Sharepoint als DMS: Dokumentenmanagement von Vialutions
Dem Dokumentenmanagement mit Sharepoint sind enge Grenzen gesetzt. So fehlen grundlegende DMS-Funktionen wie Erfassung (Capture) von Papierdokumenten, Bearbeitung gängiger digitaler Dokumentenformate oder Archivierung. Mit seinem Software- und Services-Paket v4ECM adressiert die Berliner Vialutions diese Lücken und erweitert Sharepoint zum vollwertigen ECM-System.
Dokumentenmanagement nur rudimentär
Sharepoint wird in vielen Unternehmen als Anwendungs- und Dokumentenportal eingesetzt. Doch viele Benutzer vermissen naheliegende Funktionen. So lassen sich beispielsweise nur gängige Office-Formate in den Sharepoint-Bibliotheken richtig bearbeiten, es fehlen außerdem etliche typische Funktionen eines echten Dokumentenmanagement-Systems. So mangelt es der Sharepoint-Grundausstattung etwa an Möglichkeiten zur Erfassung von Papierdokumenten, es fehlen Funktionen für die Dokumenten- und Metadatenvorschau sowie PDF-Konvertierung und Archivierungsfunktionen. Große Lücken existieren auch bei der Umsetzung gesetzlicher Anforderungen (Compliance), wenn etwa bei der Archivierung von Geschäftsdaten die Einhaltung von Ablagefristen oder die zuverlässige Löschung von datenschutzrelevanten Dokumenten gefordert sind.
In 15 Tagen zum Sharepoint-basierenden DMS
Die auf Sharepoint-Lösungen spezialisierte Vialutions, eine Tochter der in Berlin ansässigen Optimal Systems, bietet dazu mit v4ECM ein Lösungspaket an, das binnen 15 Tagen aus Sharepoint ein vollwertiges Dokumentenmanagement-System macht. Sharepoint gewinnt mit Hilfe der v4ECM-Erweiterungen vielfältige neue Funktionen wie ein zentrales Scan-Management, einen Volltextindex, eine Vorschau auf Inhalte und Metadaten, eine zielgenaue Ablage von Daten und Dokumenten im Archiv und schnellere Suchmöglichkeiten.
Die verschiedenen Erweiterungen der Sharepoint-Benutzeroberfläche realisierte Vialutions in Form von Sharepoint-Webparts. Das garantiert eine Kontinuität beim Benutzererlebnis und ermöglicht den Benutzern eine selbsterklärende, intuitive Bedienung innerhalb des gewohnten Sharepoint-Portals. Beispiele für die Webpart-Integration sind die Dokumentenvorschau oder die Funktionen zur Suche und Benachrichtigung (siehe Bilder).
Komponenten aus der OS|ECM-Suite
Das Vialutions-Paket ergänzt Sharepoint um folgende drei Softwarekomponenten, die aus der ECM-Suite OS|ECM 6 stammen:
– OS-Capture übernimmt als Scan-Client den automatischen Dateiimport eingelesener Papierdokumente
– Rendition-Services konvertieren Dokumente in das TIFF- oder PDF-Format
– ECM-Server/Archiv ist der Applikationsserver für alle ECM-Anwendungen und Archivierung
Der Scan-Client, die zentrale Erfassungskomponente aus OS ECM 6, ermöglicht eine vollautomatische Massenerfassung von Papierbelegen und den Import der Daten in Sharepoint-Bibliotheken. Zusätzlich stehen noch Workflow-Funktionen bereit, die die erforderlichen Prozessschritte bei großen Papiermengen organisieren. Im Zuge der Verarbeitung erledigen die Rendition-Services die Konvertierung in die bei der Archivierung üblichen Formate TIFF oder PDF.
DMS-Applikationsserver für Business-Anwendungen
Schließlich dient die Komponente ECM-Server noch als Applikationsserver, der für ECM-Anwendungen die Geschäftslogik bereitstellt – in Form eines Windows-Systemdienstes. Der Server bildet dabei das Bindeglied zwischen der Datenebene von OS|ECM und verschiedenen ECM-Clientanwendungen. Als typische Kandidaten für Geschäftsanwendungen mit DMS-Anbindung gelten Business Process Management (BPM), Business Intelligence (BI) und Rights-Management. Auch als universelle Archivlösung für Geschäftsdaten aller Art bietet sich die Vialutions-Lösung an – beispielsweise für ERP-Anwendungen wie SAP oder Navision sowie spezielle Fachanwendungen.
Vialutions entwickelte ein standardisiertes Vorgehen, bei dem die Lösung binnen 15 Tagen beim Kunden implementiert wird – unabhängig von den jeweiligen Voraussetzungen. Das Paket umfasst alle erforderlichen Schritte, beginnend beim Leistungskatalog über Installation und Anpassung bis zu Training und Abnahme. Weiterführende Informationen sowie Preise finden sich auf der Anbieterwebsite unter https://vialutions.de.
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