware, Lösungen zur Kundenbindung und zur Datenanalyse sowie Werkzeuge, mit denen Unternehmen die Zusammrenarbeit ihrer Mitarbeiter effizient organisieren. Vor der Eröffnung seines Redaktionsbüros war erRedakteur und Leitender Redakteur bei IT-Fachzeitschriften wie Computer Zeitung und is report
7c12f7a75e97b28db583c7b9269ddeb3?s=80&d=mm&r=g - Praxisbericht: Beschleunigte Rechnungsprozesse im Film-Business mit SharePoint

DEN BEITRAG KOMMENTIEREN:

avatar
wpDiscuz