Serie: Workflows erstellen mit dem SharePoint Designer – Beispiel Genehmigungs-Workflow (Teil 2)

Im ersten Teil dieser Serie über Grundlagen von Workflows mit SharePoint ging es um die Einrichtung eines kleinen Beispielworkflows. In diesem zweiten Teil wird es nun konkreter, anhand eines Beispiels für einfache Genehmigungen mit dem SharePoint Designer. Das Szenario bleibt simpel, man kann nur zustimmen oder ablehnen. Wie darauf aufbauend auch noch weitere Status eingebaut werden können, behandelt ein späterer Blogbeitrag.

Beschreibung des Genehmigungs-Workflows

Damit eine Genehmigung einfach zu realisieren ist, erstellt SharePoint eine Aufgabe in einer Liste, die dem Workflow zugeordnet ist. Falls keine Liste dafür vorhanden ist, erzeugt der Workflow selber eine. Sobald der Freigabeprozess beginnt, legt der Workflow eine Aufgabe an und informiert den darin zugewiesenen Benutzer per E-Mail. Die Mail enthält einen Link zur Aufgabe, allerdings immer nur im Ansichts-Modus (View). Das bedeutet, dass der Benutzer immer noch explizit einmal klicken muss, damit die Aufgabe abgeschlossen wird. Damit die Nutzer das korrekt bedienen, muss es in der Regel geschult werden. Nachdem die Antwort ausgewählt wurde, kann man im Workflow verzweigen und entsprechend darauf reagieren.

Workflow für Genehmigungen erstellen

Starten Sie damit, einen Workflow mit dem 2013er SharePoint Designer anzulegen, wie das im vorherigen Artikel beschrieben wird. Nun sollen dem Workflow drei weitere Stufen hinzugefügt werden. Klicken Sie dazu unterhalb der ersten Stufe und wählen Sie Stufe aus dem Abschnitt Einfügen im Menüband. Wenn Sie in die Überschrift einer Stufe klicken, können Sie diese auch umbenennen. Fertiggestellt sollte es dann in etwa wie in dieser Abbildung aussehen:

Klicken Sie jetzt in die erste Stufe und fügen Sie dort die Aktion Aufgabe zuweisen hinzu. Klicken Sie dann auf dieser Benutzer um die Aufgabe zu konfigurieren. Es erscheint nun ein Formular, in dem verschiedene Angaben gemacht werden müssen. Vorsicht: Pflichtangaben sind nicht als solche gekennzeichnet. So sind der Teilnehmer und der Titel der Aufgabe Pflicht. Zu beachten ist auch, dass das Feld Beschreibung die Beschreibung der Aufgabe ist, und nicht der Inhalt der E-Mail, die der Benutzer erhält. Falls Sie diesen anpassen möchten, gehen Sie auf E-Mail-Optionen und klicken Sie auf E-Editor öffnen.

Am Ende klicken Sie auf OK. Die Aktion hat nun automatisch zwei Variablen erstellt:

• Ergebnis – Diese Variable enthält den Wert, den der Benutzer beim Abschließen der Aufgabe ausgewählt hat.
• AufgabenID – Die ID des Listenelements in der Aufgabenliste. Damit kann man beispielsweise Kommentare nachschlagen, die ein Benutzer während der Freigabe gemacht hat.

Wichtig ist für unseren Beispiel-Workflow nun die Variable Ergebnis. Um anhand dieser Variable zu verzweigen, klicken Sie in der Stufe Stufe 1 in Übergang in Phase und fügen Sie die Bedingung Wenn ein beliebiger Wert gleich dem Wert ist ein. Fügen Sie dabei jedoch nicht zuerst die Aktion Gehe zu einer Stufe ein. Falls Sie diese Aktion schon eingefügt haben, löschen Sie sie wieder. Die Bedingung lässt sich nämlich sonst nicht einfügen.

Als nächste wählen Sie In der Bedingung die Variable Ergebnis aus. Klicken Sie dazu zuerst auf den ersten Link mit der Beschriftung Wert und dann auf das Formelsymbol. Im Dropdown wählen Sie nicht aktuelles Element, sondern Workflowvariablen und- parameter aus. Im Quellfeld wählen Sie Ergebnis aus. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Klicken Sie im zweiten Link auf Wert und wählen Sie Genehmigt aus. Fügen Sie jetzt zweimal die Aktion Gehe zu einer Stufe ein und konfigurieren Sie diese wie in der folgenden Abbildung gezeigt:

Natürlich können Sie im Fall Andernfalls auch Stufe 1 auswählen. Damit nerven Sie den Freigeber so lange, bis dieser aus lauter Verzweiflung zustimmt .

In den Stufen nach der Stufe 1 können Sie jetzt auf die jeweilige Auswahl reagieren. Was Sie darin machen, bleibt Ihnen überlassen. Da in vielen Workflows der Abschluss gleich ist, egal was in der Freigabe ausgewählt wurden, gehen beide Stufen nach deren Durchlaufen zur Stufe Workflows beenden. Dort können Sie dann noch abschließende Aktionen vornehmen und den Workflow beenden. Der fertige Workflow sollte dann in etwa wie die folgende Abbildung aussehen, auf die Aktionen und Bedingungen in den nachfolgenden Stufen habe ich verzichtet.

Natürlich können Sie dann auch in der Stufe Freigabe erfolgt eine weitere Freigabe einbauen und so fort. Zusammenfassend kann man sagen, dass wir es sich hier um eine recht einfache und praktische Möglichkeit handelt, um Freigaben zu gestalten.

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Nico Thiemer

Nico Thiemer ist ein SharePoint Urgestein. Seit 2003 beschäftigt er sich intensiv mit SharePoint und verwandten Themen wie Microsoft CRM, Office 365 und Azure. Er arbeitet als selbständiger Trainer, Berater sowie Informationsarchitekt. Sein Wissen gibt er unter anderem als zertifizierter Microsoft Trainer seit 2005 gern in Form von Büchern, Vorträgen und Artikeln weiter.Durch seine langjährige Erfahrung verfügt er über einbreites Wissen aus vielen verschiedenen Branchen und Prozessen. --- https://www.xing.com/profile/Nico_Thiemer--- https://nicothiemer.wordpress.com/

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