SharePoint-Benachrichtigungen optimal nutzen: E-Mail-Alarm bei Änderungen in Dokumenten und Listen
Benachrichtigungen zählen zu den simplen und nützlichen Grundfunktionen, die SharePoint seit Version 2007 in Bibliotheken und Listen bereitstellt. Das Grundprinzip ist einfach: Immer, wenn sich in einem Dokument, einer Bibliothek, einem Listenelement oder einer Liste etwas geändert hat, erhält man als Benutzer eine Benachrichtigung per E-Mail oder auch SMS. Diese Benachrichtigungen kann man als Anwender gezielt aktivieren und über Bedingungen granular definieren – um beispielsweise sofort, täglich oder wöchentlich über neue Zustände informiert zu werden.
Wozu nützen Benachrichtigungen?
SharePoint Benachrichtigungen vereinfachen in vielen Situationen die Arbeit, weil man sich als Benutzer nicht mehr ständig manuell über Bearbeitungszustände oder Veränderungen bei wichtigen geschäftlichen Dokumenten oder Ablagen informieren muss. Die Bandbreite reicht dabei von sehr allgemeinen bis zu sehr spezifischen Meldungen. So kann man sich etwa über wirklich jede Änderung informieren lassen, um etwa über den Status Quo von Dokumenten und Bibliotheken im Bilde zu sein.
Sehr detailliert kann man die Benachrichtigungen übrigens bei Listen und listenbasierenden Entitäten wie Kalendern definieren. Dort lassen sie sich gezielt auf Änderungen einzelner Listenelemente aktivieren. Ein Beispiel dafür wäre ein SharePoint-Kalendereintrag, 
der bei geänderter Uhrzeit oder Ort eine E-Mail verschickt. Hingegen kann man in Dokumentenbibliotheken nur allgemein über Änderungen in der Bibliothek oder an einem einzelnen Dokument informiert werden.
Das gesamte Team einbinden
Bei den Einstellungen für Benachrichtigungen (Bild rechts) ist unter anderem die “Senden an”-Funktion sehr interessant, um weitere Mitarbeiter zu informieren. Mit diesem Mechanismus kann man ein komplettes Team auf dem aktuellen Stand halten und dafür sorgen, dass jeder wichtige Änderungen mitbekommt. Kollegen erhalten bei der Aufnahme eine Mitteilung, dass sie ab nun in die Benachrichtigungen mit eingebunden sind.
Anwendungsbeispiele für SharePoint Benachrichtigungen
1. Dokumentenüberarbeitung: Benachrichtigungen sind sehr nützlich für Ersteller von Dokumenten, die ihre Dateien zur Überarbeitung an Kollegen geschickt haben. Man muss dazu nur für das zu überarbeitende Dokument eine Benachrichtigung einrichten und erhält dann immer den neuesten Status im Fertigstellungsprozess.
2. Qualitätskontrolle: Angenommen, ein Mitarbeiter ist verantwortlich für eine firmenweite Mitteilungsliste, die auch noch im Intranet publiziert wird. Es verfügen auch noch weitere Kollegen über Bearbeitungsrechte, die aber nicht die geübtesten SharePoint-Nutzer sind. Hier sind Benachrichtigungen nützlich, um bei jeder Änderung angepingt zu werden und umgehend die Änderungen zu prüfen.
3. Umfragen: Wird mit SharePoint eine Umfrage erstellt, mit der Beispielsweise Kunden-Feedback abgefragt wird, ist es sehr wichtig, schnell zu reagieren. Mit einer Benachrichtigung vermeidet man das Problem, zu spät oder gar nicht auf solche Meldungen zu reagieren.
So erstellt man eine Benachrichtigung
Benachrichtigungen für Bibliotheken können sich entweder auf die gesamte Bibliothek beziehen (oberes Bild), oder auf ein einzelnes Dokument (unteres Bild). Hierzu muss entweder der Reiter Dateien oder Bibliotheken im Menüband ausgewählt werden (SharePoint Online, 2010 und 2013). Detaillierte Infos zum Erstellen und Bearbeiten von Benachrichtigungen finden sich auch auf den Hilfeseiten von Microsoft in folgenden beiden Dokumenten:
Vorsicht im Umgang mit Benachrichtigungen an Kollegen
Es empfiehlt sich, bei Benachrichtigungen, in die auch Kollegen mit eingetragen werden, diese zuvor zu informieren. Denn sind diese Nachrichten ab irgendeinem Zeitpunkt überflüssig oder unerwünscht, kann sie der Empfänger selbst nicht wieder deaktivieren – sondern nur der zuständige Site-Owner.
Nachteile von Benachrichtigungen
– Keine zentrale Verwaltung: Es gibt keine zentrale Stelle, an der man alle aktiven Benachrichtigungen überblicken kann. Da ist immer nur in der jeweiligen SharePoint-Site möglich. Um die aktiven Benachrichtigungen in der jeweiligen Site einzusehen, geht man über das Menüband der entsprechenden Liste oder Bibliothek und klickt dort auf “Meine Benachrichtigungen verwalten”. Hier kann man sie auch wieder löschen.
– Link in der Benachrichtigungs-Mail finden: Hat man mehrere Benachrichtigungen aktiviert, die man abstellen möchte, kann der Weg “zu Fuß” von Site zu Site sehr lästig sein. Am einfachsten geht das Auffinden über die betreffenden Mails, wo man stets den Link zur Ursprungsbibliothek findet. Microsoft könnte hier als sinnvolles Feature eine Übersicht pro Benutzer anstelle jener pro Site einführen.
– Doppelte oder Mehrfach-Benachrichtigungen sind möglich, was zu unnötigem Mailverkehr führen kann. SharePoint hat keinen Mechanismus, um das zu unterbinden.
Videanleitung “Benachrichtigungen” (englisch)
Der englische Originalartikel ist hier auf icansharepoint.com zu finden: https://icansharepoint.com/stay-in-the-know-with-sharepoint-alerts/
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Hallo Herr Wade,
interessanter Artikel! Gibt es eigentlich eine Beschränkung zu Anzahl an Usern, die hier eingetragen werden können, wenn man keine Verteiler einbinden möchte?
Vielen Dank für Ihre Antwort.
VG
Axel Otto