Word-2010-Tipp: Dokumente gestalten mit Dokumentvorlagen
Die Arbeit mit Dokumentvorlagen in Word 2010 erspart eine Menge Arbeit. Statt in jedem neuen Dokument stets aufs Neue Schriftart, Schriftgröße und Seitenränder zu ändern oder Firmenlogo und Adresse einzubauen, verwenden Sie dafür eine Vorlage. Sie müssen dann die gewünschten Formatierungen nur einmal vornehmen.
Jedes neue Dokument, das Sie in Word anlegen, basiert auf einer Dokumentvorlage. Eine Dokumentvorlage enthält beispielsweis Informationen über Seitenränder, Schriftart und Schriftgröße. Alle neuen Dokumente verwenden automatisch die globale Dokumentvorlage „Normal“ (Normal.dotm) und übernehmen die Einstellungen daraus. Formatierungen, die Sie in allen Dokumenten sehen wollen, nehmen Sie in der globalen Dokumentvorlage vor. Für Briefe oder Berichte beispielsweise, erstellen Sie eine neue, angepasste Dokumentvorlage.
So ändern Sie die globale Dokumentvorlage Normal.dotm
- Gehen Sie in Word 2010 auf „Datei“ und klicken Sie auf „Öffnen“. Geben Sie hinter Dateiname „%AppData%\Microsoft\Templates“ ein und drücken Sie die Enter-Taste. Klicken Sie auf „Normal“ oder „Normal.dotm“ (wenn Ihr Windows Explorer Dateinamenserweiterungen anzeigt) und dann auf „Öffnen“. In Word 2010 ist jetzt die globale Dokumentvorlage geöffnet, was Sie in der Titelleiste kontrollieren können: Hier steht jetzt „Normal.dotm – Microsoft Word“ .
Hinweis: %AppData% ist eine Variable, die den Pfad „C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming“ enthält, wobei Benutzername der Name des aktuell angemeldeten Benutzers ist. Diese Variable können Sie im Windows Explorer aber auch in Dialogen wie „Öffnen“ oder “Speichern unter“ verwenden und sich so unnötige Tipparbeit sparen.
- Technisch gesehen unterscheidet sich eine Dokumentvorlage nicht von einem Word-Dokument. Es lässt sich also genauso bearbeiten. Wenn Sie beispielsweise die Standard-Schriftart ändern wollen, ändern Sie die Formatvorlage „Standard“. Dazu gehen Sie auf die Registerkarte „Start“ und klicken auf den kleinen Pfeil unter „Formatvorlagen“. Oder Sie verwenden die Tastenkombination Strg + Alt + Shift + S. Word zeigt dann das Fenster „Formatvorlagen“ an.
- Klicken Sie in der Liste der Formatvorlagen mit der rechten Maustaste auf „Standard“ und im Menü auf „Ändern“. Unter „Formatierung“ wählen Sie die gewünschte Schriftart und Schriftgröße aus beispielsweise „Arial“ und „12“. Danach schließen Sie die Dokumentvorlage. Word speichert die Änderungen automatisch.
Wenn Sie jetzt ein neues Dokument erstellen, zeigt es standardmäßig die eben eingestellte Schriftart und Schriftgröße. Bei den vorher erstellten Dokumenten ändert sich nichts.
In der globalen Dokumentvorlage lässt sich nicht nur die Schriftart anpassen. Auch die Seitenränder oder die Hintergrundfarbe lässt sich einstellen, oder Sie können die Tabulatoren neu setzen. Auch die über „Ansicht“ gewählte Darstellung des Dokuments, etwa „Seitenlayout“, „Weblayout“ oder „Gliederung“ können Sie als Standardvorgabe für neue Dokumente speichern.
So erstellen Sie eine neue, individuelle angepasste Dokumentvorlage
Vor allem wenn es um komplexe Formatierungen oder besonders gestaltete Dokumente geht, zeigen Dokumentvorlagen ihre Stärken. So enthalten beispielsweise Geschäftsbriefe immer die gleichen Standard-Elemente, wie Anschrift des Absenders, Firmenlogo und Bankverbindungen. Diese Elemente können Sie in einer Dokumentvorlage unterbringen und neue Geschäftsbriefe dann auf Basis dieser Dokumentvorlage erstellen.
- Gehen Sie auf „Datei“ und dann auf „Neu“ und „Meine Vorlagen“. Wählen Sie rechts unten die Option „Vorlage“, klicken Sie auf „Leeres Dokument“ und bestätigen Sie mit „OK“.
- Sie sehen jetzt ein Fenster mit einem leeren Dokument mit dem Titel „Vorlage 1“. Dieses lässt sich wie jedes Dokument bearbeiten. Andern Sie beispielsweise die Schriftart und Schriftgröße wie oben unter „So ändern Sie die globale Dokumentvorlage Normal.dotm“ beschrieben. Sie können auch über die Registerkarte „Seitenlayout“ und die Schaltfläche „Designs“ ein anderes Design zuweisen.
- Elemente wie Anschrift oder Firmenlogo bringen Sie am besten in einem
Textrahmen unter. Dieser lässt sich genauer im Dokument positionieren, beispielsweise für Fensterbrief-Umschläge. Dazu gehen Sie auf die Registerkarte „Einfügen“ und klicken in der Gruppe „Text“ auf „Textfeld“ und dann auf „Einfaches Textfeld“. Tippen Sie in das Textfeld den Absender ein und einen beliebigen Platzhaltertext für die Anschrift. Bei ausgewähltem Textfeld klicken Sie dann auf die Registerkarte „Format“ und in der Gruppe „Formenarten“ auf „Formenkontur“. Klicken Sie auf „Kein Rahmen“ um die Rahmenlinie des Textfeldes zu entfernen. Speichern Sie die Dokumentvorlage abschließen unter einem aussagekräftigen Namen im Verzeichnis %AppData%\Microsoft\Templates.
Wenn Sie jetzt ein neues Dokument auf Basis der neuen Dokumentvorlage erstellen wollen, gehen Sie auf „Datei“, dann auf „Neu“ und auf „Meine Vorlagen“. Wählen Sie die Vorlage aus, und klicken Sie auf „OK“.
Tipp: Kostenlose Dokumentvorlagen herunterladen
In Word 2010 können Sie zahlreiche vorgefertigte Dokumentvorlagen direkt von office.com laden. Gehen Sie auf „Datei“ und klicken Sie auf „Neu“. Unter „Offic.com-Vorlagen“ wählen Sie die gewünschte Rubrik per Doppelklick aus, beispielsweise „Briefe“. Wählen Sie dann die gewünschte Rubrik, etwa „Anschreiben“, und klicken Sie auf eine Vorlage. Word zeigt Ihnen jetzt eine Vorschau auf das Dokument an. Wenn Sie die Dokumentvorlage verwenden wollen, klicken Sie auf „Download“.
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So ändern Sie die globale Dokumentvorlage Normal.dotm
Hat funktioniert! Danke!