Die drei wesentlichen Komponenten des digitalen Arbeitsplatzes: Menschen, Prozesse und Technologien
Noch immer herrschen gewisse Unstimmigkeiten darüber, was den digitalen Arbeitsplatz beziehungsweise Digital Workplace genau ausmacht. In jedem Fall ist ein digitaler Arbeitsplatz weit mehr als nur eine Technologie oder deren Bereitstellung in einer Organisation. Und auch die Charakterisierung als Unternehmen, in dem Mitarbeiter ausschließlich in der Cloud arbeiten, greift zu kurz. Vielmehr ist der digitale Arbeitsplatz die Vision eines kulturellen Wandels, der es Menschen ermöglicht, gemeinsam effizienter und produktiver zu arbeiten.
Kurz gesagt lässt sich der digitale Arbeitsplatz als ideales Arbeitsumfeld für die Zukunft charakterisieren. Darin unterstützten Technologien und Geschäftsprozesse die Mitarbeiter dabei, sich über Hierarchiegrenzen hinweg zu engagieren, produktiv zu sein und einen kreativen Einfluss auf den nachhaltigen Erfolg des Unternehmens zu nehmen.
Interdisziplinär digitale Transformation vorantreiben
Im Idealfall wird dabei ein Team aus IT-, Personal- und Unternehmensführung aufgestellt, das die digitale Transformation als Vision entwickelt und vorantreibt. Dazu gehört die Schaffung einer Strategie, in der Ziele, die Wege dorthin sowie die kontinuierliche Verbesserung des digitalen Arbeitsplatzumfelds festgelegt sind. Für die Strategie und deren Umsetzung sollte die Unternehmensführung unmittelbar verantwortlich sein. Denn ansonsten ist der Erfolg fraglich, ein „mal eben nebenher“ wird ziemlich sicher schief gehen.
Als die drei wesentlichen Komponenten des digitalen Arbeitsplatzes gelten die Technologie, die Menschen und die Prozesse:
I. Menschen – kommunizieren, arbeiten und vernetzen
Genauso wie sich die Informationstechnologie im Laufe der Jahre entwickelt hat, so hat sich auch die Art, wie Menschen kommunizieren, arbeiten und sich vernetzen, entwickelt. Mitarbeiter erwarten heutzutage, dass sie aktuelle Technologien zur Unterstützung ihrer Arbeit zur Verfügung gestellt bekommen. Sie erkennen, dass sie mit Hilfe der richtigen Technologien effizienter arbeiten können.
Auch Mitarbeiter, die diese Vorteile noch nicht erkannt haben, können motiviert werden. Beispielsweise über die Erfahrungen, wie ihre Kollegen beziehungsweise Chefs mit den entsprechenden Technologien arbeiten. Wichtiger Bestandteil dieses Prozesses ist eine Lernphase, die charakterisiert ist durch Ausprobieren, Scheitern, Lernen und Verbessern. Langfristig führt das zur Verbesserung der Arbeitsprozesse. Diese Phase muss durch die Unternehmensleitung gefördert und gefordert werden.
II. Prozesse – digitaler Führungsstil
Digitalisierte Prozesse, die erst durch den Einsatz geeigneter Technologie möglich sind, befähigen Menschen dazu, mehr zu erreichen. Mit Technologien, die von überall aus effizienteres Arbeiten ermöglichen, können Mitarbeiter beispielsweise ihre Arbeitszeit flexibler gestalten. Diese neue Freiheit geht einher mit einer Vertrauenskultur, die das Unternehmen als Teil seiner Werte festlegt. Zum modernen, digitalen Führungsstil gehört auch eine Vorbildfunktion. Führungskräfte sollten die neue Arbeitskultur vorleben, etwa durch den richtigen Umgang mit Technologie, Erreichbarbeit und offener Kommunikation, aber auch mit dem Abschaffen von Hierarchien.
III. Die richtigen Technologien
Die den Mitarbeitern zur Verfügung gestellten Technologien sollten mit deren Bedürfnissen abgestimmt sein. Erst nachdem das Unternehmen die konkreten Ziele der digitalen Transformation festgelegt hat, kann über die entsprechenden Technologien zur Zielerreichung entschieden werden.
Das Beratungshaus Deloitte hat eine Übersicht erstellt, die die Arbeitsplatztechnologien in acht verschiedene digitale Kategorien beziehungsweise Ziele einteilt. Auf diese Weise lässt sich leichter identifizieren, welcher Technologietyp zu priorisieren ist.
Neben den digitalen Technologien spielt auch die räumliche Gestaltung der Büros eine wichtige Rolle. Der digitale Arbeitsplatz und effiziente Arbeitsweisen werden nämlich auch über eine geeignete Raumgestaltung unterstützt. Dieser Grundsatz gilt nicht nur für den Unternehmensstandort selbst, sondern ebenso für das Home Office.
Der Weg zum digitalen Arbeitsplatz
Aus Studien wissen wir, dass Unternehmen oftmals Technologien zur Verfügung stellen, ohne dass sie die konkreten Ziele beziehungsweise deren Nutzen für das Unternehmen berücksichtigen. Dabei wird oft übersehen, dass die beste Technologie wenig bringt, wenn die Unternehmenskultur dafür nicht bereit ist.
Analysieren Sie deshalb die Arbeitsweisen und Kultur in Ihrem Unternehmen genau, hören Sie sich die Wünsche und Ängste ihrer Mitarbeiter an und wählen Sie anhand der „Digital Readiness“ Ihres Unternehmens und des Nutzens die richtigen Technologien aus. Arbeiten Sie dabei gegebenenfalls mit geeigneten Beratern zusammen, die die Digitalisierung umfassend betrachten.
Als Teil der InterFace Group, die seit 1984 komplexe und unternehmenskritische IT-Projekte realisiert, steht die IF-Blueprint AG für Qualität und zufriedene Kunden in den unterschiedlichsten Branchen. Die besonderen Schwerpunkte der Geschäftstätigkeiten liegen in Beratungs- und Entwicklungsdienstleistungen zu den Microsoft Technologien SharePoint, Office 365 sowie Azure.
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