Serie: Workflows erstellen mit dem SharePoint Designer – die Grundlagen (Teil 1)

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SharePoint DesignerDieser Artikel ist der Auftakt einer Serie, in der wir uns mit dem Erstellen von Workflows mit SharePoint Designer 2013 befassen, wie sie in realen Projekten immer wieder auftauchen. Im ersten Teil geht es erst einmal um eine kurze allgemeine Übersicht über SharePoint Workflows und den SharePoint Designer als entsprechendes Werkzeug.

Übersicht SharePoint Workflows 2010, 2013 und 2016

Man kann in SharePoint zwischen zwei unterschiedlichen Workflow-Plattformen unterschieden: Jener in SharePoint 2010/2007 und dem seit SharePoint 2013 verfügbaren Workflow Manager (hier mehr zu den Hintergründen). Zu beachten ist, dass beide Workflow-Plattformen auch in SharePoint 2016 und im aktuellen SharePoint-Online eingesetzt werden können. Unsere Empfehlung lautet, wenn möglich immer mit dem neueren Workflow-Manager ab SharePoint 2013 zu arbeiten.

In der folgenden Tabelle sind die wichtigsten Unterschiede und Gemeinsamkeiten der beiden Workflow-Plattformen 2010 und 2013 kurz dargestellt:

 SP 2010-WorkflowsSP 2013-Workflows
VerfügbarkeitNach Installation SharePoint, keine weiteren Schritte notwendig.Nach Installation bzw. Verbindung zum Workflow Manager. Sonst nicht verfügbar.
Last der ausgeführten WorkflowsLiegen auf SharePoint ServerInstallation des Workflow Managers. Dieser kann, aber muss nicht auf einem SharePoint Server installiert werden. Wenn der Workflow Manager auf einem SharePoint Server läuft, liegt dort natürlich auch die Last.
Braucht Client auf SharePoint ServerNeinJa, auf Frontendserver sofern dort nicht der Workflow Manager installiert ist.
Schleifen im WorkflowNein, bzw. extrem aufwendigJa
Starten eines Workflows
  • Manuell

  • Änderung

  • Neuerstellung

  • Manuell

  • Änderung

  • Neuerstellung

Startreihenfolge ändern, wenn mehrere Workflows automatisch startenNeinNein
Startformular eines WorkflowsImmerNur wenn explizit gewünscht.
DeklarativJaJa
Anzahl der Workflow welche  gleichzeitig starten6 pro Sekunde/Webserver6 pro Sekunde/Webserver
Anzahl der Workflows welche gleichzeitig in einer Inhaltsdatenbank laufen. Kommen mehr Workflows, werden diese in eine Warteschleife gelegt.

Dabei führt ein Workflow eine Aktion aus, das Warten auf den Abschluss eine Aufgabe zählt z.B. nicht dazu, allerdings das Erstellen der Aufgabe.

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TransaktionssicherNeinNein
Kompatibel mit jeweils anderer VersionNeinNein
Kann gebunden werden an
  • Liste

  • Inhaltstyp

  • Website

  • Liste

  • Inhaltstyp

  • Website

Loslegen mit dem SharePoint Designer

Für das Erstellen von Workflows bietet Microsoft seit langem den SharePoint Designer an. Dieser ist hier als kostenloser Download verfügbar: https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=35491. Es handelt sich dabei um die Version 2013, die nach wie vor aktuell ist. Microsoft hat bekanntlich die Weiterentwicklung eingestellt, verspricht aber zumindest eine Unterstützung von SharePoint 2016 und dem kommenden 2019, sowie auch SharePoint Online. Bei der Installation ist zu beachten, dass die Version des SharePoint Designer in der selben Bit-Version wie andere installierte Office-Anwendungen vorliegen muss. Ein 64-Bit SharePoint Designer kann also nicht neben einem 32-Bit-Office installiert werden. Idealerweise sollte auch die Sprache identisch sein.

