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5 Gründe für die alte, klassische SharePoint-Bibliotheksansicht anstelle der ‚Office 365 Modern Teamsites‘

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Office 365 Modern Team SiteDie Modernisierung von SharePoint mit den neugestalteten Office 365-Oberflächen bleibt eine Großbaustelle. Nach wie vor befindet sich Microsoft in einem Umstellungsprozess auf die Modern Teamsites, die im letzten Mai bei der Präsentation von SharePoint 2016 vorgestellt wurden. Im Zuge dessen ändert sich ja nicht nur die Gestaltung der Standardoberflächen, es kommen auch grundlegende technische Veränderungen mit zentralen Funktionselement wie Dokumentenbibliotheken (Modern Document Libraries), Listen (Modern Lists), Seiteninfrastruktur (Modern Site Pages) und so fort hinzu.

Aktuell besteht das Hauptproblem in fehlenden oder eingeschränkten Funktionen auf den Seiten im neuen Design, so dass gewohnte Arbeitsabläufe nicht möglich sind, oder die darauf aufsetzenden geschäftlichen Anwendungen nicht laufen. Eine tabellarische Übersicht über Abweichungen zwischen modernen und klassischen SharePoint-TeamSites sowie den noch fehlenden Komponenten haben wir hier im Februar veröffentlicht.

Was speziell bei Dokumentenbibliotheken in der Modern-Variante nicht nicht geht, hat jetzt Rajesch Sitaraman zusammengefasst. In seiner Liste führt er fünf Gründe auf, warum Anwender weiterhin die klassische Ansicht in Document Libraries verwenden sollten – auch wenn sie bereits auf Modern Team-Sites umgestellt haben oder Seiten über Office 365 Groups verwenden:

1. Erforderliche Spalten/Felder sind nicht zwingend

Das altbekannte Thema Metadaten lebt vom Auszeichnen/Taggen von Dokumenten, die in SharePoint hochgeladen werden. Allerdings werden in der „Modern Experience“ die Pflichtfelder nicht zwingend angezeigt. Lädt ein Benutzer eine Datei hoch, erscheint kein automatisches Check-In-Formular, er kann die Metadaten freiwillig eintragen. Auch wird das Dokument nicht markiert bezüglich fehlender Spaltenzuordnung oder Inhaltstyp. In der klassischen Ansicht würde das Dokument automatisch ausgecheckt und könnte nur mit angefügten Metadaten wieder eingecheckt werden.

2. Keine Inhaltstypen auszuwählen

Benutzer werden nicht aufgefordert, beim Hochladen einen Inhaltstypen anzugeben, wenn die Bibliothek mit zwei oder mehr Inhaltstypen verknüpft ist. Hochgeladene Dokumente werden stattdessen dem Standard-Inhaltstypen zugeordnet. Auch hier müssen über den Umweg Eigenschaften die entsprechenden Metadaten angegeben werden.

3. Aufbewahrungsrichtlinien und Checkout

Verwirrend wird es bei definierten Aufbewahrungsrichtlinien in Verbindung mit einem Regelsatz. In der Modern-Ansicht sind zur Aufbewahrung gekennzeichnete Inhalte als ausgecheckt markiert, man erkennt nicht den Unterschied zu als Entwürfen ausgescheckten Dokumenten.

4. Dokumentenmappen nur in Classic

Klickt man in der Modern Ansicht auf eine Dokumentenmappe, wird man zur klassichen Ansicht weitergeleitet.

5. Keine Metadaten-Navigation

Immer wenn in Bibliotheken die Möglichkeit einer Navigation per Metadaten oder Tags besteht und gefilterte Ansichten angezeigt werden, erscheint die klassische Ansicht. Auch bei der Aktivierung folgender Bibliotheksspalten wird automatisch auf Classic umgeschaltet:

  • Externe Datenspalten
  • Geolocation-Spalten
  • Publishing-Spalten (Publishing HTML, Publishing Image, Publishing Hyperlink)

Als weitere schon länger bekannte Defizite wären noch Funktionen aus der alten Menüleiste (Ribbon), die derzeit nicht vorhanden sind, unter anderem „Öffnen in Office“.

Bisherige Artikel über die Modern Teamsites und Bibliotheken

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Wolfgang Miedl

Wolfgang Miedl ist der Gründer von SharePoint360.de. Als Fachautor und Analyst ist er seit über 20 Jahren für große Unternehmen mit Arbeitsplatz- und Collaboration-Themen im Microsoft-Umfeld tätig. Gemeinsam mit Prof. Arno Hitzges von der HDM Stuttgart hat er die vielbeachtete SharePoint Anwenderstudie 2016 herausgebracht.
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