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Handbücher, E-Books und Newsletter automatisiert aus Sharepoint-Dokumenten–mit der Coextant eManual-Engine

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Coextant Hyper.Net - eManual Engine für SharePointEigentlich gelten Wikis und Redaktionssysteme als ideale Plattformen für Dokumentationen und E-Manuals. Doch schnell übersieht man dabei einige typische Defizite wie fehlende Office-Anbindung, mangelhafte Dokumentenverwaltung und Informationsbereitstellung sowie eingeschränkte Vielfalt bei Ausgabeformaten und Endgeräten. Als Alternative auf Sharepoint-Basis bietet Coextant eine Lösung für Online Handbücher, die Office integriert, Inhalte dynamisch konvertiert und an alle erdenklichen Endgeräte in den benötigten Datenformaten ausgibt.

Coextant Hyper.Net - eManual Engine für SharePoint - Content Automation KonzeptDas Dokumentieren von Prozessen, Sachverhalten und Produkten gehört heute in kleinen wie großen Organisationen zum Alltag. Die Bandbreite von Dokumentationen reicht dabei von Arbeitsanweisungen über Gebrauchsanleitungen, Berichten und Verfahrensbeschreibungen bis hin zu Produkthandbüchern. In der Praxis hapert es allerdings oftmals an der Effizienz der eingesetzten Verfahren.

Die Probleme beginnen bereits in der Editierphase, wenn Mitarbeiter mit Textverarbeitungen wie Word oder OpenOffice Writer ihre Dokumente erstellen und bearbeiten. Im Stil von „Teamarbeit 1.0“ schicken die Beteiligten die Dokumente anschließend zur Überarbeitung und Abstimmung per Mail herum, bis schließlich eine finale Fassung freigegeben wird. Am Ende der Erstellungsphase kommen dabei oftmals mehrere hundert solcher Einzeldokumente zusammen, die dann zu einer größeren Dokumentation zusammengefasst werden.

.DOCX – ein Editierformat, (k)ein Leseformat

Nachdem die Dokumente finalisiert wurden, geht es ans Publizieren und Verbreiten der Dokumentation. Der Einfachheit werden solche Konvolute oft im Quellformat, also beispielsweise in .DOC, .DOCX, .XLSX, .PPT und vergleichbaren Office-Formaten verteilt, denn auf diese Weise entfällt jeglicher weiterer Aufbereitungsaufwand. Dass Word, Excel und andere Office-Editoren sich nur sehr beschränkt als Leseanwendungen eignen, steht allerdings auf einem anderen Blatt.

PDF-Bereitstellung – aufwändig und unflexibel

Naheliegender ist deshalb die Umwandlung in das PDF-Format – oder noch besser in ein Compound-PDF, das alle zur Dokumentation gehörenden Dokumente in gegliederter Form enthält. Doch auch diese vermeintlich perfekte Lösungsvariante hat einen gravierenden Haken. Schon bei kleinsten Änderungen in einem einzelnen Dokument nämlich muss die gesamte Dokumentation mit unter Umständen mehreren hundert Einzeldokumenten erneut erzeugt und anschließend verteilt werden. Das kostet Zeit und sorgt zudem für enormen Datenverkehr im Firmennetz. Zudem spricht auch das starre, seitenorientierte Format gegen PDF. So ideal es zum Ausdrucken ist, so sperrig erweist es sich beim Lesen auf Endgeräten aller Art.

Sind Online-Redaktionssysteme oder Wikis die Lösung?

Coextant Hyper.Net - eManual Engine für SharePoint - Why eManual

Warum also nicht gleich eine integrierte Online-Plattform verwenden und von der Texterstellung bis zum Web-Publizieren alles aus einem System anbieten? Lotus Notes wird schon seit langem für Dokumentationszwecke verwendet, während heute Wikis und auch Sharepoint als ideale Plattformen für gemeinsames, unternehmensweites Publizieren gelten.

In der Praxis jedoch müssen sich die Anwender hierbei mit einigen Kompromissen abfinden. Zunächst einmal fehlt den meisten Online-Publishing-Plattformen eine professionelle Textverarbeitung. Wer an Office-Funktionen wie Rechtschreibprüfung, automatische Inhaltsverzeichnisse, Drucken mit Seitenzahlen, Kopf und Fußzeilen und vieles andere gewöhnt ist, dürfte wenig Freude mit Browser-Editoren haben. Oft sind überdies Spezialkenntnisse in HTML- oder XML-Syntax gefragt. Kommt es schließlich zum Veröffentlichen, zeigen sich auch hier bei Web-Systemen Defizite – etwa bei der Unterstützung vielfältiger Datenformate oder auch Endgeräte wie Tablet, Smartphone, E-Book-Reader.

Zusammenfassend betrachtet mangelt es den drei skizzierten Publishing-Methoden entweder an Funktionen auf Seiten der Informationserzeugung oder aber an Möglichkeiten auf Seiten des Publizierens und des Informationskonsums.

