Wo legt Microsoft Teams Ihre Daten und Metadaten ab? Übersicht über bekannte und weniger bekannte Speicherorte von Microsoft 365

Microsoft Teams versammelt viele kollaborative Anwendungen in einer Oberfläche. Dahinter steht eine Vielzahl an Diensten, die eine Menge an Daten speichern. Das reicht von Office-Dokumenten und Daten aus Geschäftsprozessen bis zu Metadaten. Für Administratoren wie Benutzer ist es schwierig, den Überblick zu behalten. So behalten Sie den Überblick wo Microsoft Teams Daten speichert.

1. Teams verteilt Daten auf verschiedenste Dienste

Microsoft Teams verfügt über keinen einheitlichen Speicherort für Dateien, die Inhalte landen an unterschiedlichsten Stellen in der Microsoft 365-Cloud. Ein überwiegender Teil dieser Daten befindet sich in den Kernservices Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive for Business. Neben weiteren Ablagen in untergeordneten Diensten können Daten auch bei Drittanbietern wie Dropbox, Google Docs lagern, sofern entsprechende Funktionen aktiviert sind.

Datenstrukturen und die Möglichkeiten von Backup

Wie komplex sich die Struktur der von Microsoft 365 gespeicherten Daten gestaltet, haben wir in einem Beitrag über Grenzen und Möglichkeiten von Microsoft 365 Backups beschrieben. Speziell was die Backup-Möglichkeiten und Grenzen bei Teams betrifft, gibt es zudem noch eine Übersicht über Bordmittel und Drittanbieter-Tools für Teams-Backup.

2. Speicherorte der Microsoft-Rechenzentren anzeigen

Die Frage, wo die in Teams abgelegten Daten physikalisch residieren, ist für viele geschäftliche Nutzer wichtig. So verlangen etwa viele Organisationen aus Datenschutz- und Compliance-Gründen, dass ihre Daten in Deutschland oder zumindest in der EU liegen.

Wenn Sie erfahren möchten, wo Ihre Microsoft 365-Daten liegen, können Sie das ganz einfach im Admin Center nachsehen. Gehen Sie hier über Einstellungen, Organisationseinstellungen auf den Menüpunkt Datenspeicherort. Hier sehen Sie in einer Übersicht alle Dienste mit geografischer Lage.

2. Speicherung von Chat-Daten

Einzelchats und Gruppenchats

Sowohl Einzelchats als auch Gruppenchats werden in einem Chatdienst in Azure gespeichert. Chats werden zum Schutz der Informationen auch in Exchange Online gespeichert. Diese sind jedoch nicht sofort zugänglich, da sie in einem versteckten Ordner (Teams-Chat) innerhalb des Benutzerpostfachs in Exchange Online gespeichert werden.

Dieser Ordner enthält alle Chat-Unterhaltungen und jedes Mitglied des Chats behält seine eigene Kopie. Dieser Ordner dient der Datenaufbewahrung, der Aufbewahrung bei Rechtsstreitigkeiten und der Einhaltung von Vorschriften.

Im Chat freigegebene Dateien

Dateien, die in einem privaten oder Gruppenchat freigegeben werden, werden im OneDrive for Business des Benutzers gespeichert, der diese Datei freigegeben hat. Dabei wird ein Ordner mit dem Namen „Microsoft Teams Chat Files“ erstellt. Standardmäßig werden Berechtigungen für diesen Ordner festgelegt, die allen Mitgliedern des Chats den Zugriff auf die Dateien im Ordner ermöglichen. Diese Dateien erscheinen für die Mitglieder des Chats im freigegebenen Ordner ihres OneDrive.

3. Dateien speichern in Teams-Kanälen

Wenn Sie ein Team erstellen, werden automatisch eine Microsoft 365-Gruppe, ein Gruppenpostfach und eine SharePoint-Website erstellt. Innerhalb der SharePoint-Website wird für jeden Kanal im Team eine Dokumentenbibliothek erstellt.

Kanalnachrichten

Standard-Channel-Nachrichten von Teams werden in einem von Azure betriebenen Chat-Dienst gespeichert; die Daten werden zum Schutz der Informationen auch in einen versteckten Ordner im Gruppenpostfach kopiert. Bei privaten Channels werden die Nachrichten in das Benutzerpostfach der Channel-Mitglieder und nicht in das Gruppenpostfach kopiert.

Innerhalb eines Channels freigegebene Dateien

In einem Standardkanal freigegebene Dateien werden in der für diesen Kanal erstellten Dokumentenbibliothek auf der zugehörigen SharePoint-Website des Teams gespeichert. Jeder private Kanal hat eine eigene SharePoint-Website, auf der die Kanaldateien gespeichert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die in einem privaten Kanal freigegebenen Dateien nur für die Mitglieder dieses Kanals verfügbar sind.

