ECSpand erweitert Sharepoint um fehlende ECM-Funktionen
Problem:
Sharepoint lässt im Bereich ECM einiges an Funktionen missen, die in ausgewachsenen Content-Managementlösungen benötigt werden. ECSpand von d.velop füllt diese Lücken und unterstützt die gesamte dokumentenbasierte Prozesskette – angefangen beim Import aus beliebigen Unternehmensdatenquellen, der prozessorientierten Zusammenfassung in Aktenstrukturen, einer formatunabhängige Anzeige sowie der revisionssicheren Ablage auf zertifizierten Langzeit-Speichermedien.
Beschreibung und Nutzen:
ECSpand erweitert die Microsoft Sharepoint Services und den Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS) in mehreren Bereichen. Zunächst einmal vereinfacht es die Übergabe großer Datenmengen aus Geschäftsanwendungen an den Server. Während im Standardprodukt nur ein schrittweiser Import einzelner Dokumente vorgesehen ist, lassen sich mit ECSpand Massendaten auch per Drag and Drop übertragen. Die ebenfalls enthaltene EAI-Schnittstelle ermöglicht die direkte Anbindung unterschiedlichster Systeme wie SAP, Sage, Microsoft Dynamics oder Exchange.
Auch im Bereich der revisionssicheren Archivierung komplettiert ECSpand die SharePoint-Umgebung. Solche Funktionen werden beispielsweise benötigt, um gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich Aufbewahrungsfristen von Dokumenten oder generell existierende Compliance-Vorschriften wie etwa GdPdU oder Sarbanes Oxley (SOX) umzusetzen. Sollen Dokumente langfristig archiviert werden, konvertiert sie der integrierte „Rendition-Service“ in normierte, langzeitstabile Datenformate wie TIFF oder PDF/A. In dieser Form bleiben sie auch dann noch lesbar, wenn Jahre später die dazu gehörende Original-Applikation nicht mehr vorhanden sein sollte. ECSpand enthält auch ein eigenes Viewer-Modul, so dass sich Dokumente auch ohne zusätzliche externe Applikation jederzeit direkt in SharePoint anzeigen lassen.
Am Endes des ECM-Prozesszyklus werden die Dokumente auf externe Speichersysteme ausgelagert, wobei hier die verschiedensten Anbieter wie NetApp, IBM, EMC Centera oder d.cas Unterstützung finden. Die Auslagerung hat zudem den positiven Nebeneffekt, dass die Performance des Sharepoint-Portals nicht durch die Verwaltung großer Datenmengen beeinträchtigt wird.
Kategorie:
ECM/Dokumentenprozesse
Hersteller/Produkt:
d.velop/ECSpand
Technik:
Microsoft Office SharePoint Server
d.velop ECSpand
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