Anleitung: So aktiviert man Links in SharePoint-Dokumentenbibliotheken

Dokumentenbibliotheken sind in SharePoint und Office 365 die Standard-Ablagen für alle Arten von Dokumenten und Dateien. Also sollte man darin auch Web-Verknüpfungen hinzufügen können. Doch SharePoint-Anwender suchen normalerweise vergeblich danach, denn der Server in den Versionen von 2007 bis 2016 bietet keine entsprechende Option an. Immerhin lässt Office 365 neuerdings in der modernisierten Oberfläche neben den üblichen Dokumenten und Ordnern auch Verknüpfungen zu.

Dennoch können alle SharePoint-Nutzer das Ablegen von Links individuell pro Bibliothek aktivieren. Voraussetzung dafür ist, dass man Administrator der Websitesammlung ist, nutzen können diese Funktionen dann alle Mitglieder und Bearbeiter der Bibliothek.

Anleitung: So aktivieren Sie Verknüpfungen

1. In der klassischen Dokumentenbibliothek klickt man oben im Menüband auf den Reiter “Bibliothek” und darin rechts auf Bibliothekeneinstellungen.

2. Danach auf der Einstellungsseite auf “Erweiterte Einstellungen” klicken.

3. In den Erweiterten Einstellungen unter “Verwaltung von Inhaltstypen zulassen” auf “ja” klicken und unten  mit “OK” bestätigen.

4. Danach landet man automatisch wieder auf der Einstellungsseite. Hier klickt man im Abschnitt “Inhaltstypen” auf “Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen” .

5. In der Liste mit den verfügbaren Inhaltstypen auf “Verknüpfung zu einem Dokument” klicken und anschließend rechts auf “Hinzufügen” und “OK”. Damit ist nun die Voraussetzung zum Hinzufügen von Links geschaffen. Übrigens: Anders als der Name suggeriert, sind nicht nur Links auf Dokumente möglich, sondern beliebige Webverknüpfungen.

Und so erzeugt man eine neue Verknüpfung

1. In der Dokumentenbibliothek auf “Neu” klicken, und dann auf “Verknüpfung zu einem Dokument”. Die selbe Funktion steht übrigens auch über das Menüband unter “Dateien, Neues Dokument” zur Verfügung.

2. Im darauf erscheinenden Fenster gibt es zwei Eingabefelder: Im ersten gibt man den Titel ein, der in der Bibliothek erscheinen soll. Im zweiten gibt man die gewünschte URL zur Zielseite oder zum Zieldokument ein. Der neue Link erscheint nun in der Bibliothek und ist leicht am Explorer-Logo zu erkennen.

Vorsicht bei Metadaten

Unmittelbar beim Erzeugen von Verknüpfungen kann man keine Metadaten eingeben, da diese nicht dafür vorgesehen sind. Es gibt allerdings eine Behelfslösung, um dennoch Metadaten zu ermöglichen. Man muss dafür den Inhaltstypen der Links auf “Dokument” zurücksetzen (was auf die Funktion von Links keinen Einfluss hat). So kommt man zu den Einstellungen:

1. Rechts neben dem Elementnamen auf die drei Punkte, im nächsten Menü wieder auf die drei Punkte und dann auf Eigenschaften.
2. Alternativ per rechtem Mausklick auf “Eigenschaften” (SharePoint 2016, Online).

Auf der Eigenschaftenseite einfach den Inhaltstyp umschalten, dann ändert sich auch die Metadatenoption, zumindest erscheint hier das neue Feld “Titel”. Das Link-Feld verschwindet hierbei zwar, aber der Link selbst bleibt weiter aktiv. Möchte man den Link ändern, ändert man einfach wieder den Inhaltstyp. Allerdings gehen bei dieser Änderung die Metadaten verloren.

(Der englische Originalartikel ist hier zu finden: http://icansharepoint.com/adding-links-sharepoint-document-library/)

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Matt Wade

Matt Wade ist professioneller ‘SharePoint Geek’, Trainer und Power-User. Er meidet Coden und traut SharePoint Designer nicht über den Weg. Visual Studio lehnt er ebenso ab wie PowerShell und jedes andere nicht-SharePoint-Tool, das angeblich SharePoint verbessert. Stattdessen bevorzugt er SharePoint out-of-the-box. Motto: “Nur ein paar Stunden Training und etwas Trial-and-Error, und Sie können ebenfalls ein SharePoint-Meister sein.” Matt lebt in St. Thomas auf den amerikanischen Jungferninseln. +++ http://icansharepoint.com

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