Nach der Installation öffnet man den Designer und verbindet ihn mit der Website. Im folgenden Beispiel erstellen wir einen einfachen Listen-Workflow, der eine E-Mail verschickt. Zu beachten ist, dass dafür der E-Mail-Versand in der Zentraladministration (On Premise) konfiguriert sein muss. In SharePoint Online ist das bereits vorkonfiguriert. Die danach folgenden Workflows werden dann komplexer ausfallen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum ersten Workflow

Nach der Verbindung mit der Website sieht man links in der Navigationsleiste an dritter Stelle den Punkt Workflows. Auf diesen nun klicken.

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Sofern vorhanden erscheinen dann die auf dieser Site vorhandenen Workflows. Aufgeführt werden dabei auch die systemeigenen Workflows von SharePoint, sofern vorhanden. Um nun einen neuen Listen-Workflow zu erstellen, klickt man oben links auf Listenworkflow und wählt die Liste aus, in der der Workflow erscheinen soll.

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Sofern die 2013er-Workflows zur Verfügung stehen, erscheint jetzt ein Fenster, in dem man dem neuen Workflow einen Namen und eine Beschreibung vergibt. Die 2013er-Plattform ist hier schon vorausgewählt, per Dropdown lässt sich alternativ auch die 2010er-Plattform auswählen. Nachträglich kann man den Plattformtyp übrigens nicht ändern.

Wir verwenden für den Workflow-Namen übrigens gerne die Plattformbezeichnung mit, damit man im Fall der Fälle gleich weiß, wo bei Problemen nachzuschauen ist. In beiden Fällen dauert es eine Weile, bis man mit dem Erstellen des Workflows starten kann, denn der Designer muss erst noch Daten vom SharePoint-Server laden.

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Beispiel-Workflow mit der 2010er-Plattform

Im Workflow-Designer findet man in der Menüleiste im Abschnitt Einfügen die Punkte Bedingungen und Aktionen. Das sind die Bestandteile, aus denen ein Workflow besteht. Es sollte sich jetzt ein orangefarbener Strich im Designer befinden. An dieser Stelle werden Bedingung oder Aktionen eingefügt.

Hier nun auf Aktion klicken und die Aktion E-Mail senden auswählen.

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Die meisten Aktionen müssen erst noch konfiguriert werden. Dazu auf den blauen Link klicken, der den entsprechenden Dialog öffnet.

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In der Aktion E-Mail muss ein Empfänger und einen Betreff eingeben werden, der Rest ist optional. Zum Abschluss auf OK klicken.

Um nun den Workflow zu veröffentlichen, oben links auf Veröffentlichen klicken. Fertig.

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Falls es Fehler im Workflow gibt, werden diese mitgeteilt. Man muss sie zuerst korrigieren und dann noch einmal veröffentlichen.

Beispiel-Workflow mit der 2013er-Plattform

Das Erstellen und Einfügen der Aktionen und Bedingungen erfolgt analog zu den 2010er-Workflows. Allerdings sieht hier der Editor etwas anders aus:

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Vor dem Veröffentlichen muss man immer noch eine Aktion in den Abschnitt Übergang in Phase einfügen. Dazu in den Bereich Übergang in Phase klicken, dann auf Aktion. Dort sollte es nur eine Aktion geben: Gehe zu einer Stufe. Diese Aktion mit einen Klick auf den Link in der Aktion konfigurieren und Ende des Workflows auswählen. Anschließend kann man ganz normal veröffentlichen.

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Starten des Workflows

Sofern man das manuelle Starten eines Listenworkflows konfiguriert hat, kann der Workflow immer aus dem Kontextmenü eines Listenelementes starten. Bei SharePoint Online muss man dazu in die klassische Ansicht umschalten.

Nico Thiemer

Nico Thiemer

Nico Thiemer ist ein SharePoint Urgestein. Seit 2003 beschäftigt er sich intensiv mit SharePoint und verwandten Themen wie Microsoft CRM, Office 365 und Azure. Er arbeitet als selbständiger Trainer, Berater sowie Informationsarchitekt. Sein Wissen gibt er unter anderem als zertifizierter Microsoft Trainer seit 2005 gern in Form von Büchern, Vorträgen und Artikeln weiter.Durch seine langjährige Erfahrung verfügt er über einbreites Wissen aus vielen verschiedenen Branchen und Prozessen. --- https://www.xing.com/profile/Nico_Thiemer--- https://nicothiemer.wordpress.com/
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