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SAP-Sharepoint-Integration: So identifizieren Sie Geschäftsprozesse, die vom Plattformmix profitieren

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sap_sharepointIn vielen großen Unternehmen mit SAP-Umgebung kommt inzwischen Sharepoint als unternehmensweite Plattform für Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit zum Einsatz. Je mehr sich die Benutzer an Sharepoint gewöhnen, desto größer wird auch die Bereitschaft, SAP-Geschäftsprozesse in die Portalplattform zu integrieren. Die spannende Frage dabei lautet, bei welchen Prozessen eine SAP-Sharepoint-Integration am meisten Sinn ergibt. Kristian Kalsing* hat dazu einen Fragenkatalog erstellt, der die Entscheidungsfindung erleichtern soll:

Sind Nicht-SAP-Nutzer in den Prozess eingebunden?

Nicht alle Anwender geben ihre Daten unmittelbar in das SAP-GUI ein, vielfache wird ein alternatives Eingabe-Frontend benötigt. Sharepoint eignet sich sehr gut dazu, vor allem neuen Benutzergruppen auf einfache Weise modernen UI-Techniken zur Verfügung zu stellen.

Sind die SAP-Anwender der Flaschenhals im Prozess?

Es gibt viele Szenarien, bei denen SAP-Anwender im Auftrag anderer Mitarbeiter Daten in SAP eingeben oder daraus abfragen. Eine direktere Benutzerschnittstelle auch für Nicht-SAP-Anwender brächte Zeit- und Kostenersparnisse.

Beinhaltet der Prozess Schritte, die die Zusammenarbeit erfordern?

SAP ist von Grund auf nicht als Kollaborationswerkzeug konzipiert. Falls der Geschäftsprozess solche Funktionen benötigt, könnte Sharepoint für die vernetzte Bearbeitung einige nützliche Funktionen bereitstellen.

Werden in der Prozesskette unstrukturierte Daten bearbeitet?

Sofern ein Geschäftsprozess auch Arbeitsschritte wie das Editieren von Dokumenten beinhaltet, dann schert er weit aus dem üblichen Funktionsbereich des SAP-Systems aus. Sharepoint mitsamt seiner engen Office-Integration kann dabei helfen, diesen unstrukturierten Teil des Prozesses zu bewältigen.

Erfordert der Prozess rollenspezifische Eingabeoberflächen?

SAP verfolgt einen generischen Ansatz, um die Bedürfnisse eines möglichst breiten Branchenspektrums abzudecken. Allerdings gibt es viele branchenspezifische Prozesse, für die der kleinste gemeinsame Nenner nicht ausreicht. Individuelle, rollenspezifische Anwendungsoberflächen, wie sie sich mit Sharepoint entwickeln lassen, lösen solche Probleme.

Werden Geschäftsdaten auch aus Nicht-SAP-Systemen bezogen?

Sharepoint ist in punkto Backend-Systeme sehr flexibel, so dass sich die Plattform für Integrationsszenarien anbietet. So lassen sich damit beispielsweise Mashup-Oberflächen bauen, die die Daten nicht nur aus SAP-, sondern auch aus beliebigen andern ERP- oder CRM-Systemen beziehen.

Werden Teile des Prozesses offline ausgeführt?

Die SAP-Standardtechniken bieten nur wenige Möglichkeiten für Offline-Lösungen. Sharepoint hingegen bietet vielfältige Optionen, um auch Offline-Arbeitsszenarien in Lösungen zu integrieren – beispielsweise über Excel, Outlook oder Sharepoint Workspace (früher Groove).

*Hier noch der ausführlichere englische Originalbeitrag von Kristian Kalsing, der beim US-SAP-Lösungsanbieter Winshuttle für SAP/SharePoint-Interoperabilität zuständig ist.

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Wolfgang Miedl

Wolfgang Miedl ist der Gründer von SharePoint360.de. Als Fachautor und Analyst ist er seit über 20 Jahren für große Unternehmen mit Arbeitsplatz- und Collaboration-Themen im Microsoft-Umfeld tätig. Gemeinsam mit Prof. Arno Hitzges von der HDM Stuttgart hat er die vielbeachtete SharePoint Anwenderstudie 2016 herausgebracht.
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