Die Alternative: eManuals auf Sharepoint-Basis

Coextant Hyper.Net - eManual Engine für SharePoint - Key FeaturesWie eine umfassende Lösungsmöglichkeit für solche Probleme beim Erstellen von Dokumentationen aussehen kann, zeigt die in Stuttgart ansässige Coextant mit ihrer „eManual-Engine for Sharepoint“. Mit diesem Lösungspaket für Content-Automation auf Sharepoint-Basis adressiert das Unternehmen exakt die oben geschilderten Probleme. Grundidee bei der Entwicklung war eine weitgehende Automatisierung der Prozesse der Konvertierung, Aufbereitung und Verteilung fertiger Inhalte. Autoren sollten die Texte mit ihren vertrauten Office-Anwendungen bearbeiten können, während die Konsumenten die Inhalte auf Endgeräten ihrer Wahl lesen können – egal ob PC, Laptop, Smartphone oder E-Book-Reader.

Die Architektur einer solchen „single-source-publishing“ eManual-Engine for Sharepoint lässt sich schematisch in folgende drei Blöcke aufteilen:

1. Sharepoint Teamsites: Dokumente erzeugen und bearbeiten

Auf Autorenseite kommen Sharepoint-Teamsites zum Einsatz, um alle Aufgaben zur Erstellung und Verwaltung der Dokumente zu erledigen.

Dank der engen Office-Integration können Benutzer den vollen Funktionsumfang von Word, Excel. Powerpoint und Co. ausschöpfen, während Sharepoint für Aufgaben der Dokumentenverwaltung zuständig ist – beispielsweise Speicherung, Zugriffskontrolle, Arbeitsbereiche für gemeinsames Editieren , Klassifizierung, Überarbeitungs- und Freigabe-Workflows und Versionierung.

2. Hyper.Net: Automatische Konvertierung und verwalten

Motor der Lösung ist die von Coextant entwickelte Engine Hyper.Net, die alle Funktionen rund um die automatische Konvertierung, Auslieferung und Bereitstellung des Contents übernimmt. Die Integration in Sharepoint ist denkbar einfach gelöst: Das „Hyper.Net Online Handbuch Modul“ muss lediglich als SharePoint Lösung installiert und konfiguriert werden.

Hyper.Net erkennt Zusammenhänge und Muster in Dokumenten und setzt sie versehen mit Metadaten und Rechten in der passenden Struktur wieder zusammen. Anschließend wandelt der Webservice die Dokumente in jedes gewünschte Format um – ob HTML, PDF, PDF/A, eBook, XML oder Flash und zeichnet die Ergebnisse mit zugehörigen Metadaten aus. Danach publiziert Hyper.Net die Inhalte in die Zielsysteme – beispielsweise Datenbanken, Netzlaufwerke, E-Mail-Postfächer, Content- und Teamplattformen wie Notes und Sharepoint, Soziale Netzwerke („social publishing“) und so weiter. Auch eine Archivierung etwa im PDF/A Format kann gleich integriert werden. Hyper.Net unterstützt bei der Publikation den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes („dynamic publishing“), d.h. veraltete Informationen werden ersetzt, Links aktualisiert und Benutzer gegebenefalls per E-Mail mit Link oder Aktualisierungshinweis informiert.

3. Ergebnis: Publishing mit Sharepoint

Screenshot eMaunal mit Bubbles

Aus der Konsumentenseite kommen Publishing-Sites von Sharepoint zum Einsatz. Fachanwender erhalten so die Inhalte angepasst an ihren Arbeitskontext und die Geschäftsprozesse. Typische Funktionen sind die Navigation entlang eines Inhaltsverzeichnisses, per Schlagwort oder Titel, Links zu verwandten Themen, Volltextsuche, Personalisierung, Überarbeitungsmarkierungen, Zugriffskontrolle und Web-2.0-Features wie RSS, Favoriten und Benachrichtigungen – auch verknüpft mit Zusatzfunktionen wie Drucken, Posten in Soziale Netze und mehr.

Das geschilderte Lösungsszenario zeigt anschaulich, wie sich mittels einer Web-Service-Infrastruktur die Qualität der Bereistellung von Online Dokumentationen steigern lässt. Anwender können in Gestalt dieser eManuals und eBooks auf wichtige und stets aktuelle Unternehmensdokumentationen komfortabel online zugreifen – und das auf allen heute wichtigen Endgeräten.

Vorteile eines SharePoint basierten eManual

  • Autoren nutzen Standard Office Anwendungen
  • Integriertes Dokument Management
  • Flexible Gliederung der Publikationen
  • Gemeinsame Arbeit an Dokumenten
  • Workflows für Review und Freigabe
  • Automatisierte Publikation der Inhalte
  • Browser Darstellung für Konsumenten
  • Mehrdimensionale Navigation/ Volltextsuche
  • eBook Option für Smartphones et.al.
  • Compliance durch PDF/A Archivierung
  • Rechtesystem / Zugriffskontrolle
  • Social Addons
  • Automation der Informationsflüsse

Autor: Paul Caspers, Inhaber Coextant Systems

Wolfgang Miedl

Wolfgang Miedl ist der Gründer von SharePoint360.de. Als Fachautor und Analyst ist er seit über 20 Jahren für große Unternehmen mit Arbeitsplatz- und Collaboration-Themen im Microsoft-Umfeld tätig. Gemeinsam mit Prof. Arno Hitzges von der HDM Stuttgart hat er die vielbeachtete SharePoint Anwenderstudie 2016 herausgebracht.