An Kanäle gesendete E-Mail-Nachrichten

An Channels gesendete E-Mail-Nachrichten werden in einem Ordner (genannt „E-Mail-Nachrichten“) innerhalb der entsprechenden SharePoint-Website des Teams gespeichert.

4. Speichern von Anrufen

Besprechungsaufzeichnungen

Alle Besprechungsaufzeichnungen werden im Ordner „Aufzeichnungen“ in OneDrive oder SharePoint gespeichert, je nachdem, ob die Besprechung in einem Chat oder in einem Kanal stattfindet. Chat-Besprechungsaufzeichnungen werden im OneDrive for Business des Benutzers gespeichert, der die Besprechung aufgezeichnet hat, und werden für alle Mitglieder des Chats freigegeben. Aufzeichnungen von Kanalbesprechungen werden in der Dokumentenbibliothek des Kanals in SharePoint gespeichert und sind für alle Kanalmitglieder zugänglich.

Voicemail, Anrufliste und Kontakte

Voicemail, Anrufliste und Kontakte werden in der Benutzer-Mailbox in Exchange Online gespeichert.

Besprechungs-Chats

Nachrichten, die innerhalb einer Teams-Besprechung über das Besprechungs-Chatfeld geteilt werden, werden auf die gleiche Weise gespeichert wie Chat- und Kanalnachrichten:

1. Findet die Besprechung innerhalb eines Teams-Chats statt, werden die geteilten Nachrichten in einem versteckten Ordner innerhalb des Benutzerpostfachs gespeichert. Dateien, die über die Chatbox der Besprechung geteilt werden, werden im OneDrive for Business des Nutzers gespeichert, der die Datei geteilt hat, und können von allen Teilnehmern der Besprechung abgerufen werden.
2. Findet die Besprechung in einem Teams-Kanal statt, werden die geteilten Nachrichten in einem versteckten Ordner im Gruppenpostfach gespeichert. Dateien, die über das Chatfeld der Besprechung freigegeben werden, werden in der Dokumentenbibliothek des Kanals in SharePoint gespeichert.

Teams Live-Veranstaltungen

Zusätzlich zu den regulären Besprechungen bietet Microsoft Teams auch die Funktion „Öffentliche Live-Events“, mit der Benutzer Videokonferenzen und Webinare für bis zu 10.000 Teilnehmer veranstalten können. Während Webinare der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden können, sind private Veranstaltungen auf Einzelpersonen innerhalb der Organisation beschränkt.
Die mit Live-Events verbundenen Daten, einschließlich Event-Aufzeichnungen, Transkriptionen, Q&A-Berichte und Teilnehmerberichte, werden 90 Tage lang in Azure Media Services gespeichert. Der Produzent der Veranstaltung kann diese Daten innerhalb des angegebenen Zeitraums herunterladen.

5. Speicherung der Kalenderdaten

Die Kalenderdaten von Teams werden in Exchange Online gespeichert. Der persönliche Kalender wird im Benutzerpostfach gespeichert, während der Gruppenkalender im Gruppenpostfach des jeweiligen Teams gespeichert wird.

6. Speicherung von Dateien

Dateien, die in einem Kanal freigegeben werden, werden in dem SharePoint-Ordner gespeichert, der dem Kanal entspricht, und können über die Registerkarte „Dateien“ oben im Kanal aufgerufen werden. Diese Dateien sind für alle Mitglieder des Channels verfügbar.

Dateien, die in einem Chat freigegeben werden, werden im OneDrive for Business der Person gespeichert, die die Datei freigegeben hat, und können über die Registerkarte „Dateien“ oben im Chat aufgerufen werden. Diese Dateien sind für alle Chat-Teilnehmer verfügbar.

Fazit: Keine zentralen Speicherorte von Daten in Microsoft Teams

Obwohl Teams eine Reihe von Microsoft 365-Diensten nutzt, um die Funktionen an einem zentralen Ort bereitzustellen, ist es wichtig zu wissen, dass Ihre Teams-Daten nicht an einem zentralen Ort gespeichert sind. Sobald Sie die Speicherorte der verschiedenen Datentypen innerhalb von Teams kennen, können Sie problemlos Aufbewahrungsrichtlinien und rechtliche Sperrfristen anwenden, um die Daten aufzubewahren.

Dies hilft Ihnen auch, die Suche nach eDiscovery-Inhalten auf bestimmte Speicherorte einzugrenzen. Aufbewahrungsrichtlinien und Legal Holds helfen zwar bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sind aber keine Alternative zur Datensicherung. Deren Verwendung als Backup-Lösung ist ineffizient und bietet keinen Schutz vor Datenverlust.