Tipps zum Arbeiten mit dem Whiteboard in Microsoft Teams
Microsoft Teams verfügt über eine gemeinsam benutzbare Tafel, das Whiteboard. Auf dieser digitalen Leinwand können alle Teilnehmer einer Besprechung gemeinsam schreiben oder zeichnen. Das Whiteboard kann sowohl innerhalb von Teams als auch in der separaten Whiteboard-App von Microsoft genutzt werden. Um das Whiteboard in der Organisation nutzen zu können, muss es zuerst für alle Benutzer aktiviert werden. Zu beachten ist dabei, dass die Einstellung global für die Organisation gesetzt wird.
Seit Oktober 2020 gibt es die Möglichkeit, den Zugriff auf das Whiteboard einzuschränken. Das ist in jenen Fällen interessant, wo es nicht erwünscht ist, dass alle Benutzer auf Whiteboards zugreifen. Bei der Lizenzzuweisung eines jeden Benutzers ist das zu berücksichtigen.
Start mit der Aktivierung im Admin-Center
Die Aktivierung der digitalen Tafel findet im Microsoft 365 Admin Center statt, am schnellsten finden Sie das über die Suchleiste mit dem Begriff Whiteboard.
Datenschutz-Details
Hier sollten Sie auch einen Blick auf die Details werfen. Neben der Aktivierung des Whiteboards können Sie Einstellungen für Diagnosedaten vornehmen, was gegebenenfalls mit dem Datenschutz abgesprochen werden sollte.
Starten mit dem Whiteboard per Freigabe
Sobald Sie sich in einer Teams-Besprechung befinden, können Sie Whiteboard nun unter den Freigabeoptionen aktivieren.
Den Besprechungsteilnehmern stehen nun verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, um mit Whiteboard arbeiten zu können.
In den Einstellungen können Sie angeben, ob das Whiteboard nur dem Moderator vorbehalten bleibt, oder ob auch die anderen Teilnehmer der Besprechung bearbeiten dürfen. Außerdem gibt es hier die Funktion Bild exportieren, die den aktuellen Bildschirmausschnitt lokal auf den Computer speichert.
Mit der Whiteboard-App außerhalb von Teams weiterarbeiten
Neben der Bearbeitung des Whiteboards in Microsoft Teams kann die aktuelle Tafel auch in der Whiteboard-App weiterbearbeitet werden. Das funktioniert allerdings nur außerhalb der laufenden Besprechung in der Whiteboard-App. Diese können Sie mit einen Klick auf „in App öffnen“ starten.
Die externe Whiteboard-App bietet über die Teams-Funktionen hinaus noch einige weitere Extras wie zum Beispiel das Hinzufügen von Bildern.
Verbesserungsbedürftig: Die Integration der App in Teams
Noch nicht wirklich komfortabel gelöst ist die Einbindung in Teams. Ein bereits genutztes Whiteboard aus einer Besprechung kann nicht automatisch in den Besprechungskanal unter Beiträge geladen werden. Gegebenenfalls muss hier die Funktion „in Teams posten“ in der Whiteboard-App verwendet werden. Alternativ dazu kann das Whiteboard entweder in der Galerie der Whiteboard-App oder direkt im beendeten Termin aufgerufen werden.
Download der Whiteboard-Apps
- Whiteboard für iOS
- Whiteboard für Windows
Die Whiteboard-App für Android ist derzeit noch nicht verfügbar.
Zudem besitzt er verschiedene Zertifizierungen (MCITP, MCSA und MCSE, ITIL, PRINCE2).
hier könntet ihr etwas über die ablage der whiteboards bringen, wo ist ein whiteboard, wie finde ich das wieder, was geschieht, wenn ich das unternehmen verlasse und mein account gelöscht wird, wo macht das überhaupt sinn, wenn der bedarf mit externen zusammen zu arbeiten kommt… ihr seid stark im tool und wenig im nutzen das es im unternehmen stiften könnte, das wünsche ich mir 😉
Danke für diese konstruktive Rückmeldung. 🙂 Finde ich gut, wird werden schauen, dass wir in diese Richtung mehr machen.