Cortex ‚light‘? Microsoft lanciert SharePoint Syntex als Einstieg in das Office 365-Wissensmanagement

Microsoft liefert mit SharePoint Syntex einen ersten Vorgeschmack auf Project Cortex. Doch was ist aus Cortex geworden? Immerhin wurde es auf der letztjährigen Ignite mit großem Trara angekündigt, und die allgemeine Verfügbarkeit wurde auf Mitte 2020 avisiert. Als der Sommertermin verstrich, verwies Microsoft die Kunden auf die Ignite 2020.

Nun fand die Ignite vor wenigen Wochen online statt, aber von Cortex war nichts zu sehen. Stattdessen präsentierte CEO Satya Nadella SharePoint Syntex. Laut Microsoft ist Syntex der erste Schritt zur Verwirklichung der Cortex-Vision.

Microsoft hat die Schwierigkeiten unterschätzt

Ist da irgendetwas schief gelaufen? Offenbar hat Microsoft deutlich größere Probleme mit der automatischen Klassifizierung von Microsoft 365-Inhalten, als ursprünglich angenommen, schreibt David Lavenda in seiner Analyse für CMSwire. Für ihn kommt das nicht überraschend, weil Inhalte in solchen großen Content-Systemen von Haus aus chaotisch sind, und eine generelle Schwierigkeit darin besteht, Dokumente und E-Mails für alle Nutzer brauchbar zu klassifizieren.

Die Informations-Infrastruktur von Microsoft 365 in ein halbautomatisches Wissenssystem zu verwandeln ist eine Herkulesaufgabe.

Bereits auf der letztjährigen Ignite äußerte David in unserem Gespräch die Befürchtung, dass Microsoft sich dabei zu viel vorgenommen habe. Als Experte für Topic Computing kennt er die gewaltigen organisatorischen und technologischen Hürden und weiß, dass man diese in so kurzer Zeit nicht überwinden könne. Denn: Die Informationsinfrastruktur von Microsoft 365 in ein halbautomatisches Wissenssystem zu verwandeln ist eine Herkulesaufgabe.

Fachwissen multiplizieren mit SharePoint Syntex

Ziel von Syntex ist es, das Fachwissen einzelner Personen zu erfassen, um es anderen Mitarbeitern in der Organisation bereitzustellen und so zu skalieren.

Um Syntex zu verstehen, lohnt sich zunächst einmal ein Blick auf die ursprüngliche Idee von Cortex. Es geht dabei zum einen um das teilautomatisierte Erzeugen von Wissen aus Inhalten, und zum anderen um das Erfassen von Wissen der Mitarbeiter. Ziel ist es am Ende, das Fachwissen einzelner Personen zu erfassen, um es anderen Mitarbeitern in der Organisation bereitzustellen und so zu skalieren.

Die Grundvoraussetzung für solche Formen von Wissensmanagement stellt SharePoint schon seit langem zur Verfügung. Das Stichwort dazu heißt Metadaten, was in der Praxis letztlich nichts anderes als ein Taggen von Inhalten bedeutet, um sie zu klassifizieren und so Dokumente besser verwaltbar zu machen.

Metadaten mit SharePoint – eine endlose Herausforderung

Allerdings lässt sich die Geschichte von Metadaten in SharePoint als steiniger Weg umschreiben. Wer auf dieser Basis eine Informations- und Wissensinfrastruktur aufbauen möchte, benötigt zunächst einmal Informationsarchitekten, die sich über das korrekte Klassifizieren von Dokumenten einigen. Dabei sind Fragen zu klären wie die, ob Dokumente nach Projekt, Abteilung oder Dokumenttyp zu organisieren sind. Oder ob vielleicht alle drei Kategorien wichtig sind. Aus der Praxis kennt man zahllose Auseinandersetzungen um solche Taxonomiethemen.

Nicht selten degeneriert SharePoint zu einem Dokumentenfriedhof.

Hat man es dann endlich geschafft, Metadaten zu definieren, kann das ganze Projekt immer noch an unkooperativen Anwendern scheitern, die sich partout nicht an das Auszeichnungsgebot halten. Und selbst wenn sie die Metadaten sauber anwenden, stellt sich die Frage, ob das einheitlich oder inkonsistent geschieht. Und während die einen sich über Ordnungsmodelle streiten und die anderen keine Auszeichnungen praktizieren, degeneriert SharePoint nicht selten zu einem Dokumentenfriedhof.

Gefragt sind Themenexperten und Wissensmanager

Genau diese altbekannten Probleme sollen die neuen Mechanismen von Syntex beseitigen helfen. Dabei kommt es vor allem auf die Unterstützung durch Fachleute an. Das sind zunächst einmal Themenexperten, die die Metadaten für Dokumente definieren und Beispiele für die richtige Klassifizierung erstellen. Anschließend übernimmt die Microsoft KI, indem sie die Vorgehensweise der Experten lernt. So dass am Ende eine weitgehend automatisierte Metadatenzuweisungen alle Dokumente klassifiziert.

Die spannende Frage ist allerdings, ob Syntex tatsächlich wie vorgesehen funktioniert, und wie viel Aufwand für das Training der KI-Modelle nötig ist. Vieles hängt dabei davon ab, wie strukturiert und ähnlich die Dokumente sind, wie gut und konsistent sie von den Themenexperten trainiert werden und wie gut die Microsoft KI funktioniert.

Bereits im vergangenen Jahr hat Microsoft den Vorschlag gebracht, dass die Rolle des Wissensmanagers den Aufbau solcher automatisierter Umgebungen vorantreiben und den Einsatz von Cortex vorbereiten soll. Diese Experten sind auch die Schnittstelle zu den Fachabteilungen und betreuen das Training der KI-Modelle durch die Anwendung korrekter und vollständiger Metadaten.

Wie geht es mit Project Cortex weiter?

Laut Microsoft stellt SharePoint Syntex nur einen ersten Schritt in Richtung der Project Cortex-Vision dar. In diesem Jahr sollen noch die Topics kommen, die in der Suche in Form von Topic-Karten erscheinen werden. Topics sind ein Kernelement von Project Cortex, die Microsofts zukünftig überall in Microsoft 365 platzieren möchte. Bis Ende des Jahres soll es bereits Vorabversionen für Teams, Outlook und einige Office-Anwendungen geben.

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